國土資源所檔案記錄了國土所從事國土資源管理活動全過程，包括重要的土地資源信息，管好用好國土檔案資料，對提高基層國土資源管理水平，更好地服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)和推動社會發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實意義。經(jīng)過多年努力，國土所檔案管理已經(jīng)有了一定基礎(chǔ)，但還有許多需要改進的地方。
存在的問題
檔案資料的收集缺乏完整性、系統(tǒng)性，案卷質(zhì)量不高。就目前而言，國土所檔案員多為兼職，一些工作人員檔案管理意識淡薄，對檔案工作重視程度不夠，只注重把本職工作干好，而對工作中形成的資料不注意收集、整理和保管，檔案資料不齊全，缺乏完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，這些現(xiàn)象在國土所很常見。國土資源管理工作本身具有政策性、法律性強、業(yè)務(wù)要求高的特點，形成的檔案資料也有相應(yīng)的特點。例如，一套完整的建房檔案，必須包括查勘記錄、審核報批表、定樁放線單、竣工驗收單、違章查處意見等材料。有的所雖然這些工作本身完成得很好，但在資料歸檔時不是少了查勘記錄，就是缺了放線單，這就影響了建房檔案組卷的完整性、規(guī)范性，也為日后查閱檔案、調(diào)處糾紛等留下了隱患。
在檔案收集中注重紅頭文件等綜合性文檔的收集保管，忽視能反映國土所自身工作特色資料的形成。紅頭文件是各級政府和業(yè)務(wù)主管部門指導(dǎo)國土所工作的一個重要途徑和方式，收集保管好這些文件自然是“業(yè)內(nèi)之務(wù)”，但有些國土所只注重紅頭文件的收集，而對平時工作中形成的特色資料不太重視。例如，綜合性文檔中每年本所的工作計劃、總結(jié)、簽訂的目標責(zé)任狀、所務(wù)會記錄、工作人員的工作小結(jié)等，不太注重收集。在業(yè)務(wù)方面，土地調(diào)查統(tǒng)計、違法用地查處、土地復(fù)墾整理、項目用地報批等工作往往不是一帆風(fēng)順能做好的，會遇到不少困難和挫折，在這個過程中有許多教訓(xùn)值得總結(jié)，也有經(jīng)驗可以借鑒推廣，這也是基層國土資源管理工作新思路、新方法形成的一個契機，這些形成檔案資料后，其保存和利用價值很高，但在國土所實際歸檔材料中，形成資料的太少了，很大程度上影響了國土所工作創(chuàng)新成果的積累。
國土所檔案設(shè)施陳舊，設(shè)備更新少。目前，很多地方的國土所檔案室仍然非常簡陋，檔案室達不到規(guī)范的“七防”要求，在高溫梅雨季節(jié)無法降溫除濕，容易造成已歸檔材料褪色或霉變。另外，很多國土所缺乏必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，未能實現(xiàn)檔案管理信息化，給查找利用檔案資料帶來很多不便。
檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，服務(wù)意識不強。通常國土所檔案管理員都是兼職的，缺少檔案管理的專業(yè)知識，影響了國土所檔案資料的收集、整理和利用。另外，由于對檔案工作缺乏了解，在很多人印象中，檔案工作就等于資料的收集保管，檔案管理人員保管意識強，而服務(wù)意識較弱，不符合新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展和國土資源管理創(chuàng)新的要求。
對策和建議
為了提高國土所檔案管理工作水平，使其能更好地適應(yīng)時代發(fā)展，更好地服務(wù)于社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)，筆者認為，需要從以下幾個方面加強國土所檔案管理工作：
提高國土所全體工作人員的檔案意識。首先，國土所負責(zé)人要把檔案工作作為一項重要的基礎(chǔ)性工作來抓，并要求全體人員都來重視國土檔案資料的形成、收集和保管。只有這樣，檔案工作才能與業(yè)務(wù)工作同步進行。其次，開展檔案管理知識培訓(xùn)，組織大家學(xué)習(xí) 《檔案法》、《檔案管理條例》等，注重把檔案管理的法律法規(guī)與國土資源管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)結(jié)合起來，使全體人員牢固樹立檔案意識，熟悉檔案工作，確保檔案的收集整理具有一定的完整性和系統(tǒng)性。
完善國土檔案管理制度，提升國土檔案質(zhì)量。國土所要加大檔案工作的力度，健全和完善國土資源檔案管理制度，建立國土所檔案管理責(zé)任制，具體業(yè)務(wù)工作責(zé)任人同時也是該項工作的檔案第一手資料形成責(zé)任人，讓檔案工作貫穿于整個業(yè)務(wù)工作的全過程。工作結(jié)束后，要對形成的材料加以系統(tǒng)規(guī)范整理，經(jīng)檔案管理員審查、驗收、鑒定后歸檔，確保檔案工作的質(zhì)量。
優(yōu)化基層服務(wù)，提高國土所檔案利用率。國土所要把服從服務(wù)于基層國土資源管理、服務(wù)于地方經(jīng)濟發(fā)展作為檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿，在管理工作中體現(xiàn)國土檔案和檔案管理工作的價值。要強化國土檔案工作的服務(wù)意識，從實際出發(fā)，切實提高國土所檔案的利用率，努力使國土所檔案工作由保管型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，為基層廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時，在檔案利用過程中要建立良好的借閱制度，避免出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象。
加強國土檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案設(shè)施是檔案工作的載體，國土所要把檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為重要工作來抓，積極向縣級國土資源部門匯報，爭取資金對已有的但不符合現(xiàn)在工作要求的檔案設(shè)施進行更新，添置必要的設(shè)施。同時，以“五好國土所”創(chuàng)建、國土所標準化建設(shè)活動為契機，爭取資金投入，建立獨立的檔案室，配備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，如鐵皮櫥、計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機等。有了現(xiàn)代化的檔案設(shè)施，提供迅速、快捷的適應(yīng)社會發(fā)展需求的檔案服務(wù)就有了基礎(chǔ)。
提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理的實施者，其素質(zhì)高低直接影響檔案工作和服務(wù)水平，重視提高國土檔案人員素質(zhì)。一是要建立檔案人員培訓(xùn)制度，想方設(shè)法為檔案人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件，鼓勵和支持檔案人員學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，開拓視野，不斷提高專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是要加強檔案人員與本所其他工作人員的互動和聯(lián)系，及時指導(dǎo)他們按照歸檔的要求收集、整理檔案資料。三是實行崗位責(zé)任制，明確檔案人員的職責(zé)，并建立考核制度，獎罰分明，以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。
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