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　[導(dǎo)讀]會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)。下面將具體講解Excel 在會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程中編制會(huì)計(jì)憑證環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

　　目錄：

　　1.會(huì)計(jì)憑證有關(guān)基本概念

　　2. 如何建立會(huì)計(jì)科目表

　　3.如何建立會(huì)計(jì)憑證表

　　1 會(huì)計(jì)憑證概述

　　1.1 會(huì)計(jì)憑證的含義及作用

　　會(huì)計(jì)憑證是指記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，它是登記賬簿的依據(jù)。填制和審核會(huì)計(jì)憑證，既是會(huì)計(jì)工作的開始，也是會(huì)計(jì)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)。

　　會(huì)計(jì)憑證在會(huì)計(jì)核算中具有十分重要的意義，主要表現(xiàn)在：

　　(1) 填制和取得會(huì)計(jì)憑證，可以及時(shí)正確地反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成情況。

　　(2) 審核會(huì)計(jì)憑證，可以更有力地發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督作用，使會(huì)計(jì)記錄合理、合法。

　　(3) 填制和審核會(huì)計(jì)憑證，可以加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理中人員的責(zé)任感。

　　1.2 會(huì)計(jì)憑證的類型

　　會(huì)計(jì)憑證按其填制的程序及其在經(jīng)濟(jì)管理中的用途分為，原始憑證和記賬憑證。

　　1. 原始憑證

　　原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成等情況，并作為原始依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。原始憑證必須真實(shí)、完整、規(guī)范、及時(shí)和正確，并必須有經(jīng)辦人的簽字。此外，原始憑證只有經(jīng)過審核后，才能作為記賬依據(jù)。審核原始憑證是保證會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)和正確、充分發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)。

　　2. 記賬憑證

　　記賬憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核后的原始憑證而填制的，用來確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目分錄，作為記賬依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。記賬憑證在記賬前須經(jīng)過審核。

　　2 建立和處理會(huì)計(jì)科目表

　　在利用Excel 完成會(huì)計(jì)賬務(wù)處理時(shí)，首先要建立會(huì)計(jì)科目表。建立會(huì)計(jì)科目表時(shí)，需要在Excel 工作表中輸入數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的輸入方法有兩種：一種方法是直接在單元格中輸入數(shù)據(jù);另一種方法是在“記錄單”中輸入數(shù)據(jù)。由于采用記錄單的方式便于新建、刪除和查找會(huì)計(jì)科目。本節(jié)將介紹采用記錄單方式建立會(huì)計(jì)科目表。

　　2.1 建立會(huì)計(jì)科目表

　　建立會(huì)計(jì)科目表的具體操作步驟如下。

　　(1) 打開Excel，新建如圖4-1 所示的工作表。

　　(2) 單擊A1 單元格，輸入公司名稱“嘉佑有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)科目表”，如圖4-2 所示。

　　圖4-1 打開的Excel

　　圖4-2 輸入公司名稱

　　(3) 選擇A2 和B2 單元格，分別輸入項(xiàng)目名稱“科目編號(hào)”和“科目名稱”，如圖4-3所示。

　　(4) 將光標(biāo)移至列標(biāo)A 和B 中間，當(dāng)光標(biāo)變成時(shí)，單擊并拖動(dòng)，將列A 單元格調(diào)整為合適的寬度，如圖4-4 所示。

　　(5) 將光標(biāo)移至列標(biāo)B 和C 中間，當(dāng)光標(biāo)變成時(shí)，單擊并拖動(dòng)，將列B 單元格調(diào)整

　　為合適的寬度，如圖4-4 所示。

　　圖4-3 輸入“科目編號(hào)”和“科目名稱”

　　圖4-4 將列A、B 單元格調(diào)整為合適的寬度

　　(6) 選擇A3 和B3 單元格，分別輸入“1001”和“庫存現(xiàn)金”，如圖4-5 所示。

　　(7) 按照嘉佑有限公司所需的會(huì)計(jì)科目，完成所有會(huì)計(jì)科目編號(hào)及名稱的輸入，如圖4-6所示。

　　圖4-5 輸入科目編號(hào)與科目名稱

　　圖4-6 完成科目編號(hào)與名稱的輸入

　　(8) 將鼠標(biāo)光標(biāo)移至Sheet1 的工作表標(biāo)簽處，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，如圖4-7 所示。

　　圖4-7 選擇“重命名”命令

　　(9) 將sheet1 命名為“會(huì)計(jì)科目表”，如圖4-8 所示。

圖4-8 命名后的工作表

　　2.2 設(shè)置記錄單

　　在Excel 97-Excel 2003 版本中，可以選擇“數(shù)據(jù)”|“記錄單”命令，以數(shù)據(jù)列表方式進(jìn)行數(shù)據(jù)編輯操作。然而Excel 2007 將這項(xiàng)功能設(shè)定為選擇性命令，在Excel 2007 的各項(xiàng)選項(xiàng)卡中，并沒有將“記錄單”命令納入其選項(xiàng)區(qū)域或命令按鈕中。因此，在Excel 2007 內(nèi)必須以自定義方式將數(shù)據(jù)列表命令取出后，才可以執(zhí)行列表命令。在Excel 2007 中設(shè)置記錄單的

　　具體操作步驟如下：

　　(1) 打開4.2.1 節(jié)建立的工作表。

　　(2) 單擊“打開” 按鈕，選擇“Excel 選項(xiàng)”|“自定義”|“所有命令”|“記錄單”命令，如圖4-9 所示。

　　圖4-9 選擇“記錄單”命令

　　(3) 單擊“添加”按鈕，如圖4-10 所示。

　　圖4-10 “添加”按鈕

　　(4) 單擊“確定”按鈕，“記錄單”命令添加到Excel 2007 的“快速存取工具行”中，

　　如圖4-11 所示。

　　圖4-11 “記錄單”命令添加到Excel 2007 的“快速存取工具行”中

　　(5) 將光標(biāo)置于“會(huì)計(jì)科目表”工作表A3：B57 內(nèi)的任何一個(gè)單元格，單擊“記錄單”命令，即可以記錄單方式來進(jìn)行會(huì)計(jì)科目編輯的操作，如圖4-12 所示。

　　圖4-12 記錄單對(duì)話框

　　2.3 修改和刪除會(huì)計(jì)科目

　　企業(yè)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，但是并非一成不變，必須根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化和本單位業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，對(duì)已使用的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行相應(yīng)的修改、補(bǔ)充或刪除。

　　1. 修改會(huì)計(jì)科目

　　修改會(huì)計(jì)科目的具體操作步驟如下：

　　(1) 打開4.2.1 節(jié)建立的工作表。

　　(2) 單擊需要修改的“會(huì)計(jì)科目表”中任意一個(gè)單元格。

　　(3) 單擊“記錄單”命令，打開“記錄單”對(duì)話框。

　　(4) 單擊“下一條”按鈕或者“上一條”按鈕找到需要修改的記錄，在記錄中修改信息，如圖4-13 所示。

　　圖4-13 對(duì)會(huì)計(jì)科目表進(jìn)行修改

　　(5) 完成會(huì)計(jì)科目修改后，單擊“關(guān)閉”按鈕更新當(dāng)前顯示的記錄并關(guān)閉記錄單，完成會(huì)計(jì)科目的修改操作。

　　2. 查詢并刪除會(huì)計(jì)科目

　　可以利用記錄單快速查找數(shù)據(jù)清單記錄的功能，找到某個(gè)會(huì)計(jì)科目并進(jìn)行刪除。

　　查詢并刪除會(huì)計(jì)科目的具體操作步驟如下：

　　(1) 打開4.2.1 節(jié)建立的工作表。

　　(2) 單擊需要修改的“會(huì)計(jì)科目表”中任意一個(gè)單元格，如圖4-7 所示。

　　(3) 單擊“記錄單”命令，打開“記錄單”對(duì)話框。

　　(4) 單擊“條件”按鈕，在記錄單中輸入需要查詢的會(huì)計(jì)科目名稱、科目編號(hào)或者會(huì)計(jì)科目的編號(hào)范圍，如圖4-14 所示。

　　(5) 單擊“上一條”按鈕或者“上一條”按鈕進(jìn)行查找，可以按順序找到滿足查找條件的記錄。如圖4-15 所示的是滿足圖4-14 所示的查找條件的一條記錄。

　　圖4-14 在記錄單輸入查找條件

圖4-15 查找結(jié)果

　　(6) 單擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)將彈出如圖4-16 所示的警告對(duì)話框。

　　圖4-16 刪除提示對(duì)話框

　　(7) 在該對(duì)話框中單擊“確定”按鈕，記錄即可被刪除。

　　(8) 單擊“記錄單”對(duì)話框中的“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉記錄單，完成會(huì)計(jì)科目的刪除操作。

　　2.4 美化會(huì)計(jì)科目表

　　前面完成了會(huì)計(jì)科目表的基本操作，但是制作出的會(huì)計(jì)科目表略顯粗糙。接下來對(duì)會(huì)計(jì)科目表進(jìn)行填充顏色、設(shè)置字體等美化操作。

　　美化會(huì)計(jì)科目表的具體操作步驟如下：

　　(1) 打開4.2.1 節(jié)建立的工作表：

　　(2) 選中整張工作表。

　　(3) 單擊“常用”工具欄中的“字體”的菜單按鈕，在打開的調(diào)色板中選擇“藍(lán)色”，

　　如圖4-17 所示，單擊后，整張會(huì)計(jì)科目表都將填充所選顏色。

　　(4) 選擇A1 單元格，單擊“字體”菜單按鈕，在打開的調(diào)色板中選擇“紫色”，如圖4-18 所示，單擊后，會(huì)計(jì)科目表的標(biāo)題字體顏色將變成紫色。

　　圖4-17 選擇科目表顏色

　　圖4-18 選擇字體顏色

　　(5) 選擇A1 單元格，單擊“加粗”按鈕，會(huì)計(jì)科目表標(biāo)題的字體變粗，如圖4-19 所示。

　　圖4-19 會(huì)計(jì)科目表標(biāo)題加粗

　　(6) 選擇A3:B3 單元格，按住Ctrl 鍵。

　　(7) 繼續(xù)選擇A5:B5 單元格和A7:B7 單元格。

　　(8) 釋放Ctrl 鍵，此時(shí)以上6 個(gè)單元格被選中。

　　(9) 單擊“字體”菜單按鈕，在打開的調(diào)色板中選擇“深藍(lán)”，單擊后，表格中行與行之間顏色分明，顯得格外清晰，如圖4-20 所示。

　　圖4-20 進(jìn)行顏色設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表

　　(10) 選擇A3:B8 單元格，單擊“格式刷”按鈕。

　　(11) 按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)選擇A9:B57 單元格。

　　(12) 釋放鼠標(biāo)左鍵，一張行間色彩分明的會(huì)計(jì)科目表已生成(會(huì)計(jì)科目表內(nèi)容不變)，如圖4-21 所示。

　　圖4-21 完成設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表

　　3 建立會(huì)計(jì)憑證表

　　建立起會(huì)計(jì)科目表后，按照手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理程序，應(yīng)該將企業(yè)日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填寫在記賬憑證中。但大部分的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)都省略填寫憑證這個(gè)環(huán)節(jié)，只是在接口操作上，看起來像是填寫憑證，而事實(shí)上是利用表單功能建立數(shù)據(jù)庫。

　　3.1 設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證表

　　建立會(huì)計(jì)科目表的操作步驟如下：

　　(1) 打開“4 章.xls”工作簿的sheet2,，將其重命名為“會(huì)計(jì)憑證表”。

　　(2) 選擇A1:J1 單元格，單擊“合并及居中”按鈕。

　　(3) 選擇A1 單元格，輸入文本“嘉佑有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)憑證表”，然后單擊“加粗”按鈕。

　　(4) 將光標(biāo)分別移至“列標(biāo)”A 和B、B 和C、C 和D、D 和E 中間，當(dāng)光標(biāo)變成時(shí)，單擊并拖動(dòng)鼠標(biāo)，將列A、B、C、D 單元格調(diào)整為所需的寬度，如圖4-22 所示。

　　圖4-22 完成列寬調(diào)整的會(huì)計(jì)憑證表

　　(5) 分別選擇A2~J2 單元格，輸入表頭“年、月、日、序號(hào)、憑證編號(hào)、摘要、科目代號(hào)、科目名稱以及借方金額、貸方金額”。.

　　(6) 選中第2 行，單擊按鈕執(zhí)行“居中”命令，使單元格中的內(nèi)容居中，如圖4-23所示。

　　圖4-23 表頭設(shè)置

　　(7) 選擇整列I:J 并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，如圖4-24 所示。

　　(8) 將打開的對(duì)話框中切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“會(huì)計(jì)專用”選項(xiàng)，在“小數(shù)位數(shù)”

　　文本框中輸入2、在“貨幣符號(hào)”選擇“無”，如圖4-25 所示。

　　圖4-24 進(jìn)行設(shè)置單元格

　　圖4-25 “數(shù)字”選項(xiàng)卡設(shè)置

　　(9) 單擊“確定”按鈕，將“借方金額”和“貸方金額”設(shè)置為數(shù)值格式?！皶?huì)計(jì)憑證表”的基本格式設(shè)置完畢。

　　3.2 自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證編號(hào)

　　會(huì)計(jì)人員在用會(huì)計(jì)憑證記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，要對(duì)每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行編號(hào)，以便查找和日后的核對(duì)。用Excel 進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證表編制時(shí)，可以利用CONCATENATE()函數(shù)，以“年+月+

　　日+當(dāng)日順序號(hào)”自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)。

　　(1) 打開“4 章.xls”工作簿的“會(huì)計(jì)憑證表”。

　　(2) 選擇整列A:D 并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”。

　　(3) 在該對(duì)話框中選擇“文本”選項(xiàng)，如圖4-26 所示。

　　圖4-26 “文本”選項(xiàng)

　　(4) 單擊“確定”按鈕。

　　(5) 分別選擇A3~D3 單元格，輸入2011、01、01、01。

　　(7) 選中E3 單元格。

　　(8) 選擇“公式”|“文本”命令，如圖4-27 所示。

　　圖4-27 選擇“公式”|“文本”命令

　　(9) 單擊右鍵，在“文本”類別函數(shù)列表框中選擇CONCATENATE()函數(shù)，如圖4-28所示。

　　圖4-28 選擇CONCATENATE()函數(shù)

　　(10) 單擊右鍵，彈出如圖4-29 所示的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框。

　　圖4-29 CONCATENATE()函數(shù)

　　(11) 在CONCATENATE()函數(shù)中輸入公式“=CONCATENATE(A3,B3,C3,D3)”，即在“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框中輸入“年、月、日、序號(hào)”，如圖4-30 所示。

　　圖4-30 輸入CONCATENATE()函數(shù)參數(shù)

　　(12) 單擊“確定”按鈕，得到所需要的格式，結(jié)果如圖4-31 所示。

　　圖4-31 設(shè)置CONCATENATE()函數(shù)后顯示的結(jié)果

　　(13) 選中E3 單元格并單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。

　　(14) 選中E4:E30 單元格并單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。此時(shí)，E4:E30 套用E3 的函數(shù)。

　　3.3 自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目

　　進(jìn)入經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄的工作后，首先登記業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間，接下來用會(huì)計(jì)專門的語言“會(huì)計(jì)科目”來記錄企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。在輸入經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，為了節(jié)約時(shí)間，可以利用VLOOKUP()函數(shù)，自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目。具體操作步驟如下：

　　(1) 打開“4 章.xls”工作簿中的“會(huì)計(jì)憑證表”工作表。

　　(2) 選擇H3 單元格。

　　(3) 選擇“公式”|“文本”命令。

　　(4) 單擊右鍵，在 “邏輯”類別函數(shù)列表框中選擇IF()，如圖4-32 所示。

　　圖4-32 選擇IF()函數(shù)

　　(5) 單擊右鍵。

　　(6) 在IF()函數(shù)Logical_test 自變量位置輸入“G3=''”，如圖4-33 所示。

　　圖4-33 輸入IF()函數(shù)參數(shù)Logical_test 自變量

　　(7) 在IF()函數(shù)Value_if_true 自變量位置輸入“''”，如圖4-34 所示。

　　(8) 將光標(biāo)移至IF()函數(shù)Value_if_false 自變量位置空白處， 輸入VLOOKUP()函數(shù)。如圖4-35 所示。

　　圖4-34 輸入IF()函數(shù)參數(shù)Value_if_true 自變量

　　圖4-35 輸入VLOOKUP()函數(shù)

　　(9) 將光標(biāo)移至編輯欄VLOOKUP()函數(shù)的括號(hào)內(nèi)，單擊右鍵，彈出“VLOOKUP()函數(shù)”對(duì)話框。

　　(10) 在VLOOKUP()函數(shù)Lookup_value 自變量位置輸入G3。

　　(11) 將光標(biāo)移至VLOOKUP()函數(shù)Table_array 自變量位置空白處。單擊“會(huì)計(jì)科目表”工作表，如圖4-36 所示。

　　圖4-36 VLOOKUP()函數(shù)參數(shù)Table_array 自變量的設(shè)定

　　(12) 在“會(huì)計(jì)科目表”工作表中，選擇A1：B57，VLOOKUP()函數(shù)Table_array 自變量變?yōu)槿鐖D4-37 所示。

　　圖4-37 完成VLOOKUP()函數(shù)參數(shù)Table_array 自變量的設(shè)定

　　(13) 在VLOOKUP()函數(shù)Col_index_num 自變量位置輸入2，如圖4-38 所示。

　　(14) 在VLOOKUP()函數(shù)Range_lookup 自變量位置輸入1，如圖4-38 所示。

　　圖4-38 輸入VLOOKUP()函數(shù)參數(shù)

　　(15) 單擊“確定”按鈕，完成函數(shù)的設(shè)置。

　　(16) 選中H3 單元格并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。

　　(17) 選中H4 單元格下拉至最后一行并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。此時(shí)，整個(gè)“科目名稱”下的單元格均自動(dòng)套用公式。

　　(18) 在“科目代號(hào)”的任意單元格的位置下輸入一個(gè)會(huì)計(jì)科目編碼，則在其后的“科目名稱”中將自動(dòng)出現(xiàn)相應(yīng)的科目名稱，如圖4-39 所示。

　　圖4-39 完成自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目設(shè)置后的會(huì)計(jì)憑證表

　　3.4 數(shù)據(jù)篩選

　　數(shù)據(jù)篩選是指從數(shù)據(jù)中找出符合給定條件的數(shù)據(jù)，將符合條件的數(shù)據(jù)顯示在工作表上，將不符合條件的數(shù)據(jù)隱藏起來。在會(huì)計(jì)核算過程中，經(jīng)常會(huì)運(yùn)用數(shù)據(jù)篩選。

　　進(jìn)行篩選的具體操作步驟如下：

　　(1) 打開“4 章.xls”工作簿中的“會(huì)計(jì)憑證表”工作表。

　　(2) 單擊“會(huì)計(jì)憑證表”工作表中的任意一個(gè)單元格。

　　(3) 選擇“數(shù)據(jù)”|“篩選”命令，如圖4-40 所示。

　　圖4-40 進(jìn)行數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選

　　(4) “會(huì)計(jì)憑證表”變成如圖4-41 所示的格式，每一個(gè)字段上會(huì)增加一個(gè)“篩選”按鈕。

　　圖4-41 完成自動(dòng)篩選設(shè)置

　　(5) 單擊“科目名稱”的“篩選”按鈕，并選擇“銀行存款”選項(xiàng)，如圖4-42 所示。

　　(6) 如圖4-43 所示，工作表僅列出“銀行存款”的業(yè)務(wù)，而其他的業(yè)務(wù)則被隱藏起來。

　　圖4-42 進(jìn)行自動(dòng)篩選

　　圖4-43 顯示自動(dòng)篩選的結(jié)果