第一部分，詢問報(bào)價(jià)及接單注意事項(xiàng)
一， 詢價(jià) 向船東提供目的港口有的港口會(huì)有多個(gè)碼頭則一定要說明）、柜型、貨物名稱（普通、危險(xiǎn)品、凍貨、食品、特殊貨物等等）以及詢問運(yùn)價(jià)所包含的內(nèi)容（有無含ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS等等）以及船期、航程和是否中轉(zhuǎn)
二， 報(bào)價(jià) 了解運(yùn)價(jià)在市場(chǎng)上有無優(yōu)勢(shì)以及客人對(duì)市場(chǎng)的了解程度）及艙位情況（特別是旺季），報(bào)價(jià)時(shí)首推公司優(yōu)勢(shì)航線；運(yùn)費(fèi)做PREPAID還是COLLECT（有些船東不接受COLLECT）； 2). 內(nèi)陸港口中轉(zhuǎn)費(fèi)要先落實(shí)好后再報(bào)價(jià)，特別是有些中轉(zhuǎn)港的DTHC或其它費(fèi)用需由SHIPPER支付的；美國(guó)及加拿大港口特別注意貨名、貨重及報(bào)價(jià)中有無含DDC/BAF/AMS等等；3). 公司有特價(jià)航線及主推航線時(shí)，要及時(shí)主動(dòng)打電話給客戶通知價(jià)格；發(fā)E-MAIL或傳真報(bào)價(jià)不要注明船公司名稱，只能用電話說明； 4). 如客戶需要到付運(yùn)費(fèi)，要注意我司是否在目的港有代理，報(bào)價(jià)要含手續(xù)費(fèi)； 5). 注意所報(bào)運(yùn)價(jià)的構(gòu)成（全包價(jià)還是ORC、BAF、報(bào)關(guān)、碼頭、拖車等費(fèi)用分列開來）以及利潤(rùn)是否符合公司要求等
三. 接單、審單、寫（業(yè)務(wù)）單及錄電腦
1). 客戶接受報(bào)價(jià)后無論使用客戶委托單或我司委托單格式，都要注意審核：托運(yùn)人、起運(yùn)港、目的港、柜型、柜量、貨名、毛重、體積、運(yùn)價(jià)、運(yùn)輸條款、所配船東、提單類型、最后裝船期限、客戶特殊要求或注意事項(xiàng)等，還有是否有加蓋公章或簽名，新客戶還要留下聯(lián)系電話；
2). 有些特殊港口，如中東港口是否有船證要求，同時(shí)亦應(yīng)詢問客戶是否要根據(jù)信用證初單，信用證有無特殊要求等，如有，要提前傳真與船東確認(rèn)；
3). 確認(rèn)有否艙位，如暴艙要及時(shí)告知客戶，并給客戶其它航線建議； 4). 寫單：即填寫業(yè)務(wù)聯(lián)系單，共三聯(lián)，貨主（四字簡(jiǎn)稱）、應(yīng)收應(yīng)付金額、預(yù)（倒）付、代理使用等。填寫業(yè)務(wù)單要求字跡清楚工整，運(yùn)價(jià)填寫準(zhǔn)確，運(yùn)費(fèi)預(yù) /到付清晰；如做到付哪些費(fèi)用需預(yù)付，哪些需到付要清楚；利潤(rùn)是否合乎公司要求；如客戶有特殊要求一定注明（并蓋上醒目的“特別注意事項(xiàng)”章）提醒操作注意；
5). 登本：即把工作號(hào)及其它信息登記上大本，分廣州出運(yùn)和深圳出運(yùn)；如果深圳出運(yùn)還需寫上相應(yīng)的深圳單號(hào)（由深圳總部提供）；
6). 錄入電腦：即錄客戶托運(yùn)單，如果是老客戶，則一定用回原名，如果是新客戶，增加時(shí)一定要填寫完整資料，如公司名稱、電話、傳真、聯(lián)系人、地址、所屬部門（或業(yè)務(wù)員）；錄完保存后有一工作號(hào)自動(dòng)跳出；如果是深圳出運(yùn)在參考號(hào)一欄加上深圳單號(hào)（從大本上獲?。?；
7). 交單：即交單給操作部并向其交待客戶特別事項(xiàng)，必要時(shí)應(yīng)跟蹤操作是否已按特別要求做；
8). 錄入計(jì)費(fèi)及審核：即在操作完成后（柜子做完，報(bào)關(guān)也通過，操作部已錄完訂艙資料，提單類型也基本確定后），操作部將業(yè)務(wù)單中的第二聯(lián)與第三聯(lián)（即紅聯(lián)與藍(lán)聯(lián)）返回市場(chǎng)部，錄入FMS中的計(jì)費(fèi)，這一項(xiàng)一定要準(zhǔn)確無誤，因?yàn)樯婕暗綉?yīng)收應(yīng)付對(duì)象、金額、幣種等，一有差錯(cuò)就會(huì)影響到財(cái)務(wù)部付款；審核即審應(yīng)付費(fèi)用的海運(yùn)費(fèi)有無變動(dòng)、船東有無更改、柜量（型）有無增減、操作途中產(chǎn)生的雜項(xiàng)費(fèi)（查貨、換證、植檢等）有無向客戶收回。
第二部分 操作訂艙注意事項(xiàng)
一，訂艙
1). 接到市場(chǎng)部轉(zhuǎn)來的委托資料及業(yè)務(wù)聯(lián)系單后必需先審核業(yè)務(wù)單與客戶委托單要求是否 一致，資料是否齊全，訂艙前務(wù)必仔細(xì)閱讀客戶的委托單，審核貨物是否危險(xiǎn)品，重量及尺碼是否適用客戶要求的柜型，特別注意客戶的特殊要求（如船證、信用證、船期、 啟運(yùn)碼頭、免艙期或裝載要求等），如果是特殊貨物應(yīng)先向客戶查詢清楚貨物的特性（如 超重貨、食品，冷藏貨，危險(xiǎn)品等），致電船公司落實(shí)貨物托運(yùn)可否接受，如可行，則 填寫訂艙委托書向船公司訂艙，并要注明有關(guān)特別事項(xiàng)，如船公司不接受，則注明原因退回市場(chǎng)部；
2). 注意船公司是否接受貨代單或做電放等，所使用的代理是否經(jīng)代理操作確認(rèn)；所有業(yè)務(wù)單必須有市場(chǎng)部人員簽字才有效，否則不給以訂艙；對(duì)于急單，如果直接電告操作部訂艙，須經(jīng)市場(chǎng)部人員確認(rèn)允許，但應(yīng)盡快補(bǔ)上業(yè)務(wù)單；
3). 黃埔地區(qū)的訂艙原則是在一個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)及時(shí)向船公司索要訂艙確認(rèn)書或放柜紙，如遇船公司艙位緊張應(yīng)及時(shí)反饋給市場(chǎng)部，以便與客人協(xié)商改作其他安排；深圳地區(qū)的訂艙應(yīng)考慮到船公司的開艙日期以及客人擬定的拖柜時(shí)間來催促深圳公司向船公司索要放 柜紙，如遇艙位緊張的情況盡快反饋給市場(chǎng)部作新的安排；
4). 在收到船公司的放柜紙后，應(yīng)將放柜紙上所預(yù)定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期等資料與客人的原始訂艙單一一核對(duì)，在確認(rèn)完全準(zhǔn)確后方可進(jìn)行后續(xù)操作，如發(fā)現(xiàn)放柜紙資料有誤，則應(yīng)馬上以書面形式通知船公司更改并要求其提供新的放柜紙，直至完全正確為止；若向同行訂艙，S/O傳給客人時(shí)注意抹掉同行的電話及傳真，以免泄漏；
5). 客戶的任何要求及保證，應(yīng)有書面文字及蓋章，以免日后爭(zhēng)議無憑據(jù)
二，貨物進(jìn)場(chǎng)
1. 客戶自拖自報(bào)
A). 從深圳出運(yùn)的自拖自報(bào)客戶，我司應(yīng)將放柜紙及時(shí)傳給客人，并電話落實(shí)客戶已收到，明確告知客戶船公司的開艙，截重，截放行條時(shí)間及要求；并落實(shí)客人的做柜時(shí)間以及做柜的情況，必須落實(shí)重柜已經(jīng)回場(chǎng)以及已經(jīng)放行，并將相應(yīng)的柜號(hào)通知深圳的操作部。如遇客人取消訂艙的，務(wù)必盡快將消息通知深圳操作部，以便確保艙位充分利用；
B). 從黃埔地區(qū)出運(yùn)的自拖自報(bào)客戶，我司應(yīng)將放柜紙及時(shí)傳給客人，并電話落實(shí)客戶已收到，明確告知客戶黃埔地區(qū)的駁船船期，要求客人盡快提供貨物的中文貨名、柜號(hào)，以及分柜的裝貨情況（毛重，件數(shù)），并將該資料提供給船公司，以便向船公司索要黃埔的頭程船名、航次、相關(guān)的船舶編碼、以及運(yùn)輸方式（國(guó)際中轉(zhuǎn)、國(guó)內(nèi)中轉(zhuǎn)、來往港澳、小型船舶運(yùn)輸）、截單時(shí)間和地點(diǎn)等并將相關(guān)資料盡快告知客戶，以便客戶自行安排報(bào)關(guān)。跟緊客戶自行報(bào)關(guān)的情況，落實(shí)客戶的貨物已放行并能順利裝船；如遇到駁船名更改的情況，必須及時(shí)書面通知客戶更改，并電話落實(shí)客戶已收到通知，同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況向責(zé)任方收回改船名費(fèi)用。
2. 我司代拖車 ------包拖
A). 代拖車必須選擇與我司簽約的車隊(duì)，如果有特別原因使用其它車隊(duì)的，應(yīng)向操作部經(jīng)理說明并得到同意才可使用，并由操作部聯(lián)系安排，公司統(tǒng)一支付運(yùn)費(fèi)；
). 首先要落實(shí)船公司的開艙及截重日期的要求，將具體情況告知客戶；要求客戶傳委托拖車的要求單（一般包含在客戶的訂艙單中），明確拖柜的具體地點(diǎn)、時(shí)間、聯(lián)系人、電話和是否需要提貨單，是否轉(zhuǎn)關(guān)等資料，如與船公司的規(guī)定時(shí)間有沖突應(yīng)盡快通知客人，以便客人做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；
C). 填寫拖車作業(yè)委托書，注意是否轉(zhuǎn)關(guān)還是一般貿(mào)易，并標(biāo)明客人的要求，將船公司的放柜紙以及拖車作業(yè)委托書傳給拖車行，并電話落實(shí)車行已收妥。重要的注意事項(xiàng)必須逐一解釋清楚，以便車隊(duì)能順利執(zhí)行；在轉(zhuǎn)關(guān)的情況下，要明確告知車隊(duì)封關(guān)地點(diǎn)，以便車隊(duì)根據(jù)當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)要求派車；
D). 裝柜當(dāng)天應(yīng)將車隊(duì)提供的柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)的聯(lián)系方式通知客人，以便客人了解代拖車的實(shí)際進(jìn)行情況。監(jiān)督車隊(duì)的拖裝情況，有問題要盡快處理，落實(shí)貨柜已安全返回指定的碼頭。將重柜進(jìn)場(chǎng)紙?zhí)峁┙o負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)的有關(guān)單位。（蛇口出口的貨物僅提供重柜進(jìn)場(chǎng)紙的復(fù)印件，鹽田出口的貨物必須提供重柜進(jìn)場(chǎng)紙的正本，黃埔出口的貨物僅需提供正確的柜號(hào)）。
3. 碼頭內(nèi)裝
A). 如果客人要求我司安排代裝箱的，應(yīng)該在訂艙時(shí)聲明，要在訂艙之前與客人落實(shí)出運(yùn)碼頭，以便安排客人的貨物進(jìn)入相應(yīng)的倉庫裝箱。訂艙同期應(yīng)該與客人落實(shí)送貨時(shí)間、貨名、數(shù)量、重量等，如有可能可要求客人提供貨物的裝箱單資料。另外應(yīng)將進(jìn)倉的地圖及時(shí)傳給客人，并電話落實(shí)客戶已知悉倉庫的聯(lián)系方式，客戶送貨的單號(hào)。另外，如客人對(duì)裝柜有特殊要求要客人傳書面確認(rèn)。尤其所裝貨物超過一個(gè)貨柜的，一定要客戶傳裝柜要求，對(duì)裝箱數(shù)量，型號(hào)，先裝，后裝，貨物可否擠壓的均需明確；
B). 在拿到船公司的放柜紙后，根據(jù)船公司的開倉以及截倉時(shí)間，將放柜紙連同裝箱要求，裝箱委托書，貨物明細(xì)資料，貨物入倉號(hào)等一并傳真給倉庫，應(yīng)電話聯(lián)系倉庫講解裝箱的要求，確認(rèn)倉庫明了各項(xiàng)要求并執(zhí)行。在裝箱過程中應(yīng)與倉庫保持聯(lián)系，如有問題應(yīng)盡快聯(lián)系,
C). 裝箱完畢后，應(yīng)盡快核對(duì)由此產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，若有額外費(fèi)用應(yīng)盡快告知客戶確認(rèn)和落實(shí)相關(guān)的費(fèi)用。應(yīng)盡快告知客戶柜號(hào)，貨柜還場(chǎng)以后，重柜進(jìn)場(chǎng)紙應(yīng)參照我司代拖車的第D項(xiàng)進(jìn)行操作；
E). 裝箱的實(shí)際件數(shù)要告知相應(yīng)的文件，文件要嚴(yán)格按照此數(shù)量簽發(fā)提單給客戶。
三，報(bào)關(guān)工作
1). 如有訂艙客戶委托我司代報(bào)關(guān)的，應(yīng)在接受訂艙單后將《海關(guān)報(bào)關(guān)要求》的通知傳給客戶，并電話告知客戶按通知上面的要求來準(zhǔn)備報(bào)關(guān)資料；
2). 當(dāng)客戶將報(bào)關(guān)資料送至我司或送至我司指定的報(bào)關(guān)行，應(yīng)先審核報(bào)關(guān)資料是否齊全，如有任何錯(cuò)漏應(yīng)及時(shí)通知客戶更換，并予以落實(shí)，以免延誤。審核完畢應(yīng)將報(bào)關(guān)資料交給報(bào)關(guān)行；
3). 傳報(bào)關(guān)委托書給報(bào)關(guān)行，落實(shí)報(bào)關(guān)行已經(jīng)清楚報(bào)關(guān)的各項(xiàng)要求及相關(guān)的船名、航次、柜號(hào)、單號(hào)、截收放行條時(shí)間等，并保持與報(bào)關(guān)行聯(lián)絡(luò)，以確認(rèn)報(bào)關(guān)過程順利進(jìn)行，如遇特殊問題應(yīng)盡快聯(lián)系客戶，以便妥善解決。
4). 報(bào)關(guān)放行后應(yīng)確認(rèn)放行條已經(jīng)交到指定的船公司或者船公司代理，并將報(bào)關(guān)放行的結(jié)果通知客戶。
5). 報(bào)關(guān)完畢后，操作人員應(yīng)填好業(yè)務(wù)聯(lián)系單，核對(duì)好相關(guān)資料，并將資料輸入FMS系統(tǒng)，將單證交給文件，并告知文件在核對(duì)提單時(shí)應(yīng)注意的具體事項(xiàng)。如遇對(duì)單過程中客人有特殊要求，操作人員要協(xié)助文件解決。
注意事項(xiàng)以及要點(diǎn)
為保證貴司貨物順利通關(guān)，望各客戶注意以下事項(xiàng)：
報(bào)關(guān)基本文件：
1．無炭復(fù)寫報(bào)關(guān)單一式兩份，需蓋報(bào)關(guān)專用章；
2．代理報(bào)關(guān)委托書一份，需蓋公章；（黃埔舊港，羅沖圍，廣州內(nèi)港以及深圳鹽田的請(qǐng)使用代理報(bào)關(guān)委托書； 黃埔新港請(qǐng)使用代理報(bào)關(guān)及運(yùn)輸委托書；蛇口地區(qū)請(qǐng)使用蛇口代理報(bào)關(guān)委托書）
3．裝箱單一式兩份，需蓋單證專用章；
4．發(fā)票一式兩份，需蓋發(fā)票專用章；
5．合同一份，需蓋正本公章或正本合同專用章；
6．核銷單，需蓋公章，不可以涂改；
7．如有商檢換證的，黃埔地區(qū)出運(yùn)的請(qǐng)?zhí)峁┐砩陥?bào)檢驗(yàn)檢疫委托書；如在羅沖圍、石牌、廣州內(nèi)港、深圳地區(qū)出運(yùn)的請(qǐng)?zhí)峁﹫?bào)檢委托書，需蓋公章。
注意事項(xiàng)：
1. 所有報(bào)關(guān)單證要清晰，不能涂改；
2. 貴司所有出口貨物的外包裝上必需標(biāo)明箱號(hào)并注明于裝箱單上，否則海關(guān)將不接受報(bào)關(guān)；
3. 貴司出口的商品如有牌子，請(qǐng)注明于報(bào)關(guān)單上，（例如：剪刀，小刀，電池等）；另外要注明貨物的生產(chǎn)廠家。
4. 若是外省的報(bào)關(guān)單證，請(qǐng)注意是否有在廣州海關(guān)/黃埔海關(guān)/深圳海關(guān) 注冊(cè)或年審；
5. 八位數(shù)商品編碼（H.S.編碼）認(rèn)定必須準(zhǔn)確。
6. 凡三資企業(yè)，報(bào)關(guān)時(shí)需提供《中華人民共和國(guó)臺(tái)港澳僑投資企業(yè)批準(zhǔn)證書》的復(fù)印件以及企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件；
7. 為保障貴司利益，貴司在提供報(bào)關(guān)單證給我司時(shí)，必須將所有資料填好，如需我司代填而產(chǎn)生的一切責(zé)任及后果，我司概不負(fù)責(zé)。配送、特殊單證要求：
1. 當(dāng)出口的貨物需商檢或植檢時(shí)，請(qǐng)先與我司市場(chǎng)部查詢，落實(shí)是否可行后再訂艙；
2. 當(dāng)出口的貨物為整套機(jī)械時(shí)，需提供彩圖及中文說明書； 3. 當(dāng)出口的貨物為軸承或帶發(fā)動(dòng)機(jī)的商品時(shí)，合同蓋正本的機(jī)電商會(huì)章4. 如需出口到香港的紡織品需提供香港入口許可證； 5. 如有動(dòng)物皮毛所制成的商品，需提供非瀕危證明。
第三部分 文件對(duì)單審單注意事項(xiàng)一，對(duì)單程序
1). 與客戶對(duì)毛單應(yīng)在船開前完成。如客戶在船開當(dāng)天甚至船開后幾天才補(bǔ)料，應(yīng)不再和客戶來回對(duì)毛單，而是先將補(bǔ)料傳給船東，同時(shí)抄送一份給客戶。當(dāng)然，出華展單的情況除外。且只有出華展單的情況才可以用我華展單的格式單與客戶對(duì)毛單，否則一律用PML-1（核對(duì)）此格式傳給客戶核對(duì)2). 特別是配“廣州中海”走集司的貨物，一定要在頭程截關(guān)當(dāng)天補(bǔ)料3). 對(duì)單過程記得標(biāo)注詳細(xì)時(shí)間，要詳細(xì)到幾號(hào)幾時(shí)幾分（如02/7-12：30），方便審核客戶的對(duì)單速度及提供的單證的準(zhǔn)確性4). 對(duì)單過程中嚴(yán)禁機(jī)械地將船東B/L來回傳送，而是要發(fā)揮對(duì)毛單的作用，先自行核對(duì)修改，待基本與毛單一致后再傳給客戶做最后確認(rèn)?？蛻舻拇_認(rèn)件還要再檢查一次是否有疏漏之處；
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