位于美國的母親河——密西西比河畔的明尼蘇達(dá)大學(xué)（后簡稱明大）是一所公立大學(xué)，始建于1851年。經(jīng)過近160年的發(fā)展，已發(fā)展成為擁有5所分校、370個(gè)專業(yè)、6萬多名在校生及眾多國內(nèi)外知名教授、學(xué)者的高等教學(xué)和研究機(jī)構(gòu)。
該校檔案工作發(fā)軔于20世紀(jì)20年代，目前采取化整為零、分散管理的方式開展檔案工作。學(xué)校圖書館下設(shè)明大檔案館、查爾斯·巴比奇信息技術(shù)檔案館（也稱信息技術(shù)檔案研究中心）、兒童文學(xué)檔案館、移民檔案館（也稱移民歷史研究中心）、Kautz家族基督教青年會(huì)檔案館（簡稱YMCA）、社會(huì)福利歷史檔案館、手稿部（包含西北建筑檔案館、表演藝術(shù)檔案館）、特藏和善本部等8個(gè)館（部）。在80余年的檔案管理實(shí)踐中，該校逐步形成了檔案收集以多元化為中心、檔案整理以簡單方便為中心、檔案服務(wù)以人性化為中心、檔案資源建設(shè)以開放共享為中心、檔案文化傳播以展覽為中心的檔案工作特點(diǎn)。
一、明尼蘇達(dá)大學(xué)檔案工作特點(diǎn)
?。ㄒ唬n案收集以多元化為中心
明大非常重視檔案的收集工作，不僅廣泛收集與學(xué)校發(fā)展歷史相關(guān)的綜合文書及聲像等檔案材料，還廣泛收集超越學(xué)校范疇的特色檔案。如通過移民檔案館廣泛收集美國移民和美國僑民歷史檔案；通過社會(huì)福利歷史檔案館廣泛收集非官方社會(huì)公益服務(wù)、社會(huì)公益服務(wù)團(tuán)體等歷史檔案；通過表演藝術(shù)檔案館廣泛收集明尼蘇達(dá)州有關(guān)戲劇、音樂、舞蹈以及相關(guān)組織的歷史檔案等。
這種既有記錄學(xué)校發(fā)展歷史的校本檔案，又有涉及本州、全美甚至全世界范疇的專題檔案的多元化館藏檔案結(jié)構(gòu)，為明大檔案工作服務(wù)社會(huì)、服務(wù)公眾并成為某些領(lǐng)域的檔案收藏和研究中心奠定了良好基礎(chǔ)。
?。ǘn案整理以簡單方便為中心
明大各檔案館（部）都將簡單及方便查詢視為檔案整理的中心目標(biāo)，因?yàn)闄n案整理簡單化不僅大大節(jié)約了整理時(shí)間及成本，也減輕了檔案工作人員的整理工作強(qiáng)度。所以，各檔案館（部）可以把力量集中到檔案的收集、推介、利用以及館藏檔案數(shù)字化等方面。
以明大檔案館文書檔案整理為例：由于需要整理的大多數(shù)文書檔案為標(biāo)準(zhǔn)的A4型無酸紙，檔案館在檔案整理過程中，不進(jìn)行特別裝訂，僅用一種黃色厚紙夾將每份檔案隔開，在厚紙夾邊緣上標(biāo)注類別、題名、年份、順序號等信息后，將檔案按順序號排列后直接放入盒內(nèi)。由于檔案盒比較大，所以大多數(shù)同類檔案基本上是跨年度或者幾個(gè)年度都存放在一個(gè)大盒之內(nèi)，檔案盒上貼有統(tǒng)一設(shè)計(jì)的包括類目、年度、順序號等信息的貼紙，同時(shí)將這些檔案的電子目錄上傳到學(xué)校檔案網(wǎng)站上，方便人們的查詢利用。
明尼蘇達(dá)大學(xué)檔案館在庫房檔案擺放上也沒有花費(fèi)特別的精力，大體上以學(xué)院、部、系分類，一般是先來先放。為了方便查找，在開放式檔案架上設(shè)有明確的區(qū)域標(biāo)志。
（三）檔案服務(wù)以利用者為中心
明大各檔案館（部）館內(nèi)利用工作奉行以利用者為中心的工作原則。一方面，任何人（包括外國人）只要持有合法個(gè)人身份證明，在工作時(shí)間內(nèi)都可以到館（部）內(nèi)利用實(shí)體檔案；另一方面，各檔案館（部）為利用者提供預(yù)約服務(wù)，利用者可以在來館之前進(jìn)行電話預(yù)約，說明需要利用哪方面的檔案，工作人員會(huì)提前調(diào)出相關(guān)檔案，做好先期準(zhǔn)備工作，有效節(jié)省了利用者來館等候的時(shí)間，提高了工作效率。
此外，明大各檔案館（部）還最大限度地為來館（部）利用檔案的利用者提供方便條件，如設(shè)置儲物柜為利用者存放隨身攜帶的背包等物品；允許利用者自帶照相機(jī)或攝像機(jī)免費(fèi)拍錄所需檔案等。
?。ㄋ模n案資源建設(shè)以開放共享為中心
檔案資源建設(shè)以開放共享為中心是明大檔案工作的重要特點(diǎn)。為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的開放與共享，他們建成了交互式、用戶友好界面的檔案網(wǎng)站，該網(wǎng)站板塊明晰，功能完善，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。該館還積極進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，一方面對已公開的珍貴檔案及利用率高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并隨時(shí)上傳到網(wǎng)站提供利用，另一方面通過現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)對電子文件的接收、管理和上傳工作。目前，該館已公開檔案中有10%的檔案上傳到網(wǎng)站上供利用者共享及利用。同時(shí)該網(wǎng)站建立了強(qiáng)大的網(wǎng)上檔案檢索系統(tǒng)，任何人都可以登錄網(wǎng)站免費(fèi)查詢及瀏覽檔案信息，但網(wǎng)站會(huì)對復(fù)制及使用其檔案資源的收費(fèi)及版權(quán)問題做出相應(yīng)的法律提示，有效保障了網(wǎng)上檔案資源的版權(quán)歸屬。
?。ㄎ澹n案文化傳播以舉辦展覽為中心
明大非常重視檔案文化的傳播工作，但與我國高校檔案館不同的是，該校除了查爾斯·巴比奇信息技術(shù)檔案館和移民檔案館需根據(jù)工作職能開展檔案研究外，其他檔案館（部）的工作者一般情況下不搞檔案編研，而是把工作重點(diǎn)放在舉辦各種網(wǎng)絡(luò)或傳統(tǒng)檔案展覽上。網(wǎng)絡(luò)展覽基本上都在各檔案館（部）網(wǎng)站上舉辦，傳統(tǒng)展覽大多在該校的埃爾默湖安德森圖書館大樓（檔案館所在地）樓內(nèi)舉行，基本上是借助各樓層內(nèi)走廊的墻面和空間進(jìn)行布展（特藏展覽除外）。由于各類展覽通常以專題形式出現(xiàn)，展覽主題突出，參展圖片及實(shí)物具有針對性，文字介紹簡短易記，整體展覽篇幅適中，很吸引人們的眼球。
二、對我國高校檔案工作的幾點(diǎn)啟示
●高校檔案工作應(yīng)打破局限開展多元化收集
為社會(huì)提供利用服務(wù)是高校檔案館（室）的重要職能之一。但目前大多數(shù)高校檔案館（室）的檔案收集主要以校本檔案為主，涉及社會(huì)其他層面的專題檔案微乎其微。筆者認(rèn)為，我國高校應(yīng)該借鑒明大檔案收集多元化的經(jīng)驗(yàn)，在收集校本檔案的同時(shí)，圍繞學(xué)校的某一個(gè)優(yōu)勢學(xué)科或傳統(tǒng)研究領(lǐng)域，從所在省、國家、乃至世界的角度，進(jìn)行相關(guān)檔案資料的多元化收集，形成獨(dú)具特色的專題檔案。
●高校檔案整理規(guī)范要與時(shí)俱進(jìn)化繁為簡
目前，高校檔案館（室）執(zhí)行的檔案整理規(guī)范沿用的標(biāo)準(zhǔn)較為陳舊，有些做法已明顯不適于檔案管理現(xiàn)代化的要求，很多高校檔案館（室）忙于應(yīng)付日常的檔案整理工作，幾乎無暇顧及檔案資源的深度開發(fā)及編研工作。筆者認(rèn)為，各高校檔案館（室）要根據(jù)本校檔案工作實(shí)際，從方便利用的角度，盡量簡化檔案整理過程；相關(guān)主管部門也應(yīng)適當(dāng)減少檔案工作評估檢查次數(shù)，簡化評估檢查程序，讓高校檔案工作者從繁瑣的檔案整理工作中解放出來，把重點(diǎn)放在檔案收集、編研和開發(fā)利用等工作上，使高校檔案工作真正實(shí)現(xiàn)由重檔案整理保管向重檔案資源開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變。
●高校檔案資源建設(shè)必須以開放共享為目的
由于對檔案資源的開放共享存有諸多顧慮，我國部分高校檔案館（室）雖已著手進(jìn)行檔案資源數(shù)字化建設(shè)，但大都是將檔案管理現(xiàn)代化、保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案等作為目的，而不是將開放共享視為檔案資源建設(shè)的主要目的。筆者認(rèn)為，高校檔案資源利用率越高，館藏檔案的價(jià)值就越大?，F(xiàn)代化檔案管理只是現(xiàn)階段檔案管理的一種手段，而檔案資源的開放共享才是高校檔案資源建設(shè)的終極目的。當(dāng)然，高校檔案資源的開放共享要遵循國家的有關(guān)法律法規(guī)，把握好開放共享的度，做到該開放的開放，該保密的保密，同時(shí)相關(guān)的檔案安全保障機(jī)制也要跟上。
●高校檔案文化傳播形式應(yīng)不拘一格
有效的檔案文化的傳播可以使檔案資源的壽命不斷延長，受眾不斷增多，影響不斷擴(kuò)大。筆者認(rèn)為，舉辦各類檔案展覽是傳播高校檔案文化的非常好的形式，展覽具有圖文并茂、視覺沖擊力大、簡潔直觀等特點(diǎn)，為檔案文化的傳播開辟了良好渠道。除了舉辦檔案文化展覽外，還可在對館藏檔案深度挖掘、編研的基礎(chǔ)上，組織出版館藏檔案叢書、制作專題片、舉辦專題講座、組織檔案專題晚會(huì)、舉辦檔案館開放日等多種形式進(jìn)行有效的檔案文化傳播。
●人財(cái)物及館舍保障是做好高校檔案工作的重要前提
高校檔案館的人力、財(cái)力、物力及館舍是否有保障是做好高校檔案工作的重要前提。明大設(shè)置了與學(xué)校發(fā)展相匹配的檔案機(jī)構(gòu)，他們設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，明確提出檔案館館藏資源發(fā)展費(fèi)用應(yīng)占全館費(fèi)用的37%（電子資源發(fā)展費(fèi)占其中的56%）；該校還斥資建成了集辦公、儲存、展覽于一身，設(shè)備先進(jìn)的埃爾默湖安德森圖書館大樓（含大型地下圖書檔案庫房），專供各檔案館（部）使用，為各檔案館（部）開展檔案工作、提供優(yōu)質(zhì)的人性化服務(wù)提供了一個(gè)平臺。與之相比，我國大多數(shù)高校對檔案工作的重視程度和人財(cái)物及館舍方面的投入力度都存在著很大差距。如何縮小差距，促進(jìn)我國高校檔案工作的全面發(fā)展，值得我國高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者深思。
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