應(yīng)用文是人類在長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的一種文體，是人們傳遞信息、處理事務(wù)、交流感情的工具，有的應(yīng)用文還用來(lái)作為憑證和依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)诠ぷ骱蜕钪械慕煌絹?lái)越頻繁，事情也越來(lái)越復(fù)雜，因此應(yīng)用文的功能也就越來(lái)越多了。
所謂應(yīng)用文是人們?cè)谏?、學(xué)習(xí)、工作中為處理實(shí)際事物而寫作，有著實(shí)用性特點(diǎn)，并形成慣用格式的文章。
通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，人們對(duì)應(yīng)用文的形式和功能進(jìn)行約定，共同遵守、共同使用，使其成為相對(duì)于記敘文、議論文、說(shuō)明文的又一類特殊文章類型。應(yīng)用文以實(shí)際應(yīng)用為目的，是傳遞信息、處理事務(wù)、解決問題、交流經(jīng)驗(yàn)的一種必不可少的工具，上至中央機(jī)關(guān)，下至基層單位，應(yīng)用文的使用范圍幾乎涉及社會(huì)生活的各個(gè)方面。
今天我們來(lái)深入了解一下它的語(yǔ)言特點(diǎn)，更好地掌握應(yīng)用文的寫作。
應(yīng)用文作為一種實(shí)用性文體，語(yǔ)言上與其他文體相比較，主要表現(xiàn)出“樸實(shí)、沿習(xí)、多元、明確、簡(jiǎn)練、生動(dòng)”等特征。應(yīng)用文所使用的語(yǔ)言屬于事務(wù)語(yǔ)體，是用來(lái)處理事務(wù)、溝通信息的一種直接交際的語(yǔ)言系統(tǒng)，具有準(zhǔn)確性、實(shí)用性、針對(duì)性、程式性等特點(diǎn)。
一、 準(zhǔn)確性
應(yīng)用文語(yǔ)言的準(zhǔn)確性主要是指準(zhǔn)確無(wú)誤，不會(huì)產(chǎn)生歧義或誤解，是指語(yǔ)言要恰如其分地表達(dá)內(nèi)容，使人一看就知道眼前這篇應(yīng)用文的中心思想或基本意思。
應(yīng)用文寫作是一種實(shí)用寫作，是為了解決社會(huì)生活中的各種實(shí)踐問題而寫的，所以其對(duì)語(yǔ)言準(zhǔn)確性的要求特別高。具體說(shuō)就是要做到以下三點(diǎn)：
（1）.內(nèi)容要真實(shí)。應(yīng)用文寫作中所涉及到的人與事，一定要確有其人、其事、情節(jié)、細(xì)節(jié)、數(shù)字都不能虛構(gòu)。如×市人民政府關(guān)于×報(bào)社擅自擴(kuò)大建設(shè)規(guī)模的通報(bào)中寫道：“經(jīng)查，某報(bào)社在修建聯(lián)合大樓時(shí)，在未經(jīng)規(guī)劃部門批準(zhǔn)的情況下同，擅自擴(kuò)大聯(lián)合大樓建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模，增建兩層辦公用房，計(jì)2230平方米?！痢两ㄖ驹谖传@得審批手續(xù)的情況下，為其進(jìn)行施工。為嚴(yán)肅紀(jì)律的整頓建筑市場(chǎng)，現(xiàn)通報(bào)如下：……”以上發(fā)文有根有據(jù)，錯(cuò)誤事實(shí)清楚，統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確。
（2）.結(jié)論要準(zhǔn)確。應(yīng)用文語(yǔ)言所下的判斷十分講究分寸感。比如在寫總結(jié)時(shí)，一個(gè)單位在某段時(shí)間內(nèi)取得的成績(jī)，是“很大”、“較大”還有“一些”、“一定”都要再三斟酌，力求準(zhǔn)確反映實(shí)際情況。有根有據(jù)，才能讓人心服口服。
（3）.運(yùn)用詞語(yǔ)語(yǔ)要準(zhǔn)確。如一份購(gòu)買計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的訂貨合同中有關(guān)驗(yàn)收的條文如下：“必須連續(xù)運(yùn)行24小時(shí)，且扣除中斷時(shí)間；在此時(shí)間內(nèi)，主機(jī)的控制裝置/磁系統(tǒng)的故障為零次；其它外圍設(shè)備故障不得超過(guò)兩次?！膀?yàn)收方法和指標(biāo)的表述語(yǔ)言精確清清楚楚，專業(yè)術(shù)語(yǔ)規(guī)范經(jīng)過(guò)字斟句酌、嚴(yán)格推敲、無(wú)懈可擊，符合險(xiǎn)收條款的寫作要求?！氨仨?.....且” 、”在此時(shí)間內(nèi)” 、”不得超過(guò)兩次”這些詞語(yǔ)用得準(zhǔn)確嚴(yán)密。
文學(xué)語(yǔ)言要求準(zhǔn)確, 那是藝術(shù)表現(xiàn)上的準(zhǔn)確, 以使藝術(shù)虛構(gòu)收到令人感到真實(shí)的審美效果。應(yīng)用文語(yǔ)言所要求的準(zhǔn)確, 是遞傳實(shí)翔信息的準(zhǔn)確, 以保證接收、反饋的情況和意見準(zhǔn)確無(wú)誤。
語(yǔ)言是概括符號(hào), 不是事物本身。語(yǔ)言符號(hào)所表示的概念, 有一些比較精確或相當(dāng)精確, 另一些比較模糊或相當(dāng)模糊, 因?yàn)橛芯_語(yǔ)言與模糊語(yǔ)言之分。應(yīng)用文語(yǔ)言的準(zhǔn)確性, 首先體現(xiàn)在運(yùn)用概念精確或比較精確的名詢、動(dòng)詞、數(shù)詞、量詞、介詞、連詞,不用或少用概念模糊的形容詞。
但是, 應(yīng)用文又不可能排除對(duì)屬于模糊詞的概念詞、程度副詞和一部分時(shí)間名詞、時(shí)間副詞的使用。所以, 應(yīng)用文語(yǔ)言的準(zhǔn)確性還體現(xiàn)在對(duì)于概數(shù)詞、程度副詞等模糊詞語(yǔ)的審慎使用, 盡量減少其模糊性, 力求比較準(zhǔn)確地反映事實(shí)。
此外, 名詞的縮寫要使人能夠理解, 避免產(chǎn)生歧義?？谡Z(yǔ)、俗語(yǔ)也應(yīng)慎用, 最好不用。如“ 他媽” 應(yīng)改為“ 其母” , “ 碎紙””應(yīng)改為“零錢” , 力求表達(dá)準(zhǔn)確, 讓不同地區(qū)的人能夠讀懂。成語(yǔ)中有不少夸張、裝飾性的語(yǔ)句, 如“汗牛充棟” 、“ 回天無(wú)力” 等,應(yīng)少用或不用, 以免造成華而不實(shí)、矯揉造作之感。
規(guī)范化的書面語(yǔ)言詞義嚴(yán)謹(jǐn)周密，正確使用它可使讀者準(zhǔn)確理解公文、不產(chǎn)生歧義從而能認(rèn)真執(zhí)行。首先，不要使用口語(yǔ)。如：在文件用語(yǔ)中，使用“ 商榷” 、“ 面洽” 、“ 誕辰”、“不日”、“業(yè)經(jīng)”、“擬”等書面語(yǔ)言，而不使用“商量”、“生日”、“不幾天”、“早已經(jīng)過(guò)”、“打算”等口語(yǔ)，以示莊重。其次，不使用生造的晦澀難懂的詞語(yǔ)和不規(guī)范的行話、方言或簡(jiǎn)稱。如稱“ 少女” 為“小” ， 稱“ 計(jì)劃生育辦公室”為“計(jì)生辦”，將“愛國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)”簡(jiǎn)稱為“ 愛衛(wèi)運(yùn)動(dòng)” 等。這不僅會(huì)使讀者費(fèi)解，影響到公文傳遞信息的功能，而且也影響公文制發(fā)機(jī)關(guān)的尊嚴(yán)與文件的權(quán)威性。
應(yīng)用文寫作中，內(nèi)容要反映客觀事實(shí)，結(jié)論要表達(dá)準(zhǔn)確，語(yǔ)言要運(yùn)用恰當(dāng)。準(zhǔn)確是應(yīng)用文的生命。特別是在公文語(yǔ)言中，決不允許有歧義和含混的詞義，必須非常準(zhǔn)確地表達(dá)意思，寫進(jìn)公文的概念、觀點(diǎn)，以及解釋說(shuō)明問題，必須周密準(zhǔn)確，而且符合黨的路線、方針、政策，符合客觀現(xiàn)實(shí)。
二、實(shí)用性
所謂實(shí)用性就是解決實(shí)際問題。記敘文是“以事感人”，議論文是“以理服人”，應(yīng)用文是“以實(shí)告人”。應(yīng)用文的寫作目的是為處理某一些實(shí)際事物而寫，寫作內(nèi)容是實(shí)實(shí)在在解決某些具體問題，寫作對(duì)象是特定的單位和個(gè)人，在寫作和使用上有明確的時(shí)間。
三、應(yīng)用文的語(yǔ)言特征
應(yīng)用文作為一種實(shí)用性文體，語(yǔ)言上與其他文體相比較，主要表現(xiàn)出“樸實(shí)、沿習(xí)、多元、明確、簡(jiǎn)練、生動(dòng)”等特征。
（一）、樸實(shí)——開門見山、自然質(zhì)樸
文學(xué)作品屬形象思維范疇，主要用場(chǎng)景渲染、人物描寫、心理刻畫等手法塑造出活生生的藝術(shù)形象來(lái)感染讀者，即“以情動(dòng)人”。語(yǔ)言上特別重視積極的修辭手法，特別講究動(dòng)詞、形容詞的錘練。論文寫作屬邏輯思維范疇，以對(duì)事理的解剖分析、綜合歸納、邏輯推論“以理服人”，語(yǔ)言上特別重視語(yǔ)法、邏輯和專業(yè)術(shù)語(yǔ)的準(zhǔn)確。
應(yīng)用文是一種處理公私事務(wù)的工具，是用來(lái)說(shuō)明事實(shí)、解決實(shí)際問題的，側(cè)重于“以事告人”。所以語(yǔ)言要求樸實(shí)無(wú)華、開門見山。例如在述職報(bào)告中就寫“該干什么、干了什么、干得怎么樣”，直陳直述，不展開論述，不夸張、不掩飾、更不能虛構(gòu)。大多數(shù)的應(yīng)用文中不宜用比喻、比擬、借代、夸張等修辭手法。葉圣陶先生在談公文寫作時(shí)說(shuō)：“公文必須寫得一清二楚、十分明確，句穩(wěn)詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說(shuō)的是什么”。
樸實(shí)特征還表現(xiàn)在多用莊重典雅的書面語(yǔ)，少用或不用口語(yǔ)詞、方言詞、土俗俚語(yǔ)、歇后語(yǔ)。例如某財(cái)務(wù)大檢查通知中寫道：“費(fèi)用錯(cuò)誤列支的，務(wù)必糾正。今年的要糾正，去年的也不要放過(guò)。今后不論超產(chǎn)獎(jiǎng)還是什么亂七八糟的這個(gè)獎(jiǎng)那個(gè)獎(jiǎng)，統(tǒng)統(tǒng)都得在利潤(rùn)中支付?！边@段文字里的“不要放過(guò)”、“亂七八糟的這個(gè)獎(jiǎng)那個(gè)獎(jiǎng)”、“統(tǒng)統(tǒng)”等詞語(yǔ)口頭表述尚可，但不宜用于應(yīng)用文中。
（二）、沿習(xí)——文有定型、約定俗成。
一般說(shuō)“文無(wú)定法”，但寫作應(yīng)用文應(yīng)當(dāng)遵循“慣例”。應(yīng)當(dāng)符合相對(duì)穩(wěn)定的格式、表述規(guī)定的內(nèi)容、使用習(xí)慣的語(yǔ)言。標(biāo)題、開頭、結(jié)尾、轉(zhuǎn)折過(guò)渡采用習(xí)慣的用語(yǔ)。例如，公文中的“指示”是要求受文者干什么的，通常結(jié)構(gòu)安排是：“為什么”——“干什么”——“怎么干”——“希望和要求”四段式。“請(qǐng)示”的正文為“請(qǐng)示起因、請(qǐng)示事項(xiàng)和請(qǐng)示結(jié)尾”三段，而且把“請(qǐng)示起因”確定為行文重點(diǎn)。以上說(shuō)明應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)是相對(duì)穩(wěn)定的。
應(yīng)用文寫得簡(jiǎn)煉是高速傳遞信息的需要，是節(jié)省時(shí)間、提高辦事效率的需要，也是樸實(shí)、明確特征在“文字量”上的體現(xiàn)。
列寧曾經(jīng)提出過(guò)：“寫報(bào)告、文件要象電報(bào)那樣寫得簡(jiǎn)短”。應(yīng)用文寫作中要反復(fù)錘煉語(yǔ)言，像魯迅先生提出的那樣，毫不可惜地刪去那些可有可無(wú)的字、詞、句、段。 我們所處的社會(huì)信息量越來(lái)越大，信息的傳遞速度、信息的處理速度也越來(lái)越快，要求信息的度量越來(lái)越高密。例如：美國(guó)總統(tǒng)原來(lái)簽署命令是這樣開頭的：“我秉承合眾國(guó)憲法和法律所賦予合眾國(guó)總統(tǒng)的權(quán)力，茲發(fā)布命令……”，自卡特當(dāng)總統(tǒng)始，把簽署命令的開頭改為：“我作為合眾國(guó)總統(tǒng)命令……”27個(gè)字簡(jiǎn)約為10個(gè)字，表達(dá)了同一個(gè)意思。從北京三次申奧口號(hào)比較看，更體現(xiàn)了簡(jiǎn)煉的特征。1991年申奧口號(hào)共7條107字；1992年申奧口號(hào)為6條67字；2000年申奧口號(hào)僅2條18字。第一條是“新北京、新奧運(yùn)”僅6個(gè)字，兩個(gè)短語(yǔ)，第二條是“綠色奧運(yùn)、科技奧運(yùn)、人文奧運(yùn)”12個(gè)字，三個(gè)短語(yǔ)，兩條口號(hào)鮮明地突現(xiàn)出北京申奧的新理念。 為達(dá)到語(yǔ)言簡(jiǎn)練可多使用單音節(jié)詞，酌情使用一些文言詞語(yǔ)，合理使用簡(jiǎn)稱。
（三）、生動(dòng)——有聲有色、活潑鮮明。
語(yǔ)氣莊重、言簡(jiǎn)意明、直來(lái)直去、明白顯露是應(yīng)用文用語(yǔ)的基本要求。但在調(diào)查報(bào)告、總結(jié)等應(yīng)用文種里，也可以用生動(dòng)活潑的語(yǔ)言表達(dá)事理、吸引讀者，感染讀者。
誠(chéng)然，上述應(yīng)用文文種不會(huì)象文學(xué)作品那樣借用種種寫作手法來(lái)塑造形象，只可以有限使用比喻、借代、夸張等修辭技巧，穿插使用成語(yǔ)、俗語(yǔ)、歇后語(yǔ)等增強(qiáng)文章的吸引力、感染力、新鮮感。例如：1983年《人民日?qǐng)?bào)》的新春獻(xiàn)詞標(biāo)題為《恭喜發(fā)“才”》。這個(gè)標(biāo)題巧妙地采用了“諧音”的修辭手法，把人們習(xí)以為常的“財(cái)”字換成“才”字，把當(dāng)時(shí)國(guó)家百?gòu)U待興、求才若渴的局面鮮活地體現(xiàn)出來(lái)了。采用這樣的形象生動(dòng)的語(yǔ)言歸納總結(jié)，讀者倍感親切，也好記憶。
總結(jié)：應(yīng)用文書語(yǔ)言的基本特征
（一）實(shí)用性
人類的語(yǔ)言分為實(shí)用語(yǔ)言和文學(xué)語(yǔ)言兩大基本類型。
實(shí)用語(yǔ)言只傳達(dá)“實(shí)用”的內(nèi)容。
文學(xué)語(yǔ)言經(jīng)過(guò)了作家“扭曲”或“施加暴力” ，講究審美、意在言外。
（二）無(wú)歧義性
應(yīng)用文書語(yǔ)言嚴(yán)格遵照其詞典意義；嚴(yán)格遵循語(yǔ)法規(guī)則；
應(yīng)用文書只適當(dāng)運(yùn)用比喻、對(duì)偶、排比等常規(guī)修辭格，
一般不采用夸張、通感、暗示等修辭格。
應(yīng)用文書的敘述則多用直敘，證明則多是直接證明，
應(yīng)用文書內(nèi)容觀點(diǎn)不能曲折隱晦、含糊其辭、模棱兩可，
（三）模式性
如“特此函復(fù)”這一模式化說(shuō)法，如果換用別的語(yǔ)言表達(dá)，不可能如此簡(jiǎn)練明白。 應(yīng)用文書語(yǔ)言有相當(dāng)一部分是沿用舊語(yǔ)、套語(yǔ)，如“來(lái)函收悉”、“敬請(qǐng)批復(fù)”等慣用語(yǔ)。
（四）概說(shuō)性
應(yīng)用文書不追求不追求纖毫畢現(xiàn)的細(xì)節(jié)展示。
應(yīng)用文書的表述，只求抓住關(guān)鍵、抓住要點(diǎn)，實(shí)行概括述說(shuō)。
敘述多是概敘；說(shuō)明多是概說(shuō)；議論是“說(shuō)理”而非 “論理” 一般是直接地、明白地提出觀點(diǎn)與主張。
概說(shuō)性的作用：使信息更精要，對(duì)讀者更尊重，更好地達(dá)到行文目的。
（五）得體性
得體性即是恰當(dāng)?shù)厥褂谜Z(yǔ)言。
應(yīng)用文書文種豐富，各類文種的用語(yǔ)風(fēng)格也有明顯的區(qū)別：
指揮性公文的命令、決議、決定注重莊重嚴(yán)肅；
法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章文書講求嚴(yán)謹(jǐn)、確切、利落；
計(jì)劃性文書必須實(shí)在、周密、可行；
會(huì)議報(bào)告應(yīng)富于鼓動(dòng)性等。
上行文的語(yǔ)言，應(yīng)尊重而不阿諛討好；
下行文的語(yǔ)言，應(yīng)謙和但又不失度；
與平行機(jī)關(guān)往來(lái)函件的語(yǔ)言，則應(yīng)以誠(chéng)以禮相待，多商量，互相尊重。 懲戒壞人壞事的通報(bào)，語(yǔ)言應(yīng)言之鑿鑿，義正辭嚴(yán)。
表彰好人好事的決定，語(yǔ)言則應(yīng)熱情、穩(wěn)實(shí)。
對(duì)上級(jí)的情況報(bào)告，不必有過(guò)多的宣傳議論。
對(duì)下級(jí)布置工作的通知，又不可過(guò)于原則、空洞，應(yīng)實(shí)實(shí)在在，切實(shí)可行，有可操作性。
有選擇地使用模糊詞語(yǔ)、委婉用語(yǔ)，有時(shí)反使應(yīng)用文書的語(yǔ)言更得體。 語(yǔ)言還應(yīng)隨社會(huì)的變化發(fā)展而有所變化，與時(shí)俱進(jìn)。
從總的方面看，應(yīng)用文書語(yǔ)言大都比較莊重、通俗，是大眾化的書面語(yǔ)言，較少用口頭語(yǔ)言和方言。
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