第1節(jié)分析的結(jié)果并不一定全部能應(yīng)用，還需要實(shí)踐的檢驗(yàn)。本節(jié)是學(xué)習(xí)考勤機(jī)數(shù)據(jù)的整理，大部分公司都用考勤機(jī)，因市場(chǎng)上考勤機(jī)的品種多種多樣，導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式也多種多樣，有的考勤機(jī)能直接達(dá)到想要的考勤數(shù)據(jù)效果，這節(jié)課可略過(guò)。
在第1節(jié)也分析了數(shù)據(jù)如何處理，但在實(shí)際處理時(shí)，需要對(duì)設(shè)想的結(jié)果進(jìn)行印證：
1、考勤機(jī)數(shù)據(jù)能否通過(guò)簡(jiǎn)單處理，得到想要的結(jié)果，如果不能，需要對(duì)其進(jìn)行怎樣的處理才能達(dá)到想要的效果。提示：有的公司考勤機(jī)數(shù)據(jù)只記錄上下班時(shí)間，通過(guò)處理即可得到遲到、早退、加班時(shí)長(zhǎng)等數(shù)據(jù)。但有的公司打一次卡就記錄一次時(shí)間，有的員工一天會(huì)打N次卡，如何提取出上班最晚打卡時(shí)間和下班最早打卡時(shí)間？
如將考勤原始數(shù)據(jù)處理成表4的格式，再進(jìn)行下一步的處理。
表4
2、方法應(yīng)用。如何對(duì)考勤機(jī)的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，需要采用一定的方法。大部分同學(xué)會(huì)想到用函數(shù)，如果用函數(shù)，需要什么樣的函數(shù)（不一定是將函數(shù)列出來(lái)，有可能是想到要用哪一類的函數(shù)，如要用到能處理時(shí)間類的函數(shù)）。還有可能不需要函數(shù)，不需要函數(shù)的采用什么樣的方法去處理。
3、函數(shù)選擇。用函數(shù)是主流，這一步是針對(duì)使用函數(shù)的同學(xué)。如果知道使用具體的函數(shù)，直接列出即可。如果不知道使用具體函數(shù)，只知道使用某一類的函數(shù)，請(qǐng)同學(xué)們借助網(wǎng)絡(luò)、幫助文件或EXCEL頁(yè)面上“公式”選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫(kù)”功能區(qū)去一一查找具體函數(shù)。
例如：不知道該如何對(duì)比兩個(gè)時(shí)間的大小，就可以借助網(wǎng)絡(luò)搜索，檢索內(nèi)容如“EXCEL 如何對(duì)比兩個(gè)時(shí)間大小”。
4、方法選擇。這一步是針對(duì)不使用函數(shù)的同學(xué)或既使用函數(shù)又使用其它方法的同學(xué)。如果知道具體方法，直接列出即可。如果不知道具體方法，請(qǐng)借助網(wǎng)絡(luò)去查找。
5、函數(shù)或操作方法掌握。
使用函數(shù)的列出需要使用的具體函數(shù)，并將查找到的函數(shù)定義、語(yǔ)法、各參數(shù)的詳細(xì)解釋等列出來(lái)并掌握，同時(shí)用自己的語(yǔ)言去記住此函數(shù)。如IF函數(shù)，可以用自己的語(yǔ)言記錄為IF(條件判斷，條件為真時(shí)返回的數(shù)值，條件不為真時(shí)返回的數(shù)值)，甚至更簡(jiǎn)化“如果為真返回XX，否則返回XX”，無(wú)論科學(xué)與否，只要能讓你記住并掌握此函數(shù)就可以。
使用其它方法的同學(xué)，請(qǐng)將此方法掌握，并通過(guò)幫助文件或網(wǎng)絡(luò)搜索，掌握這個(gè)方法的其它基本應(yīng)用，如果有能力掌握它的高級(jí)應(yīng)用。
6、數(shù)據(jù)處理。通過(guò)掌握的函數(shù)或方法將需要處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，同時(shí)檢驗(yàn)函數(shù)或方法掌握的程度。如果用函數(shù)得不到自己想要的結(jié)果，請(qǐng)借助網(wǎng)絡(luò)搜索去借鑒其他人的經(jīng)驗(yàn)。
本節(jié)的內(nèi)容，對(duì)熟悉函數(shù)或其它操作方法的同學(xué)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單。不熟悉的同學(xué)，請(qǐng)學(xué)會(huì)如何借助網(wǎng)絡(luò)等手段搜索到自己想要的結(jié)果，并將其掌握，只有這樣才能掌握學(xué)習(xí)的方法以及更快的掌握知識(shí)。
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本課作業(yè)
依據(jù)上述課程介紹方法，說(shuō)說(shuō)你學(xué)到的數(shù)據(jù)處理方法和技巧，并將原始數(shù)據(jù)和處理后的數(shù)據(jù)貼出來(lái)供大家學(xué)習(xí)（保密信息請(qǐng)?zhí)幚恚?/span>
———————————如下是基于以上思路，我自己寫(xiě)的訓(xùn)練作業(yè)———————————
本節(jié)主要訓(xùn)練函數(shù)的查找、基本用法的掌握。
一、原始數(shù)據(jù)是否符合設(shè)計(jì)表格要求
從第1節(jié)中設(shè)計(jì)的表格來(lái)看，考勤源數(shù)據(jù)需要經(jīng)過(guò)處理后才能達(dá)到我們?cè)O(shè)計(jì)表格的要求，如下圖。
第1節(jié)也分析過(guò)，員工編號(hào)需要在員工信息表中導(dǎo)入；星期根據(jù)日期可以計(jì)算；遲到、早退、曠工情況根據(jù)打卡時(shí)間和次數(shù)來(lái)得出。再根據(jù)上圖，我們還可以看到，“刷卡時(shí)間”一列中，即包括刷卡日期，也包括刷卡的具體時(shí)間，而且刷卡時(shí)間是按日期和時(shí)間早晚順次往下排的，所以根據(jù)這一列我們可以想辦法將“日期”、“上班卡”、“下班卡”統(tǒng)計(jì)出來(lái)。
二、方法應(yīng)用
在前面的內(nèi)容中我們只分析了通過(guò)哪些方法或數(shù)據(jù)得到哪些數(shù)據(jù)，但不清楚用什么方法，通常能想到的是函數(shù)法，這是一個(gè)解決辦法，但并不是唯一的辦法。
如果沒(méi)有解決思路，我們可以借助網(wǎng)絡(luò)搜索自己想要的答案。在不清楚如何描述問(wèn)題去搜索的時(shí)候，我們可能得需要多次搜索，逐漸的縮小搜索范圍，這就需要我們?nèi)W(xué)習(xí)如何在有限的信息中得到自己的答案，或者根據(jù)別人的方法開(kāi)拓自己的思路。通過(guò)搜索來(lái)學(xué)習(xí)，我們還可以發(fā)現(xiàn)很多額外的知識(shí)或技巧來(lái)學(xué)習(xí)。這樣知識(shí)會(huì)從點(diǎn)到線，從線到面，逐漸掌握的全面起來(lái)。
例如“員工編號(hào)”和“姓名”對(duì)應(yīng)的問(wèn)題，我們不知道問(wèn)題如何具體描述的，可以在百度中輸入“EXCEL 員工編號(hào)和姓名如何對(duì)應(yīng)”。切記，想要用EXCEL來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，前面最好帶上EXCEL這個(gè)詞。在搜索的答案中，我們會(huì)看到用VLOOKUP函數(shù)來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。
又如，不知道如何根據(jù)日期得出星期，在百度中搜索“EXCEL 根據(jù)日期得出星期”，我們會(huì)查到幾種解決方法，如TEXT函數(shù)、WEEKDAY函數(shù)。
再如，“刷卡時(shí)間”列中日期和時(shí)間是在一個(gè)單元格中，如何將它們分開(kāi)，通過(guò)搜索“EXCEL 日期和時(shí)間分開(kāi)”，我們會(huì)得到很多方法，不再一一列出，大家可以搜索一下。
至于如何將上下排列的時(shí)間分成左右排列的，以及如何統(tǒng)計(jì)遲到、早退和曠工，不再講述，大家可以借助網(wǎng)絡(luò)搜索。
這一部分，基本是針對(duì)如何用網(wǎng)絡(luò)搜索得到自己的答案進(jìn)行講解，適用于初學(xué)者，如果掌握考勤數(shù)據(jù)處理方法的，也可以再練習(xí)一次，通過(guò)搜索，我們能發(fā)現(xiàn)很多處理方法。
三、方法選擇
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索或自己思考，我們基本能確定使用的方法。
（一）函數(shù)法
包括：VLOOKUP、IF、TEXT、HOUR、MINUTE、SECOND、TIME、MAX、MIN、INDEX、COUNTIF、COUNTIFS、COUNT、COUNTA、WEEKDAY、DATE、YEAR、MONTH、DAY、LEFT、MID、RIGHT等函數(shù)，考勤源數(shù)據(jù)不同，設(shè)計(jì)的表格不同，需要的函數(shù)就不同。
（二）其它方法
排序、分列、數(shù)據(jù)透視表的操作等
四、函數(shù)或操作方法掌握
（一）函數(shù)
通過(guò)查詢或搜索，我們通常會(huì)得到處理方法，不要急于應(yīng)用到你的數(shù)據(jù)表中，這一點(diǎn)一定要切記，因?yàn)槟鞘莿e人的知識(shí)，我們需要先將函數(shù)或操作方法掌握，將知識(shí)轉(zhuǎn)換為自己的。學(xué)習(xí)函數(shù)建議首先通過(guò)EXCEL的幫助文件來(lái)學(xué)習(xí)，在EXCEL中，按F1，出現(xiàn)“Excel幫助”窗口，在“搜索”下拉列表中選擇“Excel幫助”，如下圖所示。然后在搜索框中輸入搜索的內(nèi)容，例如“IF”，就會(huì)出現(xiàn)IF函數(shù)的幫助。
Excel幫助文件中，每個(gè)函數(shù)的語(yǔ)法中會(huì)有很長(zhǎng)的英文單詞或詞組，很多人會(huì)感覺(jué)頭大，不要被這些嚇到，不要管那些單詞或詞組，只要記住每個(gè)函數(shù)中各個(gè)參數(shù)是什么概念、怎么用等，然后轉(zhuǎn)換成自己的語(yǔ)言，自己的語(yǔ)言說(shuō)出來(lái)不可能很科學(xué)，但自己知道什么意思就可以。
例如VLOOKUP函數(shù)，它的語(yǔ)法和各參數(shù)解釋有很多，如下圖。
我們先借助下面的事例理解這些參數(shù)的意思，然后將它轉(zhuǎn)換成自己的語(yǔ)言，如：
VLOOKUP（查找值，查找值在第一列的數(shù)據(jù)區(qū)域，從查找值那列起對(duì)應(yīng)的第幾列，精確查找還是模糊查找）。
這只是一個(gè)記憶方法，一定要轉(zhuǎn)換為自己的語(yǔ)言來(lái)記憶這個(gè)函數(shù)，這樣就會(huì)印象深刻，進(jìn)而掌握這個(gè)函數(shù)。
對(duì)每個(gè)函數(shù)都用自己的語(yǔ)言和記憶方式去加深印象，函數(shù)可以不背過(guò)，首先需要記憶的是這個(gè)函數(shù)有什么作用，對(duì)這個(gè)函數(shù)有個(gè)大概印象，07及以上版本，我們輸入“=”號(hào)后，輸入一個(gè)字母，就會(huì)提示以這個(gè)字母為首字母的所有函數(shù)（隱藏函數(shù)除外，很少），而且鼠標(biāo)左鍵單擊各個(gè)函數(shù)，還會(huì)出現(xiàn)這個(gè)函數(shù)的作用。如我們輸入“=V”，結(jié)果如下圖。
千萬(wàn)要記住，得到的解決問(wèn)題的方法只能解決你的一個(gè)問(wèn)題，要想將這個(gè)方法融會(huì)貫通，就得需要自己多努力，網(wǎng)絡(luò)搜索不可能一次就能得到正確答案，幫助文件只解決基本的問(wèn)題，我們需要借助多種方法來(lái)掌握一些知識(shí)，千萬(wàn)不要怕麻煩，EXCEL操作永遠(yuǎn)不會(huì)提高，操作方法一直會(huì)很“僵硬”，不會(huì)變通。
（二）操作方法
以“分列”來(lái)舉例。
EXCEL中，每個(gè)功能要掌握都不是太難，掌握了基本功能就能滿足我們工作的需要，有時(shí)間再去掌握那結(jié)復(fù)雜的操作，所以碰到一項(xiàng)操作，我們需要反復(fù)的練習(xí)這項(xiàng)操作，一直到掌握它。
如有的朋友的“打卡時(shí)間”是文本格式，我們通過(guò)分列功能，出現(xiàn)分列窗口后，直接點(diǎn)確定就可以將其轉(zhuǎn)換為時(shí)間格式，日期和時(shí)間在一個(gè)單元格中，我們需要可能需要設(shè)置分隔符號(hào)來(lái)分開(kāi)，將考勤數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)新的工作表中，一項(xiàng)項(xiàng)去試驗(yàn)，去練習(xí)，直到掌握了為止。
對(duì)于排序，相信很多人都會(huì)，一般是升序降序，當(dāng)然還有自定義排序，不過(guò)在工作中應(yīng)用還不是太多，這個(gè)很簡(jiǎn)單，自己試著操作一下。
和數(shù)據(jù)透視表，好多人一聽(tīng)這個(gè)頭大，感覺(jué)難，但是在處理大數(shù)據(jù)時(shí)是相當(dāng)方便的一個(gè)工作，它只需要我們拖動(dòng)幾下鼠標(biāo)，就可以得到想要的結(jié)果。
在我們應(yīng)用函數(shù)或一些操作方法的時(shí)候，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)自己的結(jié)果和搜索的示例的結(jié)果是不一樣的，仔細(xì)去核對(duì)，我們還能發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題，例如公式中的絕對(duì)引用和相對(duì)引用、出現(xiàn)數(shù)值型日期或數(shù)值型時(shí)間、單元格變動(dòng)后公式也會(huì)改變等等，有好多小問(wèn)題會(huì)出現(xiàn)。此時(shí)的解決方法也是想辦法去查找原因，然后將如何講解這些問(wèn)題的方法記下來(lái)，這樣才能夯實(shí)基礎(chǔ)。
五、數(shù)據(jù)處理
現(xiàn)在到了真正的數(shù)據(jù)處理階段，相信很多人在網(wǎng)上搜索了方法后，就急不可待在考勤數(shù)據(jù)里試驗(yàn)，但這并不是一個(gè)好的學(xué)習(xí)方法，而是掌握了相關(guān)的知識(shí)后，自己思考著如何去解決這些問(wèn)題。如前面提到了姓名和員工編號(hào)對(duì)照，我們搜索到用VLOOKUP函數(shù)解決后，不要拿搜索到的方法急急忙忙的去套入自己的數(shù)據(jù)表中，而是去將VLOOKUP函數(shù)掌握，然后自己根據(jù)學(xué)到的知識(shí)應(yīng)用到數(shù)據(jù)表中，只有這樣，才能算是自己解決了問(wèn)題，我想這樣掌握的知識(shí)會(huì)更深。
（一）導(dǎo)入員工編號(hào)
在考勤源數(shù)據(jù)中將“考勤號(hào)”修改為“員工編號(hào)”，在A2單元格輸入公式“=VLOOKUP(B2,員工信息表!A:B,2,0)”，其中員工信息表假定如下：
這是姓名在前，員工編號(hào)在后，但一般情況是我們將員工編號(hào)放在姓名前面。我們?cè)趯W(xué)習(xí)VLOOKUP函數(shù)的時(shí)候知道它是向后查找，在不改變工作表結(jié)構(gòu)的情況下，能否讓VLOOKUP向前查找？先不要否定，可以再去搜索一下。
通過(guò)搜索是有解決方法的，但對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，這個(gè)公式比較難理解，能掌握先把它掌握，當(dāng)前掌握不了，將它背下來(lái)慢慢理解。將員工姓名和員工編號(hào)兩列調(diào)換一下位置，也是很方便的，試試組合鍵<>< span="">鼠標(biāo)左鍵>拖動(dòng)整列。<>
<>< span=""> <>
（二）將打卡日期和打卡時(shí)間分開(kāi)
通過(guò)綜合對(duì)比，我們選定用分列的方法提取日期和時(shí)間，因?yàn)檫@樣是最簡(jiǎn)便的。但不要想著最簡(jiǎn)便就一直應(yīng)用它，試著用多種方法將日期和時(shí)間分開(kāi)。
我們選中C列，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“數(shù)據(jù)工具”功能區(qū)選擇“分列”，將日期和時(shí)間分開(kāi)。
除了分列，有沒(méi)有其它方法來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題呢？可能有朋友通過(guò)搜索或自己想出來(lái)了。
用日期函數(shù)（DATE、YEAR、MONTH、DAY）和時(shí)間函數(shù)（HOUR、MINUTE、SECOND、TIME）分別提取出來(lái)。
有的源數(shù)據(jù)還可以用LEFT、MID、RIGHT函數(shù)來(lái)提取。
（三）處理上下班打卡時(shí)間
打卡時(shí)間里面也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題需要注意，如如何判定是上班卡還是下班卡、員工休半天假的時(shí)候如何去判定等，我們可以設(shè)定中午12點(diǎn)以前打卡的都為上班卡，12點(diǎn)以后打卡的都為下班卡，當(dāng)然這個(gè)設(shè)定是根據(jù)公司日常的普遍情況而來(lái)的（我們一樣可以設(shè)置10點(diǎn)以前算上班卡，15點(diǎn)以后算下班卡，這些都是可以的，既符合實(shí)際情況又能得到正確結(jié)果）。這樣如果上午請(qǐng)假的，一天中會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)下班卡，我們可以通過(guò)排序或其它方法查找來(lái)解決這些問(wèn)題，我想這種情況應(yīng)該還不算多，很好解決的。
我們?cè)?/span>E2單元格輸入公式“=IF(D2<12/24,D2,"")”，在F2單元格輸入公式“=IF(D2>12/24,D2,"")”，雙擊填充，結(jié)果如下。
這樣我們會(huì)發(fā)現(xiàn)上班卡和下班卡分成兩列了，但是同一日期沒(méi)在一行，我們可以在G2單元格輸入公式“=IF(C2=C3,F3,"")”，雙擊填充，將G1輸入“下班卡”。將E:G列復(fù)制并選擇性粘貼為數(shù)值格式，刪除F列，通過(guò)對(duì)E列、F列排序，刪除E列和F列都為空白的行，再對(duì)C列進(jìn)行排序，結(jié)果如下。
（四）其它公式編輯
將表格結(jié)構(gòu)和內(nèi)容更改如下：
各單元格輸入公式如下：
D2=WEEKDAY(C2,2)
G2=IF(E2>8.5/24,1,"")
H2=IF(F2<17.5/24,1,"")
I2=IF(COUNT(E2:F2)<2,1,"")
雙擊填充。
最后結(jié)果如下：
這是用函數(shù)來(lái)得到的結(jié)果，用數(shù)據(jù)透視表一樣可以得到每天最早和最晚打卡的結(jié)果，求字段的最小值和最大值。在這里不再講解，只是告訴大家這個(gè)方法。
對(duì)于遲到、早退的統(tǒng)計(jì)，除了用函數(shù)，我們同樣可以用排序的方法來(lái)解決，通過(guò)升序或降序，晚于或早于一定時(shí)間的，我們都標(biāo)注上遲到或早退的情況。
對(duì)于統(tǒng)計(jì)星期的方法，除了用WEEKDAY函數(shù)，我們還可以用TEXT函數(shù)或者直接用自定義格式。
解決一個(gè)問(wèn)題有很多的操作方法，關(guān)鍵在于你有沒(méi)有仔細(xì)思考，多應(yīng)用幾種方法掌握知識(shí)的速度才會(huì)快。
各個(gè)公司的考勤源數(shù)據(jù)不同，你們的操作結(jié)果和步驟是怎樣的，你們掌握了哪些知識(shí)，快發(fā)總結(jié)向大家分享一下。如何僅看我寫(xiě)的這些，是學(xué)不到多少東西的，它只是引導(dǎo)你去學(xué)習(xí)一些相關(guān)知識(shí)。
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