一、 基本方法

1. 快速選中全部工作表

2. 快速啟動 EXCEL 7 7 錄

 3. 快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù) 7

4. 給單元格重新命名 7

5. 在 EXCEL 中選擇整個單元格范圍

 6. 快速移動/復(fù)制單元格 8

7. 快速修改單元格式次序 8

 8. 徹底清除單元格內(nèi)容

9. 選擇單元格 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 8 8 7 為工作表命名 9 一次性打開多個工作簿 9 快速切換工作簿 9 選定超級鏈接文本（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品）10 快速查找 10 修改默認(rèn)文件保存路徑 10 指定打開的文件夾 10 在多個 EXCEL 工作簿間快速切換 快速獲取幫助 11 創(chuàng)建幫助文件的快捷方式 11 10 雙擊單元格某邊移動選定單元格 11 雙擊單元格某邊選取單元格區(qū)域 11 快速選定不連續(xù)單元格 11 根據(jù)條件選擇單元格 復(fù)制或移動單元格 12 完全刪除 EXCEL 中的單元格 12 11 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 快速刪除空行 12 回車鍵的粘貼功能 12 快速關(guān)閉多個文件 12 選定多個工作表 12 對多個工作表快速編輯 13 移動和復(fù)制工作表 13 工作表的刪除 13 快速選擇單元格 13 13 快速選定 EXCEL 區(qū)域（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品） 備份工件簿 14 14 自動打開工作簿 快速瀏覽長工作簿 14 快速刪除工作表中的空行 繪制斜線表頭 14 繪制斜線單元格 15 15 14 每次選定同一單元格 快速查找工作簿 15 禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù) 制作個性單元格 16 16 15

二、 數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧

1. 在一個單元格內(nèi)輸入多個值 16

2. 增加工作簿的頁數(shù) 16

3. 奇特的 F4 鍵 16

4. 將格式化文本導(dǎo)入 EXCEL 16

5. 快速換行 17

6. 巧變文本為數(shù)字 17 17 18

 7. 在單元格中輸入 0 值

8. 將數(shù)字設(shè)為文本格式

 9. 快速進(jìn)行單元格之間的切換（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品） 18 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 在同一單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試值 18 輸入數(shù)字、文字、日期或時間 快速輸入歐元符號 19 將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值 19 快速輸入有序文本 19 輸入有規(guī)律數(shù)字 19 18 巧妙輸入常用數(shù)據(jù) 19 快速輸入特殊符號 20 快速輸入相同文本 20 快速給數(shù)字加上單位 20 21 21 巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字 將 WPS/WORD 表格轉(zhuǎn)換為 EXCEL 工作表 取消單元格鏈接 快速輸入拼音 21 插入“√” 21 21 按小數(shù)點對齊 22 對不同類型的單元格定義不同的輸入法 在 EXCEL 中快速插入 WORD 表格 設(shè)置單元格字體 22 23 22 22 在一個單元格中顯示多行文字 將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到 EXCEL 表格23 取消超級鏈接 23 編輯單元格內(nèi)容 設(shè)置單元格邊框 23 23 24 設(shè)置單元格文本對齊方式 輸入公式 24 輸入人名時使用“分散對齊”（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品） 隱藏單元格中的所有值（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品） 24 恢復(fù)隱藏列 24 24 快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品） 24 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 徹底隱藏單元格 25 25 用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù) 快速輸入自定義短語 設(shè)置單元格背景色 25 25 快速在多個單元格中輸入相同公式 同時在多個單元格中輸入相同內(nèi)容 快速輸入日期和時間 26 26 26 將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間 26 在 EXCEL 中不丟掉列標(biāo)題的顯示 查看與日期等效的序列數(shù)的值 快速復(fù)制單元格內(nèi)容 27 27 26 27 使用自定義序列排序（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品） 快速格式化 EXCEL 單元格 固定顯示某列 27 在 EXCEL 中快速編輯單元格 27 28 27 使用自動填充快速復(fù)制公式和格式 為單元格添加批注 28 數(shù)據(jù)自動輸入 28 在 EXCEL 中快速計算一個人的年齡 28 快速修改單元格次序 29 將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到 EXCEL 表格中 29 29 29

三、 圖形和圖表編輯技巧

 1. 在網(wǎng)上發(fā)布 EXCEL 生成的圖形

 2. 創(chuàng)建圖表連接符 30

3. 將 EXCEL 單元格轉(zhuǎn)換成圖片形式插入到 WORD 中

4. 將 WORD 內(nèi)容以圖片形式插入到 EXCEL 表格中 30 30

5. 將 WORD 中的內(nèi)容作為圖片鏈接插入 EXCEL 表格中 30

6. 在獨立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表 31

7. 在圖表中顯示隱藏數(shù)據(jù) 31

8. 在圖表中增加文本框 31 31

 9. 建立文本與圖表文本框的鏈接 10.

 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 給圖表增加新數(shù)據(jù)系列 31 快速修改圖表元素的格式 創(chuàng)建復(fù)合圖表 32 32 對度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標(biāo)軸 32 將自己滿意的圖表設(shè)置為自定義圖表類型 32 復(fù)制自定義圖表類型 旋轉(zhuǎn)三維圖表 33 拖動圖表數(shù)據(jù)點改變工作表中的數(shù)值 33 把圖片合并進(jìn)你的圖表 33 用圖形美化工作表 34 讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一 快速創(chuàng)建默認(rèn)圖表 34 快速創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表 改變默認(rèn)圖表類型 35 快速轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表 35 利用圖表工具欄快速設(shè)置圖表 快速選取圖表元素 36 通過一次按鍵創(chuàng)建一個 EXCEL 圖表36 繪制平直直線 36 36 35 35 34 33

四、 函數(shù)和公式編輯技巧

 1. 巧用 IF 函數(shù)清除 EXCEL 工作表中的 0 36

2. 批量求和 37

3. 對相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 37

4. 對不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 37

 5. 利用公式來設(shè)置加權(quán)平均

6. 自動求和 38

7. 用記事本編輯公式 38 38

 8. 防止編輯欄顯示公式 38

9. 解決 SUM 函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制 39

10. 11. 12. 在絕對與相對單元引用之間切換 39 快速查看所有工作表公式 實現(xiàn)條件顯示 39 40 39

 五、 數(shù)據(jù)分析和管理技巧

1. 管理加載宏 40

 2. 在工作表之間使用超級連接 40

 3. 快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)

4. 跨表操作數(shù)據(jù) 40

 5. 查看 EXCEL 中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù) 41

 6. 如何消除縮位后的計算誤差（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品） 41

7. 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算 41

 8. WEB 查詢 41

9. 在 EXCEL 中進(jìn)行快速計算 10.

11. 12. 13. 自動篩選前 10 個 42 同時進(jìn)行多個單元格的運算（微軟 OFFICE 技巧大賽獲獎作品） 42 讓 EXCEL 出現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)提示 43 42 40 用“超級連接”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件 43 六、 設(shè)置技巧 43 1. 定制菜單命令 43 2. 設(shè)置菜單分隔線 43 3. 備份自定義工具欄 44 4. 共享自定義工具欄 44 5. 使用單文檔界面快速切換工作簿 44 6. 自定義工具欄按鈕 44

一、 基本方法 1. 快速選中全部工作表 右鍵單擊工作窗口下面的工作表標(biāo)簽， 在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表” 命令即可（）。 2. 快速啟動 Excel 如果想在啟動系統(tǒng)自動運行 Excel，可 以這樣操作: 1.雙擊“我的電腦”圖標(biāo)，進(jìn) 入 Windows 目錄，依次打開“Start Menu\Programs\啟動”文件夾; 2.打開 Excel 所在的文件夾，用鼠標(biāo)將 Excel 圖標(biāo) 拖到“啟動”文件夾， 這時 Excel 的快捷方 式就被復(fù)制到“啟動”文件夾中，下次啟動 Windows 就可快速啟動 Excel 了。 如果 Windows 系統(tǒng)已啟動，你可用以下方法快速 啟動 Excel: 方法一:單擊“開始→文檔” 命令里的任一 Excel 工作簿即可。

方法二: 用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將 Excel 應(yīng)用程序 拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng) 前位置創(chuàng)建快捷方式”，以后啟動時只需雙 擊快捷方式即可。 3. 快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù) 如果用鼠標(biāo)右鍵向上或向左(反向)拖 動選定單元格區(qū)域的填充柄時，沒有將其拖 出選定區(qū)域即釋放了鼠標(biāo)右鍵，則將刪除選 定區(qū)域中的部分或全部數(shù)據(jù)(即拖動過程中 變成灰色模糊的單元格區(qū)域，在釋放了鼠標(biāo) 右鍵后其內(nèi)容將被刪除)。 4. 給單元格重新命名 Excel 給每個單元格都有一個默認(rèn)的名 字，其命名規(guī)則是列標(biāo)加橫標(biāo)，例如 D3 表 示第四列、第三行的單元格。如果要將某單 元格重新命名，可以采用下面兩種方法: 1. 只要用鼠標(biāo)單擊某單元格，在表的左上角就 會看到它當(dāng)前的名字，再用鼠標(biāo)選中名字， 就可以輸入一個新的名字了。 2.選中要命 名的單元格，單擊“插入→名稱→定義”命 令，顯示“定義名稱”對話框，在“在當(dāng)前 工作簿中的名稱”框里輸入名字，單擊“確 定”按鈕即可（）。 注意:在給單元格命名 時需注意名稱的第一個字符必須是字母或 漢字，它最多可包含 255 個字符，可以包含 大、小寫字符，但是名稱中不能有空格且不 能與單元格引用相同。 5. 在 Excel 中選擇整個單元格范圍 在 Excel 中，如果想要快速選擇正在處 理的整個單元格范圍，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:該命令將選擇整個列和列標(biāo)題， 而不是該列表周圍的空白單元格——你將 得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命 令，全選命令將選擇工作表中的全部單元 格，包括那些你不打算使用的單元格。 6. 快速移動/復(fù)制單元格 先選定單元格，然后移動鼠標(biāo)指針到單 元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動到新位 置，然后釋放按鍵即可移動。若要復(fù)制單元 格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下 Ctrl 即可。 7. 快速修改單元格式次序 在拖放選定的一個或多個單元格至新 位置的同時， 按住 Shift 鍵可以快速修改單 元格內(nèi)容的次序。方法為:選定單元格，按 下 Shift 鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣， 直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操 作。上下拖拉時鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變 成一個水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時會變 成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操 作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。 8. 徹底清除單元格內(nèi)容 先選定單元格，然后按 Delete 鍵，這 時僅刪除了單元格內(nèi)容，它的格式和批注還 保留著。 要徹底清除單元格， 可用以下方法: 選定想要清除的單元格或單元格范圍，單擊 “編輯→清除”命令，這時顯示“清除”菜 單（），選擇“全部”命令即可，當(dāng)然你也 可以選擇刪除“格式”、“內(nèi)容”或“批 注”中的任一個。 9. 選擇單元格 選擇一個單元格，將鼠標(biāo)指向它單擊鼠 標(biāo)左鍵即可; 選擇一個單元格區(qū)域，可選中 左上角的單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵向右拖 曳，直到需要的位置松開鼠標(biāo)左鍵即可; 若 要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區(qū)域，在 選擇一個單元格區(qū)域后，可按住 Ctrl 鍵， 然后再選另一個區(qū)域即可; 若要選擇整行 或整列，只需單擊行號或列標(biāo)，這時該行或 該列第一個單元格將成為活動的單元格; 若單擊左上角行號與列標(biāo)交叉處的按鈕，即 可選定整個工作表。 10.為工作表命名 為了便于記憶和查找，可以將 Excel 的 sheet1、 sheet2、 sheet3 工作命名為容易記 憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工 作表，單擊“格式→工作表→重命名”命 令，這時工作表的標(biāo)簽上名字將被反白顯 示，然后在標(biāo)簽上輸入新的表名即可。 2. 雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱，如 “Sheet1”，再輸入新的名稱。 11.一次性打開多個工作簿 利用下面的方法可以快速打開多個工 作簿: 方法一 打開工作簿(*.xls)所在的 文件夾，按住 Shift 鍵或 Ctrl 鍵，并用鼠 標(biāo)選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，將 它們?nèi)窟x中，然后按右鍵單擊，選擇“打 開”命令，系統(tǒng)則啟動 Excel 2002，并將上 述選中的工作簿全部打開。

 方法二 將需要 一次打開的多個工作簿文件復(fù)制到 C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART 文件夾中， 以后啟動 Excel 2002 時，上述工作簿也同 時被全部打開。 方法三 啟動 Excel 2002， 單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對 話框，點擊“常規(guī)”標(biāo)簽，在“啟動時打開 此項中的所有文件”后面的方框中輸入一 個文件夾的完整路徑(如 d:\Excel)，單擊 “確定”退出。然后將需要同時打開的工作 簿復(fù)制到上述文件夾中，以后當(dāng)啟動 Excel 2002 時，上述文件夾中的所有文件(包括非 Excel 格式的文檔)被全部打開。方法四 在 Excel 2002 中，單擊“文件→打開”命令， 按住 Shift 鍵或 Ctrl 鍵，在彈出的對話框 文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個 工作簿，然后按“打開”按鈕，就可以一次 打開多個工作簿。 方法五 用上述方法，將 需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單 擊“文件→保存工作區(qū)”命令，打開“保存 工作區(qū)”對話框，取名保存。以后只要用 Excel 2002 打開該工作區(qū)文件， 則包含在該 工作區(qū)中的所有工作簿即被同時打開。 12.快速切換工作簿 對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所 在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿 進(jìn)行切換，可以使用“窗口”菜單?！按?口”菜單的底部列出了已打開工作簿的名 字，要直接切換到一個工作簿，可以從“窗 口”菜單選擇它的名字。“窗口”菜單最多 能列出 9 個工作簿，若多于 9 個，“窗口” 菜單則包含一個名為“其他窗口”的命令， 選用該命令，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所 有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊 其中需要的名字即可。 13. 選定超級鏈接文本（微軟 Office 技巧大賽獲獎作品） 如果需要在 Excel 中選定超級鏈接文本 而不跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)處，可在指向該單元格時， 單擊并按住可選定單元格。 14.快速查找 在執(zhí)行查找操作之前，可以將查找區(qū)域 確定在某個單元格區(qū)域、整個工作表（可選 定此工作表內(nèi)的任意一個單元格）或者工作 簿里的多個工作表范圍內(nèi)。在輸入查找內(nèi)容 時，可以使用問號（？）和星號（*）作為 通配符，以方便查找操作。問號（？）代表 一個字符，星號（*）代表一個或多個字符。 需要注意的問題是，既然問號（？）和星號 （*）作為通配符使用，那么如何查找問號 （？）和星號（*）呢？只要在這兩個字符 前加上波浪號(～)就可以了。 15.修改默認(rèn)文件保存路徑 啟動 Excel 2002，單擊“工具→選項” 命令，打開“選項”對話框，在“常規(guī)”標(biāo) 簽中，將“默認(rèn)文件位置”方框中的內(nèi)容修 改為你需要定位的文件夾完整路徑()。以后 新建 Excel 工作簿，進(jìn)行“保存”操作時， 系統(tǒng)打開“另存為”對話框后直接定位到 你指定的文件夾中。 16.指定打開的文件夾 我們可以指定打開文件的文件夾，方法 如下: 單擊“開始→運行”，輸入 regedit 命令，打開“注冊表編輯器”，展開 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面 新建主鍵，名稱為“mydoc”，然后在該主 鍵中新建兩個“字符串值”，名稱分別是 “Name”和“Path”，值分別為“我的文 件”(可以隨意命名)和“d:\mypath”(定 位文件夾的完整路徑)，關(guān)閉“注冊表編輯 器”，重啟電腦。以后在 Excel 2002 中進(jìn) 行“打開”操作時，打開對話框左側(cè)新添了 “我的文件”這一項目，點擊該項目，即可 進(jìn)入“d:\mypath”文件夾。 17.在多個 Excel 工作簿間快速切換 按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿 間切換。 18.快速獲取幫助 對于工具欄或屏幕區(qū)，按組合鍵 “Shift＋F1”，鼠標(biāo)變成帶問號的箭頭， 用鼠標(biāo)單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就彈出 一個幫助窗口會顯示該元素的詳細(xì)幫助信 息。 19.創(chuàng)建幫助文件的快捷方式 Excel 幫助文件是編譯的 HTML 幫助文 件 Xlmain10.chm，存放在安裝目錄 \Office10\2052 目錄中， 單擊并拖拉此文件 到 Windows 快速啟動工具欄上。此后，不管 Excel 是否在運行， 而且也不用調(diào)用 Office 助手， 單擊 Windows 快速啟動工具欄上的這 個圖標(biāo)將引出 Excel 幫助。 20.雙擊單元格某邊移動選定單元格 在工作表內(nèi)移動選定單元格有一種快 捷方法:將鼠標(biāo)指針放置于選定單元格的一 邊，注意要選擇與移動方向相關(guān)的一邊，即 要向下移動，就將鼠標(biāo)指針放置于單元格的 底部;如果要向右移動，就將鼠標(biāo)指針放置 于單元格的右邊;依此類推。這時鼠標(biāo)指針 變?yōu)榘咨^的形狀，雙擊選擇單元格的某 邊，鼠標(biāo)指針將沿選定的方向移動到特定的 單元格中。如果此方向相鄰單元格為空白單 元格，則將移動到連續(xù)最遠(yuǎn)的空白單元格中; 如果此方向相鄰單元格為非空白單元格，則 將移動到連續(xù)最遠(yuǎn)的非空白單元格中。 21.雙擊單元格某邊選取單元格區(qū)域 與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊 框的同時按下 Shift 鍵， 根據(jù)此方向相鄰單 元格為空白單元格或非空白單元格選取從 這個單元格到最遠(yuǎn)空白單元格或非空白單 元格的區(qū)域。 22.快速選定不連續(xù)單元格 按下組合鍵“Shift+F8”， 激活“添加 選定”模式，此時工作簿下方的狀態(tài)欄中會 顯示出“添加”字樣，以后分別單擊不連續(xù) 的單元格或單元格區(qū)域即可選定，而不必按 住 Ctrl 鍵不放。 23.根據(jù)條件選擇單元格 單擊“編輯→定位”命令，在打開的 “定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕， 根據(jù)你要選中區(qū)域的類型，在“定位條件” 對話框中選擇需要選中的單元格類型（）， 例如“常量”、“公式”等，此時還可以復(fù) 選“數(shù)字”、“文本”等項目，單擊“確 定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選 中。 24.復(fù)制或移動單元格 把單元格從一個位置復(fù)制或移到另一 個位置， 其方法為:選擇源單元格， 單擊“編 輯”菜單中的“剪切”或“復(fù)制”命令，選 定目標(biāo)單元格，從“編輯”菜單中選擇“粘 貼”命令，則源單元格便被移動或復(fù)制到目 標(biāo)單元格中了。 25.完全刪除 Excel 中的單元格 想將某單元格（包括該單元格的格式和 注釋）從工作表中完全刪除嗎？只要選擇需 要刪除的單元格，然后按下“Ctrl+ -（減 號）”，在彈出的對話框中選擇單元格移動 的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后 留下的空間。 26.快速刪除空行 有時為了刪除 Excel 工作簿中的空行， 你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做 非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實 現(xiàn)， 方法是:先在表中插入新的一行(全空)， 然后選擇表中所有的行，單擊“數(shù)據(jù)→篩選 →自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下 拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選 中的情況下，單擊“編輯→刪除行”，然后 按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意: 插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 27.回車鍵的粘貼功能 回車鍵也有粘貼功能，當(dāng)復(fù)制的區(qū)域還 有閃動的復(fù)制邊框標(biāo)記時(虛線框)，按下回 車鍵可以實現(xiàn)粘貼功能。 注意:不要在有閃 動的復(fù)制邊框標(biāo)記時使用回車鍵在選定區(qū) 域內(nèi)的單元格間進(jìn)行切換，此時你應(yīng)該使用 Tab 鍵或方向鍵進(jìn)行單元格切換。 28.快速關(guān)閉多個文件 按住 Shift 鍵，打開“文件”菜單，單 擊“全部關(guān)閉”命令，可將當(dāng)前打開的所有 文件快速關(guān)閉。 29.選定多個工作表 若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一 個表，按住 Shift 鍵，再單擊最后一個表的 標(biāo)簽;若選不相鄰的工作表， 要按住 Ctrl 鍵， 依次單擊要選擇的每個表的標(biāo)簽;若要選定 工作簿中全部的工作表，可從表標(biāo)簽快捷菜 單中選擇“選定全部工作表”命令。 30.對多個工作表快速編輯 如果想一次操作多張相同的工作表，省 略以后的復(fù)制、 粘貼操作， 可采用以下方法。 按住 Shift 鍵或 Ctrl 鍵并配以鼠標(biāo)操作， 在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰 的工作表標(biāo)簽，就可以實行多方面的批量處 理。一般情況下，進(jìn)行的操作主要有如下幾 種: 1.頁面設(shè)置，可快速對選中工作表設(shè)置 相同的頁面。 2.輸入相同的數(shù)據(jù)，可快速 在多個工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)。 3.快速 操作，在多個工作表中進(jìn)行一系列相同操 作，如設(shè)置字號、字體、顏色，進(jìn)行單元格 的合并撤銷等。 4.輸入公式，快速輸入相 同的公式，進(jìn)行公式汁算。 31.移動和復(fù)制工作表 不僅可以在一個工作簿里移動和復(fù)制 工作表，還可以把表移動或復(fù)制到其它工作 簿里。若要移動工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要 移動的表的標(biāo)簽，然后拖到新的位置即可。 若要復(fù)制工作表，只需先選定工作表，按下 Ctrl 鍵，然后拖動表到新位置即可。當(dāng)然， 用這種方法可以同時移動和復(fù)制幾個表。移 動后，以前不相鄰的表可變成相鄰表。 32.工作表的刪除 單擊“編輯→刪除工作表”命令，然后 單擊“確定”按鈕，則這個表將從工作簿中 永久刪除。 注意:“刪除工作表”命令是不 能還原的，刪除的工作表將不能被恢復(fù)。 33.快速選擇單元格 在選擇單元格(行，列)時，同時按住 Shift 鍵可以選中連續(xù)的單元格(行、列)。 在選擇單元格(行、列)時，同時按住 Ctrl 鍵可以選中不連續(xù)的單元格(行、列)。 34.快速選定 Excel 區(qū)域（微軟 Office 技巧大賽獲獎作 品） 在 Excel 中，要想在工作簿中快速選定 某塊區(qū)域，只需單擊想選定的區(qū)域的左上角 單元格，同時按住 Shift 鍵不放，再單擊想 選定的區(qū)域的右下角單元格即可。另外:按 住 Ctrl 鍵再用鼠標(biāo)可任意選定多個不相鄰 的區(qū)域。 事實上選定區(qū)域和順序無關(guān)，只 需首先選定矩形區(qū)域的一個角的單元格，在 按下 Shift 的同時單擊對角單元格。 35.備份工件簿 單擊“文件→保存”命令，打開“另存 為”對話框，按右上角的“工具”旁的下拉 按鈕，單擊“常規(guī)選項”，在隨后彈出的對 話框中，選中“生成備份”選項（），單擊 “確定”按鈕保存。以后修改該工作簿后再 保存，系統(tǒng)會自動生成一份備份工作簿，且 能直接打開使用。 36.自動打開工作簿 （微軟 Office 技巧大賽獲獎作品） 我 們只要將某個需要自動打開的工作簿的快 捷方式放到 C:\Prograrn Files\Microsoft Office\Office10\XLStart 文件夾中，以后 每次啟動時，Excel 都會自動打開相應(yīng)工作 簿。 37.快速瀏覽長工作簿 當(dāng)你瀏覽一個有很長內(nèi)容的表格時，按 下“Ctri+Home”鍵可以回到當(dāng)前工作表的 左上角(即 A1 單元格)，按下“Ctrl+End” 鍵可以跳到工作表含有數(shù)據(jù)部分的右下角。 另外，如果你選取了一些內(nèi)容，那么你可以 通過重復(fù)按“Ctrl+.（句號）”在所選內(nèi)容 的 4 個角單元格上按順時針方向移動。 38.快速刪除工作表中的空行 如果用戶想刪除 Excel 工作表中的空 行，一般的方法是需要將空行都找出來，然 后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不 方便。下面提供一種快速刪除工作表中的空 行的方法:首先打開要刪除空行的工作表， 在打開的工作表中單擊“插入→列”命令， 從而插入一新的列 X，在 X 列中順序填入整 數(shù)，然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排 序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所 有空行中 X 列的數(shù)據(jù)，以 X 列重新排序，然 后刪去 X 列。 39.繪制斜線表頭 一般情況下在 Excel 中制作表頭，都把 表格的第一行作為表頭，然后輸入文字。不 過，這樣的表頭比較簡單，更談不上斜線表 頭了。 能不能在 Excel 中可以實現(xiàn)斜線表頭， 下面就是具體的方法: 由于作為斜線表頭 的單元格都要比其他單元格大，所以首先將 表格中第一個單元大小調(diào)整好。然后單擊選 中單元格，單擊“格式→單元格”命令，彈 出“單元格格式”窗口，選擇“對齊”標(biāo) 簽，將垂直對齊的方式選擇為“靠上”，將 “文本控制”下面的“自動換行”復(fù)選框 選中()，再選擇“邊框”標(biāo)簽，按下“外邊 框”按鈕，使表頭外框有線，接著再按下面 的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對角 線()，設(shè)置好后，單擊“確定”按鈕，這時 Excel 的第一個單元格中將多出一個對角 線。現(xiàn)在雙擊第一單元格，進(jìn)入編輯狀態(tài)， 并輸入文字，如“項目”、“月份”，接著 將光標(biāo)放在“項”字前面，連續(xù)按空格鍵， 使這 4 個字向后移動(因為我們在單元格屬 性中已經(jīng)將文本控制設(shè)置為“自動換行”， 所以當(dāng)“月份”兩字超過單元格時，將自動 換到下一行)?，F(xiàn)在單擊表格中任何一處， 退出第一單元格看看，一個漂亮的斜線表頭 就完成了。 40.繪制斜線單元格 利用 Excel“邊框”選項卡的兩個斜線 按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。如果 想在單元格中畫多條斜線，就必須利用“繪 圖”工具，方法是:打開 Excel 的“繪圖” 工具，單擊“直線”按鈕，待光標(biāo)變成小十 字后拖動光標(biāo)，即可畫出需要的多條斜線。 只要畫法正確，斜線可隨單元格自動伸長或 縮短。至于斜線單元格的其他表格線，仍然 按上面介紹的方法添加。當(dāng)然，斜線單元格 的數(shù)據(jù)輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數(shù) 據(jù)在單元格內(nèi)換行(按“Alt+回車鍵”)， 再 添加空格即可將數(shù)據(jù)放到合適位置。 41.每次選定同一單元格 有時，為了測試某個公式，需要在某個 單元格內(nèi)反復(fù)輸入多個測試值。但每次輸入 一個值后按下 Enter 鍵查看結(jié)果， 活動單元 格就會默認(rèn)移到下一個單元格上，必須用鼠 標(biāo)或上移箭頭重新選定原單元格，極不方 便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則問 題會立刻迎刃而解，既能查看結(jié)果，當(dāng)前單 元格也仍為活動單元格。 42.快速查找工作簿 你可以利用在工作表中的任何文字進(jìn) 行搜尋，方法為: 1.單擊工具欄中的“打 開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件 的全名或部分名，可以用通配符代替; 2.在 “文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文 字; 3.單擊“開始查找”即可。 43.禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù) 如果你復(fù)制了包含隱藏列(或行)的一 個數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個新的工作 表，那么 Excel 把隱藏列也粘貼過來了。要 想避免這種情況，可以選取你要復(fù)制的數(shù)據(jù) 區(qū)域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊 “定位條件”按鈕，出現(xiàn)“定位條件”對話 框，選中“可見單元格”選項，再復(fù)制和粘 貼這個選定區(qū)域就會得到你所希望的結(jié)果。 44.制作個性單元格 如果你的表格需要菱形、三角形之類的 特殊單元格，可用以下方法實現(xiàn):先在單元 格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，然后打開“繪圖”工具欄， 在“自選圖形→基本形狀”子菜單中找到 需要的圖形。單擊后光標(biāo)變成一個小十字， 由單元格左上角向右下角拖動，即可畫出所 需形狀的單元格。如果單元格的內(nèi)容被覆 蓋，可用鼠標(biāo)右擊剛剛畫出的單元格，選擇 快捷萊單中“設(shè)置自選圖形格式”命令。將 “設(shè)置自選圖形格式”和“顏色與線條” 選項卡打開，選中“顏色→填充”下拉列表 下“無填充顏色”，“確定”后單元格內(nèi)的 原有內(nèi)容即會顯示出來。如果你將“屬性” 選項卡中的“大小、位置均隨單元格而變” 選項選中，它還會隨單元格自動改變大小。 一、 數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧 45.在一個單元格內(nèi)輸入多個值 我們有時需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸 入多個數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單 元格的效果。但每次輸入一個值后按回車 鍵，活動單元格均默認(rèn)下移一個單元格，非 常不便。其實可以采用以下方法:單擊鼠標(biāo) 選定單元格，然后按住 Ctrl 鍵再次單擊鼠 標(biāo)選定此單元格，此時，單元格周圍將出現(xiàn) 實線框，再輸入數(shù)據(jù)，敲回車鍵就不會移動 了。 46.增加工作簿的頁數(shù) 單擊“插入→工作表”命令，即可在底 部看到一個新名稱的工作表。一個工作簿最 多可以有 255 張工作表。 47.奇特的 F4 鍵 Excel 中有一個快捷鍵的作用極其突 出，那就是 F4 鍵。作為“重復(fù)”鍵，F(xiàn)4 鍵 可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作 用，比如在工作表內(nèi)加入或刪除一行，然后 移動插入點并按下 F4 鍵以加入或刪除另一 行，根本不需要使用菜單。 48.將格式化文本導(dǎo)入 Excel 1.在 Windows“記事本”中輸入格式化 文本，每個數(shù)據(jù)項之間會被空格隔開，當(dāng)然 你也可以用逗號、 分號、 Tab 鍵作為分隔符。 輸入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在 Excel 中打開剛才保存的文本文件，出現(xiàn) “文本導(dǎo)入向?qū)?3 步驟之 1”對話框，選擇 “分隔符號”，單擊“下一步”; 3.在“文 本導(dǎo)人向?qū)?3 步驟之 2”對話框中選擇文本 數(shù)據(jù)項分隔符號，Excel 提供了 Tab 鍵、分 號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這里 的幾個分隔符號選項應(yīng)該單選。你在“預(yù)覽 分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單 擊“下一步”; 4.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3 步 驟之 3”對話框中， 你可以設(shè)置數(shù)據(jù)的類型， 一般不需改動，Excel 自動設(shè)置為“常規(guī)” 格式?！俺Ｒ?guī)”數(shù)據(jù)格式將數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字 格式，日期值轉(zhuǎn)換為日期格式，其余數(shù)據(jù)轉(zhuǎn) 換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。 49.快速換行 我們在使用 Excel 制作表格時經(jīng)常會遇 到需要在一個單元格輸入一行或幾行文字 的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到 下一單元格，而不是換行，有一個簡便實用 的操作方法可以實現(xiàn)換行:在選定單元格輸 入第一行內(nèi)容后，在換行處按“Alt+回車 鍵”，即可輸入第二行內(nèi)容，再按“Alt+回 車鍵”輸入第三行以此類推。 50.巧變文本為數(shù)字 在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其 它財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Excel 中后居然是以 文本形式存在的(數(shù)字默認(rèn)是右對齊，而文 本是左對齊的)，即使是重新設(shè)置單元格格 式為數(shù)字也無濟于事。有一個辦法可以快速 地將這些文件轉(zhuǎn)變回數(shù)字:在空白的單元格 中填人數(shù)字 1，然后選中這個單元格，執(zhí)行 “復(fù)制”命令，然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范 圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就 會發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。 51.在單元格中輸入 0 值 一般情況下，在 Excel 表格中輸入諸如 “05”、“4.00”之類數(shù)字后，只要光標(biāo)一 移出該單元格，格中數(shù)字就會自動變成 “5”、“4”，Excel 默認(rèn)的這種做法讓人 使用非常不便，我們可以通過下面的方法來 避免出現(xiàn)這種情況:先選定要輸入諸如 “05”、“4.00”之類數(shù)字的單元格，鼠標(biāo) 右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設(shè)置 單元格格式”，在接著出現(xiàn)的界面中選“數(shù) 字”標(biāo)簽頁，在列表框中選擇“文本”，單 擊“確定”。這樣，在這些單元格中，我們 就可以輸入諸如“05”、 “4.00”之類的數(shù) 字了。 52.將數(shù)字設(shè)為文本格式 不論是否對含有數(shù)字的單元格應(yīng)用了 文本格式，Excel 都會將數(shù)字保存為數(shù)字?jǐn)?shù) 據(jù)。 若要使 Excel 將類似零件號碼的數(shù)字解 釋為文本，首先應(yīng)將空白單元格設(shè)置成文本 格式， 然后鍵入數(shù)字。 如果已經(jīng)輸入了數(shù)字， 那么也可以將它更改成文本形式。 方法是: 1. 選擇含有要設(shè)置成文本格式的數(shù)字單元格; 2.單擊“格式→單元格”命令，然后單擊 “數(shù)字”選項卡（ 3.在“分類”列表中， ）; 單擊“文本”，然后再單擊“確定”; 4.單 擊每個單元格，按 F2 鍵，然后再按 Enter 鍵重新輸入數(shù)據(jù)。 53.快速進(jìn)行單元格之間的切換（微軟 Office 技巧大賽 獲獎作品） 在 Excel 中,可以用以下方法實現(xiàn)在一 個區(qū)域內(nèi)的快速輸入而不用鼠標(biāo)來進(jìn)行單 元格之間的切換。方法如下:用鼠標(biāo)圈定一 定區(qū)域后， Tab 鍵可使目標(biāo)單元格向后移， 按 按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在 鍵盤上連續(xù)輸入一組數(shù)據(jù)而不需用鼠標(biāo)，從 而提高輸入速度。 提示:事實上，采用此方 法最大的好處是，在一行的最后一個單元 格，繼續(xù)按 Tab，則可以轉(zhuǎn)到下一行開始的 單元格;在選定區(qū)域最后一行的最后一個單 元格繼續(xù)按 Tab 則會回到選定區(qū)域第一行第 一個單元格。 同樣用 Enter 可以按列輸入數(shù) 據(jù)。 54.在同一單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試值 一般情況下，當(dāng)我們在單元格內(nèi)輸入內(nèi) 容后按回車鍵，鼠標(biāo)就會自動移到下一單元 格，如果我們需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入 多個測試值以查看引用此單元格的其他單 元格的動態(tài)效果時，就需要進(jìn)行以下操作: 單擊“工具→選項→編輯”，取消選中“按 Enter 鍵后移動”選項（），從而實現(xiàn)在同 一單元格內(nèi)輸人多個測試值。 55. 輸入數(shù)字、文字、日期或時間 單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，鍵入數(shù)據(jù) 并按 Enter 或 Tab 鍵即可。如果是時間， 用 斜杠或減號分隔日期的年、月、日部分，例 如，可以鍵入 9/5/96 或 Jun-96。如果按 12 小時制輸入時間，請在時間數(shù)字后空一 格，并鍵入字母 a(上午) 或 p(下午)，例 如，9:00 p。否則，如果只輸入時間數(shù)字， Excel 將按 AM(上午)處理。 56.快速輸入歐元符號 先按下 Alt 鍵，然后利用右面的數(shù)字鍵 盤(俗稱小鍵盤)鍵入 0128 這 4 個數(shù)字，松 開 Alt 鍵，就可以輸入歐元符號。 57.將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值 有時，你可能需要將某個單元格區(qū)域中 的公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值，常規(guī)方法是使用“選擇 性粘貼”中的“數(shù)值”選項來轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)。其 實，有更簡便的方法:首先選取包含公式的 單元格區(qū)域，按住鼠標(biāo)右鍵將此區(qū)域沿任何 方向拖動一小段距離(不松開鼠標(biāo))，然后再 把它拖回去，在原來單元格區(qū)域的位置松開 鼠標(biāo) (此時，單元格區(qū)域邊框變花了)，從 出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“僅復(fù)制數(shù)值”。 58.快速輸入有序文本 如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序 列文本，如數(shù)字（1、2……）、日期（1 日、 2 日……）等，可以利用下面的方法來實現(xiàn) 其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第 1、 第 2 兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素 （如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單元 格，將鼠標(biāo)移至第 2 個單元格的右下角成細(xì) 十字線狀時 （我們通常稱其為“填充柄”） ， 按住鼠標(biāo)左鍵向后（或向下）拖拉至需要填 入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵， 則該序列的后續(xù)元素（如“丙、丁、 戊……”）依序自動填入相應(yīng)的單元格中。 59.輸入有規(guī)律數(shù)字 有時需要輸入一些不是成自然遞增的 數(shù)值（如等比序列:2、4、8……），我們可 以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第 1、第 2 兩個單元格中輸入該序列的前兩個數(shù)值（2、 4）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標(biāo)移 至第 2 個單元格的右下角成細(xì)十字線狀時， 按住右鍵向后（或向下）拖拉至該序列的最 后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個 菜單（），選“等比序列”選項，則該序列 （2、4、8、16……）及其“單元格格式” 分別輸入相應(yīng)的單元格中（如果選“等差序 列”，則輸入 2、4、6、8……）。 60.巧妙輸入常用數(shù)據(jù) 有時我們需要輸入一些數(shù)據(jù)，如單位職 工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為 困難，如果我們一次性定義好“職工姓名序 列”，以后輸入就快多了。具體方法如下: 將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中它 們，單擊“工具→選項”命令打開“選項” 對話框，選“自定義序列”標(biāo)簽（），先后 按“導(dǎo)入”、“確定”按鈕。以后在任一單 元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第 一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該 職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元 格中。 61.快速輸入特殊符號 有時候我們在一張工作表中要多次輸 入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊 符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較 大的影響。這時我們可以用一次性替換的方 法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號 的單元格中輸入一個代替的字母（如 X，注 意:不能是表格中需要的字母），等表格制 作完成后，單擊“編輯→替換”命令，打開 “替換”對話框（），在“查找內(nèi)容”下面 的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換 為”下面的方框中輸入“※”，將“單元格 匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換）， 然后按“替換”按鈕一個一個替換，也可以 按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完 畢。 62.快速輸入相同文本 有時后面需要輸入的文本前面已經(jīng)輸 入過了，可以采取快速復(fù)制（不是通常的 “Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”） 的 方法來完成輸入: 1.如果需要在一些連續(xù)的 單元格中輸入同一文本 （如“有限公司”） ， 我們先在第一個單元格中輸入該文本，然后 用“填充柄”將其復(fù)制到后續(xù)的單元格中。 2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已 經(jīng)輸入過，當(dāng)你輸入該文本前面幾個字符 時，系統(tǒng)會提示你，你只要直接按下 Enter 鍵就可以把后續(xù)文本輸入。 3.如果需要輸 入的文本和上一個單元格的文本相同，直接 按下“Ctrl＋D 或 R） （ ”鍵就可以完成輸入， 其中“Ctrl+D”是向下填充， “Ctrl+R”是 向右填充。 4.如果多個單元格需要輸入同 樣的文本，我們可以在按住 Ctrl 鍵的同時， 用鼠標(biāo)點擊需要輸入同樣文本的所有單元 格，然后輸入該文本，再按下 “Ctrl+Enter”鍵即可。 63.快速給數(shù)字加上單位 有時我們需要給輸入的數(shù)值加上單位 （如“立方米”等），少量的我們可以直接 輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得 太慢了。我們用下面的方法來實現(xiàn)單位的自 動輸入:先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中（注 意:僅限于數(shù)值），然后在按住 Ctrl 鍵的同 時，選取需要加同一單位的單元格，單擊 “格式→單元格”命令，打開“單元格格 式”對話框（），在“數(shù)字”標(biāo)簽中，選中 “分類”下面的“自定義”選項，再在“類 型”下面的方框中輸入 “#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后， 單位（立方米）即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后 面。 64.巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字 大家知道，如果向 Excel 中輸入位數(shù)比 較多的數(shù)值（如身份證號碼），則系統(tǒng)會將 其轉(zhuǎn)為科學(xué)計數(shù)的格式，與我們的輸入原意 不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值 設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直 接去設(shè)置，也可以實現(xiàn)，但操作很慢。其實 我們在輸入這些數(shù)值時，只要在數(shù)值的前面 加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是 在英文狀態(tài)下輸入）。 65.將 WPS/Word 表格轉(zhuǎn)換為 Excel 工作表 有時需要將 WPS／Word 編輯過的表格轉(zhuǎn) 換成 Excel 工作表， 可利用 Excel 的數(shù)據(jù)庫 操作、宏操作等功能進(jìn)行分析、處理，轉(zhuǎn)換 方法非常簡單: 1.啟動 WPS／Word， 打開 WPS ／Word 文檔，拖動鼠標(biāo)，選擇整個表格， 再 在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”命令; 2.啟 動 Excel，打開 Excel 工作表，單擊目標(biāo)表 格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單 中選擇“粘貼”命令。 注:若需將老版本的 WPS 表格轉(zhuǎn)換為 Excel 工作表，應(yīng)先將其用 WPS97／WPS2000／WPS Office 或 Word 打開， 再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。 66.取消單元格鏈接 將鏈接單元格格式更改為數(shù)值格式就 可以取消單元格鏈接，方法如下:選擇包含 鏈接的單元格，然后單擊“復(fù)制”按鈕，保 持該格處于選中狀態(tài)，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇 “選擇性粘貼”命令選擇“數(shù)值”后單擊 “確定”，單元格內(nèi)容就被單元格實際數(shù)值 替代，與其它源文件的鏈接就刪除了。 67.快速輸入拼音 選中已輸入漢字的單元格，然后單擊 “格式→拼音信息→顯示或隱藏”命令，選 中的單元格會自動變高，再單擊“格式→拼 音信息→編輯”命令，即可在漢字上方輸入 拼音。單擊“格式→拼音信息→設(shè)置”命 令，可以修改漢字與拼音的對齊關(guān)系。 68.插入“√” 首先選擇要插入“√”的單元格，在字 體下拉列表中選擇“Marlett”字體， 輸入 a 或 b，即在單元格中插入了“√”。 69.按小數(shù)點對齊 有以下兩種方法使數(shù)字按小數(shù)點對齊: 1.選中位數(shù)少的單元格，根據(jù)需要單擊格式 工具欄上的“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕多次，將 不足位數(shù)補以 0。 2.選中位數(shù)少的單元格， 右鍵單擊選擇“設(shè)置單元格格式”命令，在 彈出的窗口中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽，選中“數(shù) 值”，在右面的“小數(shù)位數(shù)”中輸入需要 的），程序就會自動以 0 補足位數(shù)。同樣， 對于位數(shù)多的單元格，如果設(shè)置了較少的小 數(shù)位數(shù)，程序會自動去掉后面的數(shù)字。 70.對不同類型的單元格定義不同的輸入法 在一個工作表中，通常既有數(shù)字，又有 字母和漢字。于是，我們在編輯不同類型的 單元格時，需要不斷地切換中英文輸入法， 這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻 煩。 下面的方法能讓 Excel 針對不同類型的 單元格，實現(xiàn)輸入法的自動切換: 1.選擇需 要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有 效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中選 擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉 列表中選擇“打開”， 單擊“確定”按鈕 ; （） 2.同樣，選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格 區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，選擇 “輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列 表中選擇“關(guān)閉(英文模式)”，單擊“確 定”按鈕。 此后，當(dāng)插入點處于不同的單 元格時，Excel 會根據(jù)上述設(shè)置，自動在中 英文輸入法間進(jìn)行切換，從而提高了輸入效 率。 71.在 Excel 中快速插入 Word 表格 1.打開 Word 表格所在的文件; 2.打開 要處理 Word 表格的 Excel 文件，并調(diào)整好 兩窗口的位置，以便看見表格和要插入表格 的區(qū)域; 3.選中 Word 中的表格; 4.按住鼠 標(biāo)左鍵，將表格拖到 Excel 窗口中，松開鼠 標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可。 72.設(shè)置單元格字體 選定要格式化的全部單元格或單個單 元格中的指定文本，單擊“格式→單元格” 命令，在“字體”框中，單擊所需字體，在 “字號”框中，單擊所需的字體大小即可 （）。 另外，如果某一單元格中的少量數(shù) 據(jù)不可見，那么可減小這些數(shù)據(jù)字體的大 小，而不用調(diào)整列的寬度，以顯示單元格中 所有數(shù)據(jù)。 73.在一個單元格中顯示多行文字 選定要設(shè)置格式的單元格，單擊“格式 →單元格”命令，在打開的單元格格式對話 框中選中“對齊”選項卡下的“自動換 行”復(fù)選框（）即可。 74.將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到 Excel 表格 網(wǎng)頁上表格形式的信息可以直接從瀏 覽器上復(fù)制到 Excel 中，而且效果極佳。你 可以選中信息并復(fù)制它，然后將信息粘貼到 Excel 中，或者可以選中信息并將其拖放到 Excel 中。使用這種“拖放”方法傳輸和處 理任何基于網(wǎng)絡(luò)的表格數(shù)據(jù)會顯得非常簡 單并且異?？旖?。在 Excel 2002 中，你可 以像使用 Excel 工作表那樣打開 Html 文件， 并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態(tài)。 75.取消超級鏈接 下面介紹兩個方法，讓你方便地取消 Excel 中的超級鏈接。 1.如果正在輸入 URL 或 E-mail 地址，在輸入完畢后敲回車鍵， 剛才輸入的內(nèi)容會變成藍(lán)色，此時單擊智能 標(biāo)記選擇“撤消超鏈接”命令即可。 2.如 果在工作表中已存在超級鏈接，右鍵單擊單 元格，在快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命 令即可。 76.編輯單元格內(nèi)容 雙擊要鍵入數(shù)據(jù)的單元格，直接輸入數(shù) 據(jù)或?qū)ζ渲袃?nèi)容進(jìn)行修改，完成后若要確認(rèn) 所做的改動，按 Enter 鍵即可;若取消所做 的改動，按 Esc 鍵。另外，你還可以單擊單 元格，再單擊工作表上邊的編輯欄，你就可 以在編輯欄中編輯單元格中的數(shù)據(jù)了。 77.設(shè)置單元格邊框 選擇要添加邊框的所有單元格，單擊 “格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項 卡（），然后在“樣式”中選中所需的線型 樣式，同時可以在“顏色”中指定不同的顏 色，再單擊“外邊框”按鈕，最后單擊“確 定”按鈕即可。 要設(shè)置含有旋轉(zhuǎn)文本的選 定單元格的樣式，單擊“格式→單元格”命 令，選擇“邊框”選項卡，然后使用“預(yù) 置”下的“外邊框” 和“內(nèi)部”按鈕，邊 框應(yīng)用于單元格的邊界，它會和文本旋轉(zhuǎn)同 樣的角度。 78.設(shè)置單元格文本對齊方式 選擇要設(shè)置文本對齊的單元格，單擊 “格式→單元格”命令，單擊“對齊”標(biāo) 簽，然后根據(jù)需要設(shè)置文本對齊方式即可。 79.輸入公式 單擊將要在其中輸入公式的單元格，然 后鍵入＝(等號)，若單擊了“編輯公式”按 鈕或“粘貼函數(shù)”按鈕，Excel 將插入一個 等號，接著輸入公式內(nèi)容，按 Enter 鍵。 80.輸入人名時使用“分散對齊”（微軟 Office 技巧大 賽獲獎作品） 在 Excel 表格中輸入人名時為了美觀， 我們一般要在兩個字的人名中間空出一個 字的間距。按空格鍵是一個辦法，但是我們 這里有更好的方法。我們以一列為例，將名 單輸入后，選中該列，點擊“格式→單元格 →對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對 齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，整 齊美觀的名單就做好了。 81.隱藏單元格中的所有值（微軟 Office 技巧大賽獲獎 作品） 有時候，我們需要將單元格中所有值隱 藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏值的單 元格。單擊“格式→單元格”命令，選擇 “數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇 “自定義”，然后將“類型”框中已有的代 碼刪除，鍵入“;;;”(3 個分號)即可（）。 提示:你也許奇怪為什么會這樣，其實單元 格數(shù)字的自定義格式是由正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和 文本 4 個部分組成。這 4 個部分用 3 個分號 分隔，哪個部分空，相應(yīng)的內(nèi)容就不會在單 元格中顯示。現(xiàn)在都空了，當(dāng)然就都不顯示 了。 82.恢復(fù)隱藏列 通常，選擇隱藏列兩邊列上的單元格， 然后選擇“格式→列→取消隱藏”菜單項 可以恢復(fù)隱藏的列。其實恢復(fù)隱藏列還有一 種快捷方法:將鼠標(biāo)指針放置在列標(biāo)的分割 線上，例如，若隱藏 B 列，則將鼠標(biāo)指針放 置在列 A 和列 C 的分割線上，輕輕地向右移 動鼠標(biāo)指針，直到鼠標(biāo)指針從兩邊有箭頭的 單豎變?yōu)閮蛇呌屑^的雙豎杠，此時拖動鼠 標(biāo)就可以打開隱藏的列。 83.快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列 （微軟 Office 技巧大賽獲獎作品） 在 Excel 中隱藏行或列, 通?？梢酝?過格式菜單中的行或列選項中的隱藏來實 現(xiàn), 或者是選中行號或列標(biāo)后通過鼠標(biāo)右 鍵的快捷菜單來完成, 對于分散的單元格 區(qū)域, 可以這樣快速隱藏: 快速隱藏選中 單元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隱藏選中 單元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隱 藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隱 藏:“Ctrl+Shift+0” 84.徹底隱藏單元格 在很多時候我們會將一些行或列的內(nèi) 容隱藏起來不讓別人查看，但是如果用戶復(fù) 制包含隱藏行或列的區(qū)域，這樣隱藏的內(nèi)容 就會在粘貼的新的工作表中出現(xiàn)，降低了隱 藏效果。如果要想避免這種情況，我們可以 先選中要復(fù)制的區(qū)域，然后單擊“編輯→定 位”命令，在打開的對話框中點擊“定位條 件”按鈕，在定位條件對話框中選中“可見 單元格”選項），這樣就可以避免上面所發(fā) 生的情況了。 85.用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù) 如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù) 很有規(guī)律，如學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中 專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術(shù) 員、助理工程師、工程師、高級工程師)等， 你希望減少手工錄入的工作量，這時我們就 可以設(shè)置下拉列表實現(xiàn)選擇輸入。具體方法 為: 選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域， 單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，從“數(shù)據(jù)有效 性”對話框中選擇“設(shè)置”選項卡，在“允 許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源” 框中輸入我們設(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序 列，如“技術(shù)員、助理工程師、工程師、高 級工程師”，并確保復(fù)選框“提供下拉箭 頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可（）。 這樣在輸入數(shù)據(jù)的時候，就可以單擊單元格 右側(cè)的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據(jù)，從而加快了 輸入速度。 86.快速輸入自定義短語 使用該功能可以把經(jīng)常使用的文字定 義為一條短語，當(dāng)輸入該條短語時，“自動 更正”便會將它更換成所定義的文字。定義 “自動更正”項目的方法如下:單擊“工具 →自動更正選項”命令，在彈出的“自動更 正”對話框中的“替換”框中鍵入短語，如 “電腦報”，在“替換為”框中鍵入要替換 的內(nèi)容，如“電腦報編輯部”，單擊“添 加”按鈕，將該項目添加到項目列表中，單 擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦 報”，則“電腦報編輯部”這個短語就會輸 到表格中。 87.設(shè)置單元格背景色 選擇要設(shè)置背景色的單元格，單擊“格 式→單元格”命令，然后單擊“圖案”選項 卡，要設(shè)置帶有圖案的背景色，請在“顏 色”框中單擊選中一種顏色，然后單擊“圖 案”下拉菜單，選擇所需的圖案樣式和顏色 即可。 88.快速在多個單元格中輸入相同公式 先選定一個區(qū)域，再鍵入公式，然后按 “Ctrl+Enter”組合鍵， 可以在區(qū)域內(nèi)的所 有單元格中輸入同一公式。 89.同時在多個單元格中輸入相同內(nèi)容 選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，單元格可 以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入 相應(yīng)數(shù)據(jù)，按“Ctrl+Enter”鍵即可。 90.快速輸入日期和時間 當(dāng)前日期 選取一個單元格，并按 “Ctrl+;” 當(dāng)前時間 選取一個單元格， 并 按“Ctrl+Shift+;” 當(dāng)前日期和時間 選 取一個單元格，并按“Ctrl+;”，然后按空 格鍵， 最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:當(dāng)你 使用這個技巧插入日期和時間時，所插入的 信息是靜態(tài)的。要想自動更新信息，你必須 使用 TODAY 和 NOW 函數(shù)。 91.將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間 如果你想要將一塊復(fù)制的單元格插入 到其他行或列之間——而不是覆蓋這些行 或列——可以通過下面這個簡單的操作來 完成: 選擇你將要復(fù)制的單元格，單擊編輯 菜單上的復(fù)制，在工作表上選擇將要放置被 復(fù)制單元格的區(qū)域，然后按下 “Ctrl+Shift+ +”，在插入對話框中單擊 周圍單元格的轉(zhuǎn)換方向，然后單擊“確 定”?，F(xiàn)在，復(fù)制的單元格將插入到合適的 位置，而你無需擔(dān)心它們覆蓋原有的信息。 92.在 Excel 中不丟掉列標(biāo)題的顯示 你是否希望不論將 Excel 電子表格滾動 到哪里都能夠看到列標(biāo)題？這里將介紹一 種使列標(biāo)題總保持可見的方法: 選擇緊鄰 列標(biāo)題的下一行，單擊“窗口→凍結(jié)窗格” 命令，被凍結(jié)的列標(biāo)題不會滾動，而且在你 移動工作簿的其他部分時，列標(biāo)題會保持可 見。 93.查看與日期等效的序列數(shù)的值 Excel 將所有的日期都作為序列數(shù)對 待，要查看與日期等效的序列數(shù)的值，通常 需要將包含日期的單元格格式更改為“常 規(guī)”格式?，F(xiàn)在有一種快捷方法:選擇包含 日期的單元格，然后單擊“格式”工具欄上 的“千位分隔樣式”按鈕(即逗號形狀的按 鈕)， Excel 將會對選擇的單元格應(yīng)用千位分 隔樣式顯示序列數(shù)。 94.快速復(fù)制單元格內(nèi)容 選中下面的單元格，按“Ctrl+'（為英 文狀態(tài)下的單引號）”組合鍵，即可將上一 單元格的內(nèi)容快速復(fù)制下來。 95.使用自定義序列排序（微軟 Office 技巧大賽獲獎作 品） 在 Excel 排序?qū)υ捒蛑羞x擇主要關(guān)鍵 字后單擊選項，可以選擇自定義序列作為排 序次序，使排序方便快捷且更易于控制。順 便說一下，排序可以選擇按列或按行，如果 以前排行的順序都是選擇性粘貼轉(zhuǎn)置，排完 序后再轉(zhuǎn)置。 自定義排序只應(yīng)用于“主要 關(guān)鍵字”框中的特定列。在“次要關(guān)鍵字” 框中無法使用自定義排序。若要用自定義排 序?qū)Χ鄠€數(shù)據(jù)列排序，則可以逐列進(jìn)行。例 如，要根據(jù)列 A 或列 B 進(jìn)行排序，可先根據(jù) 列 B 排序，然后通過“排序選項”對話框確 定自定義排序次序，下一步就是根據(jù)列 A 排 序。 96.快速格式化 Excel 單元格 如果想要快速訪問 Excel 中的單元格格 式對話框，以更改諸如字樣、對齊方式或邊 框等，請先選擇需要格式化的單元格然后按 下“Ctrl+1”組合鍵， 就可以打開“單元格 格式對話框”。 97.固定顯示某列 不少人在工作中用 Excel 做工資表時， 由于工資表項目很多，往往一行信息不能同 時顯示在屏幕上，給日常的查詢和變動工資 輸入帶來一定困難。用下面的方法就可以解 決這個問題:首先在表格中單擊要凍結(jié)列的 右邊一列，然后單擊“窗口→凍結(jié)窗格”命 令即可。如果你想撤消此功能，點擊“窗 口”菜單，原來“凍結(jié)窗口”命令變成“撤 消窗口凍結(jié)”，單擊它即可。 98.在 Excel 中快速編輯單元格 如果你希望使用鍵盤做每一件事，在 Excel 電子表格中快速編輯數(shù)據(jù)將很困難， 因為你會發(fā)現(xiàn)自己想對單元格做改動時，經(jīng) 常需要用到鼠標(biāo)。其實你可以使用一個快捷 鍵——F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。 下面將教你怎么做: 利用箭頭鍵選擇要編 輯的單元格，按下 F2，編輯單元格內(nèi)容， 編 輯完成后，按 Enter 鍵確認(rèn)所做改動，或者 按 ESC 鍵取消改動。 注意:這個技巧在 Excel 編輯超級鏈接時非常方便，因為如果 當(dāng)你使用鼠標(biāo)點擊單元格的超級鏈接時將 自動打開 Internet 瀏覽器窗口，使用鍵盤 可以很容易地編輯超級鏈接。 99.使用自動填充快速復(fù)制公式和格式 想用一種無需輸入數(shù)字的簡單方法在 Excel 中填充數(shù)字嗎？利用自動填充命令， 你可以快速向相鄰的單元格復(fù)制數(shù)據(jù)、公式 或格式。以下將說明具體的操作方法: 選擇 希望復(fù)制的單元格，將光標(biāo)移到選中單元格 的右下角，光標(biāo)將變成一個黑色的+號，點 擊并按住鼠標(biāo)右鍵不放，將光標(biāo)拖過將要填 充的單元格，松開鼠標(biāo)右鍵，鼠標(biāo)右擊，在 出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“以序列方式填 充”，這一技巧可以在創(chuàng)建電子表格時節(jié)省 大量時間。 100. 為單元格添加批注 Excel 為方便用戶及時記錄，提供了添 加批注的功能，當(dāng)你給單元格進(jìn)行注釋后， 只需將鼠標(biāo)停留在單元格上，就可看到相應(yīng) 的批注。添加批注的方法是:單擊要添加批 注的單元格，單擊“插入→批注”命令，在 彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好 后單擊批注框外部的工作表區(qū)域即可。在添 加批注之后單元格的右上角會出現(xiàn)一個小 紅點，提示該單元格已被添加了批注。將鼠 標(biāo)移到該單元格上就可以顯示批注。 101. 數(shù)據(jù)自動輸入 在 Excel 中，數(shù)字、日期和時間等形式 的數(shù)據(jù)可以直接連續(xù)輸入。例如，當(dāng)需要輸 入 12/10/91～12/10/99 這些連續(xù)的日期， 可以先在第一個單元格中輸入 12/10/99， 然 后用鼠標(biāo)選中該單元格，接著再用鼠標(biāo)直接 拖動單元格右下角的填充柄，按照需要水平 向右或者垂直向下移動，即可自動在相鄰的 單元格中填充 12/10/91、 12/10/92……12/10/99 數(shù)據(jù)。 當(dāng)然你也可以 單擊填充柄，選擇需要的序列方式（）。對 于數(shù)字而言，還可以實現(xiàn)等差數(shù)列和等比數(shù) 列的連續(xù)輸入。 102. 在 Excel 中快速計算一個人的年齡 Excel 中的 DATEDIF() 函數(shù)可以計算 兩單元格之間的年、月或日數(shù)。因此，這個 函數(shù)使得計算一個人的年齡變得容易了。 在一個空白工作表中的 A1 單元里輸入生日， 用斜線分隔年、月和日，在 A2 單元中輸入 type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，然后按 Enter，這個人的年齡(以年表示)將被顯示 在 A2 單元中。 103. 快速修改單元格次序 在實際操作的過程中，我們有時需要 快速修改單元格內(nèi)容的次序，具體操作方法 為:首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時按下鍵盤 上的 Shift 鍵，接著移動鼠標(biāo)指針到單元格 邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖 放操作。上下拖拉時鼠標(biāo)在單元格間邊界處 會變成一個水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時 會變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完 成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。 104. 將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到 Excel 表格中 網(wǎng)頁上表格形式的信息可以直接從瀏 覽器上復(fù)制到 Excel 中，而且效果極佳。 在 Excel 中，你可以像使用 Excel 工作表那樣 打開 Html 文件，并獲得同樣的功能、格式 及編輯狀態(tài)。一、 圖形和圖表編輯技巧 105. 在網(wǎng)上發(fā)布 Excel 生成的圖形 Excel 的重要功能之一就是能快速方 便地將工作表數(shù)據(jù)生成柱狀、圓餅、折線等 分析圖形。要想在 Web 發(fā)布這類以及用于報 表裝飾示意類圖形，首先單擊“工具→選 項”命令， 在“常規(guī)”中選擇“Web 選項”， 選擇是否采用便攜網(wǎng)絡(luò)圖形格式(PNG)存儲 文件，以加快下載速度和減少磁存儲空間， 但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器 支持，并非對所有瀏覽器都合適。如果未選 擇 PNG 圖形格式，Excel 會自動選擇并轉(zhuǎn)換 為 GIF、JPG 格式文件，并創(chuàng)建名為“文件 名 files”的子文件夾來保存轉(zhuǎn)換過的圖 形。例如，如果文件名為“dog.htm”，則 Excel 將創(chuàng)建名為“dog/files”的子文件 夾。Excel 也會支持文件指定文件名，例如 “image01.jpg”和“image02.jpg 等。 若在 Web 發(fā)布時選中圖表的“選擇交互”選項 框， 則生成的 Web 頁面將保留 Excel 的圖形 與表格數(shù)據(jù)互動的功能，即頁面中顯示數(shù)據(jù) 表格和對應(yīng)分析圖形，用戶如果改變表格中 的數(shù)據(jù)，則對應(yīng)圖形隨之發(fā)生改變。但要注 意的是，這一交互并不能刷新存放在服務(wù)器 端的數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)，如果你需要刷新或修改服 務(wù)器端的數(shù)據(jù)，則須利用 VB 等編制腳本程 序。 106. 創(chuàng)建圖表連接符 當(dāng)你繪制了一些基本圖表以后，經(jīng)常 需要用直線、虛線和箭頭來連接它們，并說 明圖表中的關(guān)系。 Excel 2002 提供了真正的 圖表連接符，這些線條在基本形狀的預(yù)設(shè)位 置保持連接，當(dāng)你移動基本形狀時，連接符 與它們一起移動，而不需要你手工繪制它 們。要創(chuàng)建連接符，可按以下步驟進(jìn)行:首 先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工 具欄上單擊“自選圖形”按鈕，選擇“連接 符”，并選中需要使用的連接符類型。鼠標(biāo) 指針將變成帶有 4 條放射線的方形，當(dāng)鼠標(biāo) 停留在某個形狀上，形狀上預(yù)先定義的連接 點將變成邊界上彩色的點，單擊希望連接符 連接的點。然后在另一形狀的連接點上重復(fù) 這個過程。 107. 將 Excel 單元格轉(zhuǎn)換成圖片形式插入到 Word 中 假如要把 Excel 中某些單元格區(qū)域轉(zhuǎn)換 成圖片形式，可先選中要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的單元格 區(qū)域，然后按住 Shift 鍵，單擊“編輯→復(fù) 制圖片”命令，在彈出的“復(fù)制圖片”對話 框中，可選擇“如屏幕所示”和“如打印效 果”兩種顯示方式（圖 1），如果選擇“如 屏幕所示”，還可以進(jìn)一步選擇“圖片”和 “位圖”兩種格式。在這里選擇“如屏幕所 示”和“圖片”單選按鈕，單擊“確定”按 鈕。 然后進(jìn)入 Word 中， 單擊“編輯→粘貼” 命令， 即可將選中的 Excel 單元格區(qū)域以圖 片形式粘貼過來。 如果用戶沒用添加表格 框線，那么選擇“如打印效果”后，在進(jìn)行 “粘貼圖片”操作后圖片中沒有邊框;如果 選擇“如屏幕所示”選項，“粘貼圖片”操 作后，圖片會有和屏幕顯示一樣的邊框。 108. 將 Word 內(nèi)容以圖片形式插入到 Excel 表格中 如果要把 Word 中的某一段內(nèi)容以圖片 形式插入到 Excel 表格中， 可按照如下步驟 進(jìn)行:首先在 Word 中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然 后單擊“編輯→復(fù)制”命令， 進(jìn)入 Excel 中， 按住 Shift 鍵，單擊“編輯→粘貼圖片”命 令，即可將剛才復(fù)制的內(nèi)容以圖片格式插入 到 Excel 表格中，而且在該圖片上雙擊，還 可進(jìn)行文字修改。利用這種方法也可以把 “記事本”等其他程序中的內(nèi)容以圖片格 式粘貼到 Excel 中。 109. 中 將 Word 中的內(nèi)容作為圖片鏈接插入 Excel 表格 首先在 Word 中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然 后單擊“編輯→復(fù)制”命令， 進(jìn)入 Excel 中， 按住 Shift 鍵，單擊“編輯→粘貼鏈接圖 片”命令可將選中內(nèi)容作為一個圖片鏈接 插入 Excel 中。 110. 在獨立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表 在某些情況下，你可能希望在獨立的 窗口中處理內(nèi)嵌式圖表，例如，一個圖表比 工作表窗口要大的話，那么在它自己的窗口 中處理它將更容易、更靈活。要在一個窗口 中處理圖表，可在圖表區(qū)單擊鼠標(biāo)右鍵，并 從快捷菜單中選擇“圖表窗口”。 111. 在圖表中顯示隱藏數(shù)據(jù) 通常，Excel 不對隱藏單元格的數(shù)據(jù)制 圖。但是，你也許不希望隱藏的數(shù)據(jù)從圖表 中消失，可以這樣操作:首先激活圖表，單 擊“工具→選項→圖表”，在“圖表”標(biāo)簽 中取消選擇“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”復(fù) 選框（）。要注意的是，“只繪制可見單元 格數(shù)據(jù)”只適用于激活的圖表，因此，你在 進(jìn)行這個操作之前，必須激活圖表，否則 “只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”選項是不可選 的。 112. 在圖表中增加文本框 只要你愿意，你可以在圖表中的任何地 方增加能夠移動的文本內(nèi)容(不限于標(biāo)題)。 方法為:選定圖表除標(biāo)題或數(shù)據(jù)系列外的任 何部分，然后在編輯欄中鍵入文本內(nèi)容，接 著按回車鍵，這樣，圖表中就自動生成包含 鍵入內(nèi)容的文本框，你可以把它移到任何地 方并根據(jù)自己的喜好進(jìn)行格式化。 113. 建立文本與圖表文本框的鏈接 在工作表的空白單元格內(nèi)輸入要鏈接 的文本， 單擊選中圖表， 在編輯欄輸入等號， 然后單擊包含要鏈接文本的單元格，接著按 回車鍵，該文本就出現(xiàn)在圖表中的某個位置 上了。這樣，不管什么時候工作表單元格內(nèi) 的文本發(fā)生變化時，圖表內(nèi)的文本也隨著改 變。但要注意的是，一旦你取消了選中文本 框，就很難再用鼠標(biāo)選中該文本框進(jìn)一步地 修改，此時你可以使用我們前面介紹過的圖 表元素選取方法，即使用箭頭鍵移動選擇圖 表元素。 114. 給圖表增加新數(shù)據(jù)系列 有時我們需要對已創(chuàng)建好的圖表增加 新的數(shù)據(jù)系列，雖然你可以重新創(chuàng)建包含新 數(shù)據(jù)系列的圖表，但對已經(jīng)存在的圖表增加 新數(shù)據(jù)系列顯得更為簡單、方便。 方法一: 使用“數(shù)據(jù)源”對話框 激活圖表，單擊 “圖表→源數(shù)據(jù)→系列”，單擊“添加”按 鈕，在“名稱”欄中指定數(shù)據(jù)系列的名稱， 在“值”欄中指定新的數(shù)據(jù)系列，單擊“確 定”按鈕即可（）。 方法二:使用“選擇性 粘貼”對話框 選擇要增加的數(shù)據(jù)系列并將 其復(fù)制到剪貼板上，然后激活圖表，單擊 “編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，出 現(xiàn)“選擇性粘貼”對話框，選擇添加單元格 為“新系列”，并選擇合適的數(shù)值軸，然后 單擊“確定”按鈕即可。 方法三:拖動鼠標(biāo) 法 選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū) 域，鼠標(biāo)指針指向區(qū)域的邊框，把它拖到圖 表中。當(dāng)你松開鼠標(biāo)按鈕的時候，圖表中就 增加了新的數(shù)據(jù)系列。注意:這一方法僅對 內(nèi)嵌式圖表起作用。 方法四:使用“添加數(shù) 據(jù)”對話框 激活圖表，單擊“圖表→添加 數(shù)據(jù)”命令，然后選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列 的單元格區(qū)域，單擊“確定”按鈕即可。 115. 快速修改圖表元素的格式 通常，我們通過使用“格式”菜單或者 選定圖表元素后單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單 中選擇“格式”命令來對圖表元素進(jìn)行格 式化。其實還有快速的方法:雙擊圖表元素， 將會調(diào)出此圖表元素的格式對話框。根據(jù)選 擇的圖表元素不同，此對話框會有所不同。 116. 創(chuàng)建復(fù)合圖表 復(fù)合圖表指的是由不同圖表類型的系 列組成的圖表，比如，你可以讓一個圖表同 時顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個復(fù)合圖表 只需簡單地將一個或一個以上的數(shù)據(jù)系列 轉(zhuǎn)變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個 數(shù)據(jù)系列，單擊“圖表→圖表類型”命令， 然后選擇你所要應(yīng)用到數(shù)據(jù)系列上的圖表 類型，單擊“確定”按鈕即可。 117. 對度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標(biāo)軸 有時，你需要繪制度量完全不同的數(shù) 據(jù)系列，如果你使用同樣的坐標(biāo)軸，那么很 可能某個系列幾乎是不可見的。為了使得每 個系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標(biāo) 軸。要為某個數(shù)據(jù)系列指定一個輔助坐標(biāo) 軸，首先要選定圖表中的這個數(shù)據(jù)系列，按 右鍵彈出快捷萊單，單擊“數(shù)據(jù)系列格式→ 坐標(biāo)軸”命令，選擇“次坐標(biāo)軸”選項。 118. 將自己滿意的圖表設(shè)置為自定義圖表類型 Excel 中提供了一些自定義圖表類型。 其實，你可以將自己創(chuàng)建的圖表設(shè)置為自定 義圖表類型，以便以后使用。具體方法為: 創(chuàng)建要設(shè)置為自定義圖表類型的圖表，直到 你滿意為止。激活此圖表，單擊“圖表→圖 表類型→自定義類型”，選擇“自定義”選 項，將會顯示所有用戶自定義圖表類型的一 個列表。單擊“添加”按鈕，將會出現(xiàn)“添 加自定義圖表類型”對話框，為你的圖表類 型輸入一個名稱和簡短的說明，然后單擊 “確定”，這樣你定制的自定義圖表類型就 被加入到列表中了。 119. 復(fù)制自定義圖表類型 如果你希望將你定制的自定義圖表類 型復(fù)制到其他電腦中，只需要簡單地把 C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel 文件夾中的 xlusrgal.xls 文件復(fù)制 到其他機器的同樣文件夾中即可。 120. 旋轉(zhuǎn)三維圖表 你可以非常靈活地旋轉(zhuǎn)調(diào)節(jié)三維圖表 的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。 方 法一:使用“設(shè)置三維視圖格式”對話框 激活三維圖表，單擊“圖表→設(shè)置三維視圖 格式”命令，選擇合適的控制命令或數(shù)據(jù)來 旋轉(zhuǎn)和進(jìn)行透視改變（）。 方法二:使用鼠 標(biāo)實時拖動“角點”旋轉(zhuǎn)圖表 點擊圖表， 圖表邊角出現(xiàn)黑色的控制點(稱為“角 點”)。你可以拖動一個角點，旋轉(zhuǎn)圖表的 三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被 完全搞亂了，不要緊，你可以單擊“圖表→ 設(shè)置三維視圖格式”命令，單擊“默認(rèn)值” 按鈕，恢復(fù)原來的標(biāo)準(zhǔn)三維視圖。當(dāng)你旋轉(zhuǎn) 三維圖表時，如果在拖動的同時按下 Ctrl 鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得 更清楚，不至于把圖表搞得奇形怪狀的。 121. 拖動圖表數(shù)據(jù)點改變工作表中的數(shù)值 選擇圖表數(shù)據(jù)系列中的一個數(shù)據(jù)點， 然后按照數(shù)值增大或減少的方向拖動數(shù)據(jù) 點，你會發(fā)現(xiàn)工作表中的相應(yīng)數(shù)值隨著圖中 數(shù)據(jù)點的新位置改變而改變。如果你知道一 個圖的外形以及你要確定能生成該圖的數(shù) 值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的 是，這種方法在大多數(shù)情況下是危險的，因 為你可能在不經(jīng)意間更改了不應(yīng)該更改的 數(shù)值。 122. 把圖片合并進(jìn)你的圖表 Excel 能很容易地把一個圖案、 圖形文 件作為組成元素合并到圖表中。 方法一:使 用“圖案”對話框 雙擊某個數(shù)據(jù)系列，選 擇“圖案”標(biāo)簽，單擊“填充效果”按鈕， 在“填充效果”對話框中選擇“圖片”標(biāo) 簽，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個要使 用的圖形文件即可。 方法二:使用剪貼板 將圖像復(fù)制到剪貼板上，激活圖表，選擇數(shù) 據(jù)系列或數(shù)據(jù)系列中的一個數(shù)據(jù)點，再單擊 “編輯→粘貼”命令。這種方法適用于需要 調(diào)用的圖像不在文件中的時候，只要圖像可 以復(fù)制到剪貼板上， 則這種方法就可行。 方 法三:使用鏈接圖片 我們知道，圖表中可以 使用數(shù)據(jù)表。如果你覺得圖表中的數(shù)據(jù)表不 是很靈活的話，你可以粘貼鏈接圖片到圖表 代替數(shù)據(jù)表。下面是具體的操作方法: 創(chuàng)建 好圖表，并將數(shù)據(jù)表使用的單元格區(qū)域按你 的需要進(jìn)行格式化。選定需要的單元格區(qū) 域， 按住 Shift 鍵， 單擊“編輯→復(fù)制圖片” 命令，出現(xiàn)一個“復(fù)制圖片”對話框，單擊 “確定”接受默認(rèn)選項。這樣，選定的單元 格區(qū)域就作為一個圖片復(fù)制到剪貼板中了。 激活圖表，將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到圖表。 此時所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表， 還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈 接的單元格區(qū)域(或直接用鼠標(biāo)選擇)。這 樣，粘貼的圖片就變成與工作表數(shù)據(jù)區(qū)域鏈 接的圖片，對于工作表單元格區(qū)域中的任何 改變，都會直接反映在圖表鏈接的圖片中。 123. 用圖形美化工作表 我們在制作 Excel 工作表時，呆板的 橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。 如果需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引 人們的注意，首先在“繪圖”工具欄上按下 “自選圖形”按鈕，然后選擇“其他自選圖 形”，從中選擇一個你需要的圖案。插入此 圖形后，在工作表中選中它，單擊“編輯 欄”，輸入你想要突出顯示的鏈接單元格， 然后回車。這樣，鏈接單元格的內(nèi)容將會出 現(xiàn)在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內(nèi) 容變動時，圖案上的數(shù)據(jù)也會跟著反映出變 動情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒 目的話，你可以用鼠標(biāo)雙擊圖形，打開“設(shè) 置自選圖形格式”對話框。在這個對話框 中，你可以改變目前所使用的格式，例如調(diào) 整文字水平或垂直的位置、改變字體和字 形、增加文字色彩等。 124. 讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一 在“繪圖”工具欄中單擊“文本框” 按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框， 就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重 合。 125. 快速創(chuàng)建默認(rèn)圖表 我們知道，創(chuàng)建圖表一般使用“圖表向 導(dǎo)”分 4 個步驟來完成，在每個步驟中你可 以根據(jù)需要調(diào)整各個選項的設(shè)置。其實，如 果你想使用默認(rèn)的圖表類型、圖表選項和格 式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的 方法:打開包含用來制作圖表數(shù)據(jù)的工作 表，選取用來制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后按 F11 鍵即可快速創(chuàng)建圖表，圖表存放在新工 作表圖表中，它是一個二維柱形圖。 126. 快速創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表 在工作表中選取用來制作圖表的數(shù)據(jù) 區(qū)域，然后單擊“默認(rèn)圖表”按鈕即可，不 過，一般缺省時，“默認(rèn)圖表”工具按鈕不 會顯示在工具欄上，你可以通過下面的方法 把“默認(rèn)圖表”按鈕顯示出來:單擊“工具 →自定義→命令”，在“類別”列表中選擇 “制作圖表”，并在“命令”列表中找到 “默認(rèn)圖表”，用鼠標(biāo)將它拖到屏幕上工具 欄中適當(dāng)?shù)奈恢眉纯伞?127. 改變默認(rèn)圖表類型 Excel 的默認(rèn)圖表類型是二維柱形圖 連同一個淺灰色區(qū)域、一個在右邊的圖例以 及水平網(wǎng)格線。如果你不喜歡這種默認(rèn)圖表 類型，可以通過以下方法來改變它:單擊 “圖表→圖表類型”命令，選擇一個你想作 為默認(rèn)值的圖表類型(它可以是標(biāo)準(zhǔn)類型或 自定義類型中的一種)，然后單擊“設(shè)置為 默認(rèn)圖表”按鈕，確認(rèn)即可。如果你需要創(chuàng) 建很多個同一類型的圖表，你就可以通過這 種改變默認(rèn)圖表類型的方法來提高你的效 率。 128. 快速轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表 你可以輕易轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作 表圖表，方法是:選擇你已創(chuàng)建的圖表，可 以看到 Excel 的“數(shù)據(jù)”菜單變?yōu)椤皥D表” 菜單，單擊“圖表→位置”命令，出現(xiàn)“圖 表位置”對話框，你可以在“作為新工作表 插入”和“作為其中的對象插入”兩者之 間作出選擇（圖 5），同時選擇一個工作表。 這樣，Excel 將刪除原來的圖表，以你選擇 的方式移動圖表到指定的工作表中。 129. 利用圖表工具欄快速設(shè)置圖表 通常，我們使用“圖表”菜單中的命令 來對圖表進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置。其實，我們可以 用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄中的任意位置，在出 現(xiàn)的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活 了圖表工具欄，我們看到其中包含了“圖表 對象”、“圖表區(qū)格式”、“圖表類型”、 “圖例”、“數(shù)據(jù)表”、“按行”、“按 列”、“順時針斜排’’和“逆時針斜排” 等按鈕（圖 6），當(dāng)然你還可以通過自定義 的方法將“默認(rèn)圖表”等其他一些制作圖 表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表 工具欄比使用“圖表”菜單更方便，而且速 度更快。 130. 快速選取圖表元素 圖表創(chuàng)建好以后，我們還需要對某些圖 表元素進(jìn)行編輯和格式化。圖表區(qū)包括整個 圖表和它的全部元素，當(dāng)你選取圖表區(qū)后， 你就可以看到 8 個黑色小方塊。要想調(diào)整單 個的圖表對象，首先必須選取該對象，然后 更改其屬性。通過把鼠標(biāo)指向某一特定圖表 對象來選取該對象，可能會很困難，特別是 在一個帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在 這種情況下，我們一般可以使用位于“圖 表”工具欄上左側(cè)的“圖表對象”下拉列 表，從該下拉列表中選取的任何項目，也就 等于在當(dāng)前圖表中選取了那個項目。 其實， 還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表 的任何一部分以后，你可以通過使用箭頭鍵 快速、連續(xù)地移向同一圖表中的其它部分。 使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的 圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連 續(xù)地選取圖表每一個可以選取的元素，包括 每一個數(shù)據(jù)系列中的單個數(shù)據(jù)點，以及圖例 中的彩色圖例符號和文本條目。 131. 通過一次按鍵創(chuàng)建一個 Excel 圖表 這是一個非常老套的 Excel 竅門。要 想使用鍵盤快速創(chuàng)建一個圖表，選擇你需要 繪制的數(shù)據(jù)并按下 F11 鍵。Excel 將自動為 你創(chuàng)建圖表。另外，在選好單元格后按下 “Alt+F1”，你將得到相同的結(jié)果。 132. 繪制平直直線 在 Excel 繪制直線時是不是很難？其 實， 在應(yīng)用直線繪制工具時， 只要按下 Shift 鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外， 按下 Shift 鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫巍?繪制 橢圓形即變?yōu)閳A形。一、 函數(shù)和公式編輯技巧 133. 巧用 IF 函數(shù)清除 Excel 工作表中的 0 有時引用的單元格區(qū)域內(nèi)沒有數(shù)據(jù)， Excel 仍然會計算出一個結(jié)果“0”， 這樣使 得報表非常不美觀，看起來也很別扭。怎樣 才能去掉這些無意義的“0”呢？利用 IF 函 數(shù)可以有效地解決這個問題。 IF 函數(shù)是使 用比較廣泛的一個函數(shù)，它可以對數(shù)值的公 式進(jìn)行條件檢測，對真假值進(jìn)行判斷，根據(jù) 邏輯測試的真假返回不同的結(jié)果。它的表達(dá) 式 為:IF(logical_test,value_if_true,valu e_if_false)，logical_test 表示計算結(jié)果 為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達(dá)式。例如 A1>=100 就是一個邏輯表達(dá)式， 如果 A1 單元 格中的值大于等于 100 時，表達(dá)式結(jié)果即為 TRUE， 否則結(jié)果為 FALSE;value_if_true 表 示當(dāng) logical_test 為真時返回的值，也可 是公式;value_if_false 表示當(dāng) logical_test 為假時返回的值或其他公式。 所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)， SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果 單元格 B1 到 C1 內(nèi)有數(shù)值，且求和為真時， 區(qū)域 B1 到 C1 中的數(shù)值將被進(jìn)行求和運算。 反之，單元格 B1 到 C1 內(nèi)沒有任何數(shù)值，求 和為假，那么存放計算結(jié)果的單元格顯示為 一個空白單元格。 134. 批量求和 對數(shù)字求和是經(jīng)常遇到的操作，除傳統(tǒng) 的輸入求和公式并復(fù)制外，對于連續(xù)區(qū)域求 和可以采取如下方法:假定求和的連續(xù)區(qū)域 為 m×n 的矩陣型，并且此區(qū)域的右邊一列 和下面一行為空白，用鼠標(biāo)將此區(qū)域選中并 包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同 時選中，單擊“常用”工具條上的“∑”圖 標(biāo)，則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自 動生成求和公式，并且系統(tǒng)能自動識別選中 區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會產(chǎn) 生錯誤。 135. 對相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 如果要將單元格 B2 至 B5 的數(shù)據(jù)之和 填入單元格 B6 中，操作如下:先選定單元格 B6，輸入“=”， 再雙擊常用工具欄中的求 和符號“∑”;接著用鼠標(biāo)單擊單元格 B2 并 一直拖曳至 B5，選中整個 B2～B5 區(qū)域，這 時在編輯欄和 B6 中可以看到公 “=sum(B2:B5)”，單擊編輯欄中的“√” （或按 Enter 鍵）確認(rèn)，公式即建立完畢。 此時如果在 B2 到 B5 的單元格中任意輸入數(shù) 據(jù)，它們的和立刻就會顯示在單元格 B6 中。 同樣的，如果要將單元格 B2 至 D2 的數(shù)據(jù)之 和填入單元格 E2 中，也是采用類似的操作， 但橫向操作時要注意:對建立公式的單元格 (該例中的 E2)一定要在“單元格格式”對 話框中的“水平對齊”中選擇“常規(guī)”方 式 , 這樣在單元格內(nèi)顯示的公式不會影響 到旁邊的單元格。 如果還要將 C2 至 C5、 D2 至 D5、 至 E5 的數(shù)據(jù)之和分別填入 C6、 E2 D6 和 E6 中，則可以采取簡捷的方法將公式復(fù) 制到 C6、D6 和 E6 中:先選取已建立了公式 的單元格 B6， 單擊常用工具欄中的“復(fù)制” 圖標(biāo)，再選中 C6 到 E6 這一區(qū)域，單擊“粘 貼”圖標(biāo)即可將 B6 中已建立的公式相對復(fù) 制到 C6、D6 和 E6 中。 136. 對不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 假如要將單元格 B2、C5 和 D4 中的數(shù)據(jù) 之和填入 E6 中，操作如下: 先選定單元格 E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和 符號“∑”;接著單擊單元格 B2，鍵入 “，”，單擊 C5，鍵入“，”，單擊 D4， 這時在編輯欄和 E6 中可以看到公式“=sum （B2，C5，D4）”，確認(rèn)后公式即建立完畢。 137. 利用公式來設(shè)置加權(quán)平均 加權(quán)平均在財務(wù)核算和統(tǒng)計工作中經(jīng) 常用到，并不是一項很復(fù)雜的計算，關(guān)鍵是 要理解加權(quán)平均值其實就是總量值（如金 額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是 簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到 的那個單位值。 Excel 中可設(shè)置公式解決 在 （其實就是一個除法算式），分母是各個量 值之和，分子是相應(yīng)的各個數(shù)量之和，它的 結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。 138. 自動求和 在老一些的 Excel 版本中，自動求和特 性雖然使用方便，但功能有限。在 Excel 2002 中， 自動求和按鈕被鏈接到一個更長的 公式列表，這些公式都可以添加到你的工作 表中。借助這個功能更強大的自動求和函 數(shù)，你可以快速計算所選中單元格的平均 值，在一組值中查找最小值或最大值以及更 多。使用方法是:單擊列號下邊要計算的單 元格，或者單擊行號右邊要計算的單元格， 單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭 頭，并單擊要用的公式，然后按 Enter。 139. 用記事本編輯公式 在工作表中編輯公式時，需要不斷查 看行列的坐標(biāo)，當(dāng)編輯的公式很長時，編輯 欄所占據(jù)的屏幕面積越來越大，正好將列坐 標(biāo)遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用 其它方法來編輯公式呢？ 打開記事本，在 里面編輯公式，屏幕位置、字體大小不受限 制，還有滾動條,其結(jié)果又是純文本格式， 可以在編輯后直接粘貼到對應(yīng)的單元格中 而勿需轉(zhuǎn)換，既方便，又避免了以上不足。 140. 防止編輯欄顯示公式 有時，你可能不希望讓其他用戶看到你 的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在 編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公 式，可按以下方法設(shè)置: 右擊要隱藏公式的 單元格區(qū)域，從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元 格格式”，單擊“保護(hù)”選項卡，選中“鎖 定”和“隱藏”（）。然后再單擊“工具→ 保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，選取“內(nèi)容”， 單擊“確定”以后，用戶將不能在編輯欄或 單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公 式。 141. 解決 SUM 函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制 Excel 中 SUM 函數(shù)的參數(shù)不得超過 30 個，假如我們需要用 SUM 函數(shù)計算 50 個單 元格 A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、 A96、A98、A100 的和，使用公式 SUM(A2， A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不 行的，Excel 會提示“太多參數(shù)”。其實， 我們只需使用雙組括號的 SUM 函 數(shù);SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98， A100))即可。 稍作變換即提高了由 SUM 函數(shù) 和其他擁有可變參數(shù)的函數(shù)的引用區(qū)域數(shù)。 142. 在絕對與相對單元引用之間切換 當(dāng)你在 Excel 中創(chuàng)建一個公式時，該公 式可以使用相對單元引用，即相對于公式所 在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引 用，引用特定位置上的單元。公式還可以混 合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$ 后跟符號表示，例如，$B$1 是對第一行 B 列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用 下面這個捷徑，你可以輕松地將行和列的引 用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。 操作方法是:選中包含公式的單元格，在公 式欄中選擇你想要改變的引用，按下 F4 切 換。 143. 快速查看所有工作表公式 只需一次簡單的鍵盤點擊，即可顯示 出工作表中的所有公式，包括 Excel 用來存 放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯 示單元格值或單元格公式之間來回切換，只 需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位于同一 鍵上。在絕大多數(shù)鍵盤上，該鍵位于“1” 鍵的左側(cè)）。 144. 實現(xiàn)條件顯示 統(tǒng)計學(xué)生成績時，希望輸入 60 以下的 分?jǐn)?shù)時，顯示為“不及格”;輸入 60 以上的 分?jǐn)?shù)時，顯示為“及格”。這樣的效果，不 妨稱之為“條件顯示”，用 IF 函數(shù)可以實 現(xiàn)。 假設(shè)分?jǐn)?shù)在 B3 單元格中，要將等級顯 示在 C3 單元格中。那么在 C3 單元格中輸入 以下公式實現(xiàn)不同的等級: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”) 分 “不及格”和“及格”2 個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及 格”，“優(yōu)秀”)) 分 3 個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及 格”，if(b3<90,“良好”，“優(yōu)秀”))) 分為 4 個等級 注意:符號為半角， 與括弧 IF 之間不能有空格，而且最多嵌套 7 層。一、 數(shù)據(jù)分析和管理技巧 145. 管理加載宏 Excel 包括各種特殊作用的加載宏， 它 們使用自定義的函數(shù)、向?qū)?、對話框和其?工具，擴充了工作表的基本功能。默認(rèn)情況 下，每個加載宏都配置為在第一次使用時安 裝，也就是說在第一次需要某個加載宏時， 都要找 Office 光盤安裝，這是非常麻煩的 事。為了避免這種情況，你可以一次性將以 后可能需要的加載宏安裝，或者全部安裝它 們。單擊“工具→加載宏”，出現(xiàn)“加載 宏”對話框，選擇可能對你有用的加載宏， 如“分析工具庫”、“規(guī)劃求解”、“條件 求和向?qū)А钡龋瑔螕簟按_定”，Excel 會提 示所選加載宏尚沒有安裝，詢問是否現(xiàn)在安 裝，選擇“是”，然后插入 Office 安裝光 盤完成安裝。 不要在每次啟動 Excel 時加 載每個加載宏，因為這樣將減慢啟動過程， 而且每個加載宏都占用了大量的內(nèi)存。建議 你將“自動保存”加載，井設(shè)置適當(dāng)?shù)摹白?動保存時間間隔”，這樣在 Excel 使用過程 中能自動創(chuàng)建備份文件，避免了掉電時丟失 尚未保存的文件內(nèi)容。 146. 在工作表之間使用超級連接 首先需要在被引用的其他工作表中相 應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插 入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以 先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到 文件或 URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路 徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè) 置欄中輸入相應(yīng)的書簽名，也可以通過“瀏 覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使 用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文 本的任意位置， 即可實現(xiàn) Excel 自動打開目 標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處。 147. 快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù) 你可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工 作簿數(shù)據(jù)的鏈接: 1.打開 Internet 上含有 需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù) 據(jù)，然后單擊“編輯→復(fù)制”命令; 2.打開 需要創(chuàng)建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數(shù) 據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格; 3.單擊 “編輯→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘 貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即 可。 若你想在創(chuàng)建鏈接時不打開 Internet 工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后 鍵入(=)和 URL 地址及工作簿位置， 如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。 148. 跨表操作數(shù)據(jù) 設(shè)有名稱為 Sheet1、 Sheet2 和 Sheet3 的 3 張工作表， 現(xiàn)要用 Sheet1 的 D8 單元格 的內(nèi)容乘以 40％， 再加上 Sheet2 的 B8 單元 格內(nèi)容乘以 60％作為 Sheet3 的 A8 單元格的 內(nèi)容， 則應(yīng)該在 Sheet3 的 A8 單元格輸入以 下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊ 60％。 149. 查看 Excel 中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù) 在 Excel 中，若要將距離較遠(yuǎn)的兩列 數(shù)據(jù)(如 A 列與 Z 列)進(jìn)行對比，只能不停地 移動表格窗內(nèi)的水平滾動條來分別查看，這 樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面 這個小技巧，你可以將一個數(shù)據(jù)表“變”成 兩個，讓相距較遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)同屏顯示。 把鼠 標(biāo)指針移到工作表底部水平滾動條右側(cè)的 小塊上，鼠標(biāo)指針便會變成一個雙向的光 標(biāo)。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會 發(fā)現(xiàn)整個工作表被一分為二，出現(xiàn)了兩個數(shù) 據(jù)框，而其中的都是當(dāng)前工作表內(nèi)的內(nèi)容。 這樣你便可以讓一個數(shù)據(jù)框中顯示 A 列數(shù) 據(jù)，另一個數(shù)據(jù)框中顯示 Z 列數(shù)據(jù)，從而可 以進(jìn)行輕松的比較。 150. 大賽獲獎作品） 如何消除縮位后的計算誤差（微軟 Office 技巧 有時我們輸入的數(shù)字是小數(shù)點后兩位 數(shù)，但是在精度要求上只要一位，縮位后顯 示沒問題，但其計算結(jié)果卻是有誤差的。解 決方法是:單擊“工具→選項→重新計 算”，選中“以顯示值為準(zhǔn)”（），這樣計 算結(jié)果就沒有誤差了。 事實上并不是計算 上有誤差，而是顯示設(shè)置的四舍五入。采用 本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問 題，但同時會改變數(shù)值的精度，在使用前 Excel 會給你一個警告。 151. 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算 如果某 Excel 工作表中有大量數(shù)字格式 的數(shù)據(jù)，并且你希望將所有數(shù)字取負(fù)，請使 用選擇性粘貼命令，操作方法如下: 在一個 空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并 點擊“編輯→復(fù)制”命令，選擇目標(biāo)單元 格。點擊“編輯→選擇性粘貼”命令，選中 粘貼欄下的數(shù)值和運算欄下的乘，點擊“確 定”， 所有數(shù)字將與-1 相乘。 你也可以使用 該方法將單元格中的數(shù)值縮小 1000 或更大 倍數(shù)。 152. Web 查詢 保持 Excel 工作表總是最新 Web 頁上 經(jīng)常包含適合在 Excel 中進(jìn)行分析的信息， 例如， 可以在 Excel 中使用直接從 Web 頁上 獲取的信息分析股票報價。但如果你需要經(jīng) 常更新信息就必須借助 Web 頁上的最新信 息。現(xiàn)在 Excel 2002 可以用可刷新 Web 查 詢簡化這個任務(wù)來創(chuàng)建新的可刷新 Web 查 詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢數(shù)據(jù) 的 Web 頁， 把數(shù)據(jù)復(fù)制并粘貼到 Excel 工作 表中。在粘貼的數(shù)據(jù)下方將出現(xiàn)一個粘貼選 項智能標(biāo)記，單擊粘貼選項智能標(biāo)記右邊的 箭頭，再單擊創(chuàng)建可刷新的 Web 查詢，在新 建 Web 查詢對話框中，點擊你想要查詢的數(shù) 據(jù)表前面的黃色箭頭， 單擊導(dǎo)入。 在 Excel 中可以手動或自動刷新這個數(shù)據(jù)。手動刷新 方法如下:在外部數(shù)據(jù)工具欄上，單擊數(shù)據(jù) 區(qū)域?qū)傩园粹o，在刷新控制下面選中你想要 的選項的復(fù)選框。 注意:當(dāng)你從 Web 站點獲 取數(shù)據(jù)時，可能會丟失一些格式或內(nèi)容，像 腳本、gif 圖像或單個單元中的數(shù)據(jù)列表。 153. 在 Excel 中進(jìn)行快速計算 查看一系列單元格的最大值的操作方 法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選 單元格的總和顯示在狀態(tài)欄中。狀態(tài)欄就是 工作表窗口下方的水平區(qū)域。如果沒有出現(xiàn) 狀態(tài)欄，單擊視圖菜單中的狀態(tài)欄，鼠標(biāo)右 擊狀態(tài)欄，然后單擊最大值，現(xiàn)在你就可以 在狀態(tài)欄中看到最大值了。該方法可以計算 選定單元格的平均值、 總和、 最小值。 此外， 你還可使用該方法計算包含數(shù)字的單元格 的數(shù)量（選擇計數(shù)值），或者計算已填充單 元格的數(shù)量（選擇計數(shù)）。 154. 自動篩選前 10 個 有時你可能想對數(shù)值字段使用自動篩 選來顯示數(shù)據(jù)清單里的前 n 個最大值或最小 值，解決的方法是使用“前 10 個”自動篩 選。當(dāng)你在自動篩選的數(shù)值字段下拉列表中 選擇“前 10 個”選項時，將出現(xiàn)“自動篩 選前 10 個”對話框，這里所謂“前 10 個” 是一個一般術(shù)語，并不僅局限于前 10 個， 你可以選擇最大或最小和定義任意的數(shù)字， 比如根據(jù)需要選擇 8 個、12 個等。 155. 大賽獲獎作品） 同時進(jìn)行多個單元格的運算（微軟 Office 技巧 如果我們現(xiàn)在有多個單元格的數(shù)據(jù)要 和一個數(shù)據(jù)進(jìn)行加減乘除運算，那么一個一 個運算顯然比較麻煩，其實利用“選擇性粘 貼”功能就可以實現(xiàn)同時運算。下面我們一 起來看一個實例。 我們要將 C1、C4、C5、 D3、E11 單元格數(shù)據(jù)都加上 25，那么可以這 樣做:首先在一個空白的單元格中輸入 25， 選中這個單元格后點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù) 制”。然后按住 Ctrl 鍵依次點擊 C1、C4、 C5、D3、E11 單元格，將這些單元格選中。 接下來點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”， 在“選擇性粘貼”對話框中勾選“運算” 框內(nèi)的“加”選項，點擊“確定”?，F(xiàn)在我 們可以看到，這些單元格中的數(shù)據(jù)都同時被 加上了 25。 156. 讓 Excel 出現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)提示 Excel 除了可以對單元格或單元格區(qū) 域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性條件并進(jìn)行檢查外，還可 以在用戶選擇單元格或單元格區(qū)域時顯示 幫助性“輸入信息”，也可以在用戶輸入了 非法數(shù)據(jù)時提示“錯誤警告”。 選取單元 格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命 令，單擊“輸入信息”選項卡，選定“選定 單元格時顯示輸入信息”復(fù)選框，輸入標(biāo) 題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應(yīng) 輸入負(fù)數(shù)！”（），單擊“確定”按鈕。此 后，再選定那些單元格或單元格區(qū)域時， Excel 將自動提示上述信息。 另外， 你還可 以對設(shè)置了有效性條件檢查的單元格或單 元格區(qū)域，再設(shè)置“出錯警告”信息，方法 是:選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù) →有效性”命令，單擊“出錯警告”選項 卡，選定“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告” 復(fù)選框 ， （） 選擇警告樣式， 輸入標(biāo)題如“警 告”， 輸入出錯信息如“不能輸入正數(shù)！ ”， 然后單擊“確定”按鈕即可。此后，如果你 在指定的單元格中輸入了正數(shù)，Excel 將警 告你“不能輸入正數(shù)!” 157. 用“超級連接”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件 用超級鏈接在各個位置之間跳轉(zhuǎn)十分 方便，若你要切換到其它文件，只需用鼠標(biāo) 指向帶有下劃線的藍(lán)色超級鏈接文件，然后 單擊鼠標(biāo)即可跳轉(zhuǎn)到超級鏈接所指向的子 位置上去，看完后若要返回，只需單擊 “Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。一、 設(shè)置技巧 158. 定制菜單命令 你可以根據(jù)自己的要求來定制選項菜 單。首先單擊“工具→自定義”命令，打開 其中的“命令”選項卡（），在左側(cè)的“類 別”窗口中選擇欲增刪的菜單類別。如果是 增加菜單命令，你只需在右側(cè)的“命令”格 內(nèi)進(jìn)行選擇，將其拖至對應(yīng)的菜單項，菜單 自動打開并出現(xiàn)一黑線后，將其插入黑線指 示的位置，在空白處單擊鼠標(biāo)左鍵即可。如 果是刪除菜單命令，只須打開菜單選中需要 刪除的命令，按下鼠標(biāo)左鍵將它拖至圖中的 “命令”格中即可。也可在該示意圖打開的 情況下，打開菜單單擊右鍵，選中“刪除” 命令即可。 159. 設(shè)置菜單分隔線 Excel 工具欄按鈕之間有分隔線， 如果 你喜歡，也可以在菜單中的命令之間添加分 隔線。方法是:按住 Alt 鍵后拖動菜單。如 果拖動方向為增大菜單間距，則自動在中間 添加分隔線;如果拖動方向為減小菜單間 距，則自動去掉中間的分隔線。 160. 備份自定義工具欄 在 C:＼Windows＼Application Data ＼Microsoft＼Excel 文件夾中有個 Excel10． xlb 文件， 這個文件保存了你的自 定義工具欄和其他屏幕位置上每一個可見 的工具欄信息。所以，建議你將工具欄設(shè)置 好后，為 Excell0．xlb 文件作拷貝，起個 不同的名字，以備隨時載入，恢復(fù)你的工具 欄。 161. 共享自定義工具欄 如果你建立了一個自定義工具欄并希 望和其他人一起分享的話，你可以將它“附 加”到一個工作簿中。單擊“工具→自定義 →工具欄”，選擇你的自定義工具欄，單擊 “附加”按鈕（），出現(xiàn)“附加工具欄”對 話框，單擊“復(fù)制”按鈕，即可將工具欄添 加到一個工作簿中。 162. 使用單文檔界面快速切換工作簿 Excel 2002 采用了單文檔界面，每打 開一個工作簿，都會在任務(wù)欄中顯示出來。 因此，你可以通過單擊任務(wù)欄上的名稱來快 速切換工作簿，而不必在“窗口”菜單中選 擇打開的工作簿名稱。 如果你的 Excel 2002 沒有此項功能，可按以下方法設(shè)置:單擊 “工具→選項”命令，單擊“視圖”選項 卡，選中“任務(wù)欄中的窗口”復(fù)選框（）， 單擊“確定”按鈕即可。 163. 自定義工具欄按鈕 單擊“工具→自定義”命令，打開“自 定義”對話框使 Excel 處于自定義模式，這 時你可以用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄上的按鈕 圖標(biāo)，彈出快捷菜單，利用這個快捷萊單， 我們可以完成好多自定義工作。 1.使用 “命名”改變工具按鈕的名稱; 2.使用“復(fù) 制按鈕圖像”可以將按鈕的圖標(biāo)復(fù)制到剪 貼板中，然后插入到文本或表格中、或者粘 貼到另一個按鈕上; 3.使用“編輯按鈕圖 像”來調(diào)用按鈕編 。