第一條、目的
為保證公司員工檔案科學(xué)、完整管理，為公司人力資源管理提供真實、有效的依據(jù)，特制定本管理辦法。
第二條、適用范圍
本制度適用于集團(tuán)全體員工。
第三條、職責(zé)
人資本部負(fù)責(zé)本管理方法制定、修改、廢止、解釋等工作。
第四條、歸檔范圍
員工入職檔案、專項培訓(xùn)檔案、離職檔案、績效管理檔案、異動檔案以及與員工個人有關(guān)的具有參考價值的文件資料。
第五條、檔案管理員的職責(zé)
由人資本部專人負(fù)責(zé)保管員工檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證集團(tuán)與各個子公司的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
第六條、檔案管理內(nèi)容
（一）員工入職檔案：
1． 應(yīng)聘人員面試登記表或個人簡歷；
2． 離職證明（注：如無離職證明材料且能力突出者可簽訂無離職證明承諾函。）；
3． 身份證復(fù)印件；
4． 最高學(xué)歷證書復(fù)印件；
5． 學(xué)位證復(fù)印件；
6． 從業(yè)證書復(fù)印件；
7． 個人體檢報告；
8． 廉潔與誠信承諾書；
9． 勞動合同（注：實習(xí)生可簽訂實習(xí)協(xié)議。）；
10． 入職須知回執(zhí)；
11． 招商銀行卡號或復(fù)印件；
12． 社保及公積金賬號（注：如因員工在本公司以外的地方或已在其他公司繳納或因員工個人原因?qū)е律绫；蚬e金無法正常繳納者，須提供已繳納證明或確認(rèn)書。）；
13． 責(zé)任狀（注：所有營銷人員試用期須簽訂責(zé)任狀）。
（注：根據(jù)員工入職管理制定修訂員工入職檔案內(nèi)容。）
以上1、2、3、4、7、8、9、10為入職當(dāng)天必須要收集齊全且不可缺少的入職資料。
（二）培訓(xùn)檔案
1. 培訓(xùn)合同、協(xié)議；
2. 培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件；
3. 培訓(xùn)日志或總結(jié)報告；
4. 外派培訓(xùn)審批表；
5. 員工外派培訓(xùn)合同；
6. 外出培訓(xùn)反饋表（或證書原件）。
（注：根據(jù)公司培訓(xùn)管理制度修訂員工培訓(xùn)檔案內(nèi)容。）
（三）績效管理檔案
將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月規(guī)整。
（注：根據(jù)公司績效管理內(nèi)容修訂員工績效管理檔案內(nèi)容。）
（四）員工異動檔案
1. 轉(zhuǎn)正申請表；
2. 延長試用期申請及審批記錄；
3. 晉升評估表；
4. 任免文件；
5. 內(nèi)部調(diào)動審批流程表；
6. 獎懲文件；
7. 薪資調(diào)整記錄；
（五）員工離職檔案
1. 辭職信；
2. 員工離職審批表；
3. 員工辭退審批表；
4. 離職工作交接單；
5. 勞動合同解除協(xié)議；
（六）其他資料檔案
決定、委托書、其他合同、協(xié)議或通知等與員工個人有關(guān)的具有參考價值的文件資料。
第七條 檔案管理相關(guān)規(guī)定
（一）基礎(chǔ)管理
1．原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
2. 員工入職前，人力資源部應(yīng)對員工檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。
3. 新錄用的員工應(yīng)及時建立檔案、造冊登記、并更新員工信息表。
4. 人員檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
5. 當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證信息變動、技術(shù)職稱變動、婚姻狀態(tài)變動等）,應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。
6．調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報道一個月內(nèi)立檔，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。
7. 對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整性；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。
8. 離職員工檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止）。
9. 人力資源部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。
10. 檔案應(yīng)分類編號后存放，檔案編號應(yīng)和員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄以方便查找。
11. 要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。
（二）檔案的查閱
1. 如因公須查閱檔案，須填寫《查閱員工檔案審批表》（見附表一），經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后方可查閱；下級員工不得查閱上級員工檔案，特殊情況下經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
2. 公司級領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部可直接通過檔案管理員辦理查閱手續(xù)。
3. 所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的員工檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還，（特殊情況可延長期限，），對借閱后到期未歸還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
4. 檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《員工檔案借、閱登記表》（見附表二）簽字登記。
（三）查、借閱檔案注意事項：
1. 嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料。
2. 不得擅自復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容，如因工作需要需從檔中取證必須事先經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人同意。
3. 查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。
4. 原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。
第八條 檔案的銷毀
（一）公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案資料。
（二）當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《員工檔案資料銷毀審批表》（見附表三）交人力資源負(fù)責(zé)人審核經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
（三）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的員工檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的員工檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
（四）在銷毀公司員工檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀。
第九條 制定、修訂、廢除與頒布實施
本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由人資部公告實施；修訂或廢止亦同。
人資部
2019年4月5日
附表一：
查閱員工檔案審批表
文件名稱【文件號】
申請查閱日
申請查閱原因：
申請人：
申請日期：
部門負(fù)責(zé)人意見：
簽字：
日期：
人力資源部負(fù)責(zé)人意見：
簽字：
日期：
附表二：
員工檔案借、閱登記表
查、借閱日期
檔案編號
文件名稱
查、借閱頁數(shù)
查閱人
檔案管理員
歸還日期
檔案管理員
附表三：
員工檔案資料銷毀審批表
文件資料名稱
申請銷毀日
申請銷毀原因：
申請人：
申請日期：
人力資源部負(fù)責(zé)人意見：
簽字：
日期：
分管負(fù)責(zé)人意見：
簽字：
日期：
總經(jīng)理意見：
簽字：
日期：
