文/于焱 呂素
當(dāng)工作群帶給員工的是焦慮、倦怠，而不是便捷、高效時(shí)，應(yīng)引起管理者的重視。
“@所有人”“收到請(qǐng)回復(fù)”……相信很多職場(chǎng)人都有被微信工作群消息狂轟濫炸的經(jīng)歷。
如今微信因其功能多樣、互動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)被廣泛應(yīng)用于工作領(lǐng)域，尤其在新冠肺炎疫情期間，很多企業(yè)采用線上辦公的形式，微信工作群逐漸成為企業(yè)員工必不可少的辦公工具。此前《解放日?qǐng)?bào)》曾對(duì)1000名職場(chǎng)員工進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果顯示，56.6%的被訪者表示領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣在群聊中下達(dá)工作指令，而不是通過(guò)正式流程；35.8%的被訪者稱非工作時(shí)間的工作指令幾乎每天都會(huì)出現(xiàn)。
建立工作群的初衷是便于組織成員之間的信息共享與溝通便捷，但不知從何時(shí)開(kāi)始，員工的業(yè)余生活被工作群干擾，不管在哪里、在做什么，一旦收到工作群內(nèi)的指示他們就得馬上回復(fù)并處理工作，嚴(yán)重影響正常休息與生活質(zhì)量。
工作群的過(guò)度使用給員工帶來(lái)的工作壓力與生活負(fù)擔(dān)越來(lái)越大，不斷涌現(xiàn)的負(fù)面情緒積攢到一定程度便會(huì)對(duì)現(xiàn)有工作感到倦怠，這無(wú)疑不利于組織良性發(fā)展。
01信息轟炸加重工作負(fù)擔(dān)
工作群方便組織成員隨時(shí)隨地溝通，但由于其建立簡(jiǎn)單，導(dǎo)致大家不論工作任務(wù)大小就建群，工作完成后也不解散，有時(shí)不再用的群會(huì)突然彈一些無(wú)用的消息，比如投票或幫忙助力等。
任何人在群內(nèi)都能隨時(shí)隨地發(fā)起話題，很多員工被迫在工作或非工作時(shí)間內(nèi)參與一些和工作業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的話題和事宜。另外，在企業(yè)層級(jí)管理下，一個(gè)業(yè)務(wù)部門十幾個(gè)群，有總?cè)?、大群、分類群……每一?jí)領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)和下屬員工建立一個(gè)自己為管理員的工作群，如此員工往往同時(shí)在很多群里。
有時(shí)直屬領(lǐng)導(dǎo)會(huì)直接將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的通知原文轉(zhuǎn)發(fā)到自己的群里，造成各個(gè)工作群內(nèi)消息交叉重復(fù)，再加上員工的各種發(fā)言和反饋，導(dǎo)致信息雜亂無(wú)序。
當(dāng)微信辦公成為企業(yè)普遍現(xiàn)象，那些本該按明確流程走的工作事項(xiàng)變得權(quán)責(zé)不清，有時(shí)大家該打確認(rèn)電話的不打，該發(fā)公函簽收的不發(fā)，誤事后員工就以“群里通知了”來(lái)搪塞推責(zé)，而不在意信息是否“送而不達(dá)”。
員工打開(kāi)微信后各種工作群映入眼簾，各個(gè)群動(dòng)輒顯示“未讀消息150條”，可點(diǎn)進(jìn)去后往上翻看到的都是“收到”，半天翻不到具體通知，很容易漏掉重要信息。員工每天花費(fèi)大量時(shí)間瀏覽與處理群消息，不僅降低工作效率、增加工作負(fù)擔(dān)，還容易滋生負(fù)面情緒，產(chǎn)生工作倦怠感。
02制造焦慮影響工作推進(jìn)
你有沒(méi)有被工作群提示音不斷打擾的經(jīng)歷？每天工作群消息響個(gè)不停，但怕錯(cuò)過(guò)重要消息又不能屏蔽，這種焦躁感想必很多人深有體會(huì)。
很多員工每天被不斷彈出的群消息包圍，極易產(chǎn)生煩躁情緒，手邊工作還沒(méi)處理完畢群里突然下發(fā)新任務(wù)，不僅分散員工注意力，還擾亂正常工作思路和節(jié)奏。
員工如果在工作時(shí)間從工作群中得知一些非業(yè)務(wù)消息，產(chǎn)生不安、煩躁或者激動(dòng)情緒的話，可能會(huì)影響當(dāng)前工作的推進(jìn)；員工怕錯(cuò)過(guò)工作群里的通知或擔(dān)心沒(méi)及時(shí)回復(fù)而擔(dān)心耽誤工作進(jìn)度，就會(huì)不停地看群消息，這種無(wú)序的工作安排讓員工力不從心、精疲力盡。
工作群的使用真的讓工作更高效便捷了嗎？顯然，如今工作群已經(jīng)成為很多人的夢(mèng)魘。
有些工作幾乎需要員工全天不時(shí)地查看群消息，時(shí)刻保持工作待命狀態(tài)，導(dǎo)致員工患上“職場(chǎng)焦慮癥”。
當(dāng)員工每天通過(guò)工作群處理過(guò)量信息時(shí)，會(huì)逐漸產(chǎn)生壓力和抵觸心理，所以一些員工在面對(duì)不斷彈出的群消息時(shí)變得麻木，甚至抗拒對(duì)工作群的使用，進(jìn)而喪失工作熱情、缺乏工作動(dòng)力，出現(xiàn)逃避工作及責(zé)任的現(xiàn)象。
△ 員工的家逐漸成為新的辦公場(chǎng)所，原本應(yīng)陪伴家人朋友、修復(fù)自己疲勞身心的時(shí)間，卻必須時(shí)刻關(guān)注工作群乃至處理工作
03混淆生活與工作的邊界
生活和工作應(yīng)是兩個(gè)獨(dú)立領(lǐng)域，但工作群的過(guò)度使用讓兩個(gè)領(lǐng)域的邊界越來(lái)越模糊，工作領(lǐng)域不斷入侵生活領(lǐng)域。
在工作群發(fā)布消息靈活、快捷，所以有些領(lǐng)導(dǎo)或員工不論何時(shí)都往群里發(fā)工作指令，導(dǎo)致員工每天下了班以及周末也要時(shí)刻關(guān)注群里通知并完成工作。
沒(méi)有工作氛圍和條件，員工在非工作時(shí)間處理工作需要更多精力和時(shí)間，導(dǎo)致他們工作壓力過(guò)大。員工身心俱疲，休息時(shí)間無(wú)法充分休息，上班時(shí)就難以調(diào)整到最佳工作狀態(tài)。
本身“996”工作制已經(jīng)嚴(yán)重影響員工的工作熱情，再加上工作群濫用，使他們本來(lái)就不多的個(gè)人時(shí)間變得更加珍貴。
員工的家逐漸成為新的辦公場(chǎng)所，原本應(yīng)陪伴家人朋友、修復(fù)自己疲勞身心的時(shí)間，卻必須時(shí)刻關(guān)注工作群乃至處理工作。久而久之，休息時(shí)間不斷被工作填滿，隱形加班逐漸成為常態(tài)。
很多企業(yè)并不重視這一情況，將過(guò)多過(guò)濫地使用工作群視為理所當(dāng)然，對(duì)其造成的不良后果熟視無(wú)睹。
工作群過(guò)度使用使員工工作量增加、工作時(shí)間延長(zhǎng)，但企業(yè)對(duì)此并沒(méi)有相應(yīng)補(bǔ)貼，薪酬福利和晉升制度也不夠完善。員工會(huì)對(duì)自己為企業(yè)付出時(shí)間與精力卻沒(méi)有得到補(bǔ)償?shù)那闆r越來(lái)越不滿，逐漸對(duì)組織感到失望，降低對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。
04形式主義回復(fù)消耗精力
有的工作群存在溜須拍馬的不良風(fēng)氣，比如有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)在群里發(fā)消息，很多人紛紛點(diǎn)贊，跟風(fēng)獻(xiàn)上奉承話。
這種歪風(fēng)邪氣的盛行使工作群的本質(zhì)發(fā)生改變，成了形式主義的秀場(chǎng)?？傆幸恍肮贇狻笔愕念I(lǐng)導(dǎo)十分關(guān)心有多少人給自己的發(fā)言點(diǎn)贊，回復(fù)了哪些恭維話。
還有些領(lǐng)導(dǎo)計(jì)較員工所發(fā)文字中透出的所謂工作態(tài)度，在他們眼中，“嗯”和“嗯嗯”，“OK”的表情和“好的，老板”表達(dá)了工作態(tài)度的不同。迫于這些隱形壓力無(wú)奈謹(jǐn)慎回復(fù)的群成員難免煩躁：回復(fù)工作群消息還要揣摩對(duì)方意思，每句話都要字斟句酌，實(shí)在太消耗精力。
有時(shí)員工對(duì)群消息回復(fù)慢了會(huì)被單獨(dú)@好多遍，可能有些較真的領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)單獨(dú)私聊詢問(wèn)員工為什么沒(méi)有及時(shí)回復(fù)，給他留下工作不認(rèn)真、消極怠工的不良印象，影響晉升。
過(guò)去，員工的工作倦怠多是由于工作量大、流程瑣碎、內(nèi)容重復(fù)枯燥引起的，隨著企業(yè)治理模式的現(xiàn)代化和新產(chǎn)品的運(yùn)用，員工工作倦怠成因進(jìn)一步擴(kuò)大。
工作群的過(guò)度使用帶來(lái)負(fù)面影響就是一個(gè)典型例子，它降低了員工對(duì)組織的認(rèn)同感以及對(duì)工作的滿意度，造成員工工作效率低下，不利于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
05減輕工作群過(guò)度使用
帶來(lái)的負(fù)面影響
首先，制訂工作群使用規(guī)范。
企業(yè)應(yīng)制訂具體的工作群使用規(guī)范條例，允許階段性項(xiàng)目成立專門的工作群，但必須經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人同意，當(dāng)工作完成后，工作群要及時(shí)解散。
堅(jiān)持工作群“誰(shuí)主辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，群主要明確管理責(zé)任，對(duì)群內(nèi)人員的管理、工作發(fā)布、交流討論等進(jìn)行整體把控，全權(quán)負(fù)責(zé)。
企業(yè)內(nèi)部各層級(jí)應(yīng)控制建群的數(shù)量，避免過(guò)多；對(duì)要向群里發(fā)送的信息進(jìn)行篩選，控制無(wú)效信息的傳播，減輕員工處理群消息的難度；明確哪些是能在非工作時(shí)間向員工傳達(dá)的信息，不在工作群里閑聊，防止有效信息被淹沒(méi)；工作群中可發(fā)布的內(nèi)容包括通知公告類、制度規(guī)定類、工作動(dòng)態(tài)類，除此之外信息的發(fā)布要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核，嚴(yán)禁在工作群內(nèi)散布與工作無(wú)關(guān)的信息；涉密文件不在工作群內(nèi)發(fā)布，業(yè)務(wù)該走的流程應(yīng)落實(shí)到位，切不可僅在工作群發(fā)布工作指令草草了事。
其次，以人為本完善福利制度。
企業(yè)應(yīng)弘揚(yáng)以人為本的企業(yè)文化，就工作項(xiàng)目成立工作小組、建立工作群。采用彈性工作制，允許組內(nèi)每位員工合理調(diào)整對(duì)工作群的使用時(shí)間并輪崗，保證小組內(nèi)有人對(duì)群內(nèi)發(fā)布的工作任務(wù)及時(shí)接收與反饋。這樣既能不漏掉信息、完成工作群發(fā)布的工作，又確保每位員工都有休息時(shí)間。
在非工作時(shí)間內(nèi)主動(dòng)參與完成工作群內(nèi)發(fā)布的任務(wù)的員工，企業(yè)應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，提高員工福祉。
對(duì)員工的激勵(lì)不限于薪酬、獎(jiǎng)金等物質(zhì)激勵(lì)，還應(yīng)有精神獎(jiǎng)勵(lì)。如企業(yè)可給工作壓力大而有負(fù)面情緒的員工安排休假，避免其心理失衡。
由于員工以失去生活為代價(jià)服從工作安排，企業(yè)的人文關(guān)懷也應(yīng)包括員工的家庭成員，確保員工在為企業(yè)工作的同時(shí)沒(méi)有后顧之憂。
最后，及時(shí)疏導(dǎo)員工的職業(yè)倦怠情緒。
作為領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)以身作則，改善不合理的工作方式，營(yíng)造團(tuán)結(jié)友愛(ài)、互相信任的組織氛圍。及時(shí)關(guān)注員工的情緒變化，如果發(fā)現(xiàn)員工已經(jīng)產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒，及時(shí)安撫和疏導(dǎo)。
企業(yè)可建立員工心理壓力監(jiān)管體系，組織員工定期進(jìn)行壓力測(cè)評(píng)和舉辦心理培訓(xùn)講座；引導(dǎo)員工以積極心態(tài)看待工作群的使用，善于自我排解壓力，提高處理信息的速度與效率并及時(shí)回復(fù)工作群內(nèi)的詢問(wèn)消息，工作時(shí)不摻雜負(fù)面情緒；群成員之間有工作交流時(shí)，盡量采取“一對(duì)一”私聊的溝通模式，非必要不在工作群內(nèi)展開(kāi)討論，以免給其他群成員帶來(lái)困擾；鍛煉員工加強(qiáng)自己的邊界管理，盡量實(shí)現(xiàn)工作與生活的平衡與融合?！?/span>
作者單位 長(zhǎng)春大學(xué)管理學(xué)院
本文刊發(fā)于《企業(yè)管理》雜志2022年第9期
