跟單業(yè)務助理操作流程詳解和日常操作規(guī)范
注：業(yè)務助理在跟單驗貨中完全對應本規(guī)范；跟單員在應本規(guī)范的第二條開始
業(yè)務助理的目標是把自己打造成業(yè)務的供應商. 會核價, 懂新款, 懂控制訂單出錯風險.
一） 前期采購：
根據(jù)業(yè)務提供的客戶需求信息，結(jié)合相關(guān)工廠信息，尋找合適的供應商和相關(guān)樣品，進行采樣、報價、打樣等開發(fā)工作。
二） 制單 下單
1/制單,根據(jù)業(yè)務移交來的產(chǎn)品記錄本和樣品或是產(chǎn)品圖片，結(jié)合合同格式和產(chǎn)品專業(yè)共性要求來制”采購合同”. 注意合同內(nèi)容的完整性, 合同條款的嚴謹度.,并提交業(yè)務審核。
備注: 付款標準:
付定金前, 要上交此工廠的調(diào)查表, 營業(yè)執(zhí)照,稅務登記證
2/下單：在下單前整個訂單的預算（立方數(shù)和交貨時間）。
數(shù)量少的客人，應先預算立方數(shù)再下單，此合同是否整柜，發(fā)現(xiàn)少或多要及時通知業(yè)務進行協(xié)商處理后再下單，以免造成最后的缺貨或余貨。（一般化妝品柜子提前20天口頭通知業(yè)務，雜貨柜子提前10天口頭通知業(yè)務。同時書面在出貨清單上標明）
下單順序，根據(jù)業(yè)務的出貨急緩指示，結(jié)合工廠的交期的長短等實際情況來操作。
下單時先讓工廠看清訂單各細節(jié)，再需面對面與工廠負責人解釋清楚訂單上的每個細節(jié)。 如果審單中沒有樣品的，拿單時必須帶來并經(jīng)業(yè)務確認，否則不給單，寧愿送單到店面去并拿樣品，拿來樣品后并經(jīng)業(yè)務確認方可。
外地工廠通過傳真，本地大單要求工廠來公司拿單，小單多單要求到市場下單。需要雙方的手寫簽名，如果是業(yè)務員或是司機來拿單的， 必須寫上供應商公司名，再填上代簽人姓名。
如果是一柜一個產(chǎn)品需要再次確認箱規(guī)，是否和柜子尺寸相符不浪費空間。
* 跟單在業(yè)務做單后提交主管審核前要對采購合同進行初步審單，評估業(yè)務的單據(jù)做的是否清楚明白，自己是否看得懂，給業(yè)務提出修訂建議。
三）制出貨清單，跟蹤訂單（圍繞出貨清單去執(zhí)行）
1/審單： 接到業(yè)務審核后的銷售合同（做出貨清單用），采購合同（蓋有“已審”章），樣品（如果沒有樣品就按圖片）進行審單：原樣，內(nèi)料樣，顏色樣，包裝樣的齊全性。
根據(jù)采購合同對各種樣品進行逐條較對，如有不明之處在下單前問清業(yè)務。審核蓋章后的訂單業(yè)務/跟單不可隨意更改內(nèi)容，如有特殊需變動的須總經(jīng)理簽名。
( 業(yè)務助理不用這條)
2//制“出貨清單”，根據(jù)該文件要求在下完訂單的當天，把產(chǎn)品狀態(tài)錄入“出貨清單“得出貨立方數(shù)和出貨時間。出貨清單信息必須按照要求填寫完整（需要寫上供應商名稱，貨號，英文產(chǎn)品描述，箱數(shù)，裝箱量，單價，總金額，預計體積，預計毛重量，下單日期，定單貨期，原樣，料樣，色樣等信息），清單上的數(shù)字信息，可以用公式來算的，必須用公式得出結(jié)果。以免下次更改過程疏漏更改信息，導致結(jié)果錯誤，影響整個柜子進程。
2A/每天圍繞“出貨清單”的狀態(tài)去跟蹤每個產(chǎn)品的進度，跟單中的進度和結(jié)果記錄在出貨清單中幷每天發(fā)給業(yè)務和主管（時間：不晚于第二天早上9：30）；每個因素里要數(shù)據(jù)化/詳細化。（具體見“出貨清單”規(guī)范）
2B/中途接到客戶要求有所變更的，首先要看改什么？能否接受？如我們的貨已生產(chǎn)差不多了， 已收尾，就不可能再更改了，如還沒安排問題不大。如已安排了部份，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減，如工廠已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大，但如是專用的，客戶要承擔部份費用，
和工廠確認后，我們必須有后續(xù)合同傳給工廠經(jīng)對方簽名，并附在原合同后面。
在跟單的溝通中做好抓住兩點：時間 和 所要的產(chǎn)品標準。
跟單業(yè)務助理操作流程詳解和日常操作規(guī)范
如果是雙方協(xié)商取消的采購合同，必須要求供應商退回原采購合同。
2C/如果當事人無法有把握解決時必須上報業(yè)務，如果業(yè)務不能解決的立即上報主管。
（各級在處理事情中， 如果嚴重到會影響貨期或是嚴重后果的，應立即/當天匯報上級，如果不是很嚴重的，可以自己想方法在2個工作日內(nèi)處理好。）
四 ：驗貨，收貨，出柜。（根據(jù)采購合同中的具體細節(jié)要求執(zhí)行），最后一次驗貨過程必須拍圖片。
1/驗貨：
在每次驗貨前需要帶：采購合同，各類原樣和設計稿，后續(xù)合同，驗貨報告，落貨資料，相機
A/大貨(做客人牌子)的，以及業(yè)務特殊注明的：
首期（下單后的10個工作日內(nèi)：布料/輔料小樣，色樣，款式設計等，樣品最終經(jīng)業(yè)務確認，必須帶回所有輔料和半成品樣品。）
要催版面設計,并會做初步審核(根據(jù)采購訂單中的版面要求, 再交來務確認).
中期（大貨生產(chǎn)10天左右：做工，尺碼，配色、配碼等裝箱問題）中期已做好的貨每款樣品必須帶回，超過10個款的不低于10個，其他用圖片形式補齊。如有問題的的產(chǎn)品，必須把有問題樣品帶回，并且在樣品上標注清楚具體問題。如有不同程度的問題的，帶回不同程度的樣品。并且在驗貨報告上注明所占比例
后期（包裝完成裝柜前：整體效果，做出驗貨報告、落貨資料）驗貨完成后必須帶回齊全的樣品， 對款式超過10個以上的，不低于10個，其他用圖片形式補齊，（服裝需齊色齊碼2套）
每次驗貨必須依據(jù)采購合同要求一條一條驗，并同時填制驗貨報告，并帶樣品回來，除貴重工藝品則拍照。并當天上交到業(yè)務審核（不遲于第2天）。
注：工廠驗貨是需對工廠其他產(chǎn)品進行開發(fā)，每次驗貨必須有工廠其他產(chǎn)品樣品、圖片等信息帶回，需提供以下信息：
a.樣品（若工廠確實不提供則提供圖片）
b.圖片（產(chǎn)品圖片及工廠圖片）
c.工廠相關(guān)信息（針對新供應商及不熟悉的工廠）
d.報價單
2）散而多貨，裝柜的5-7天前開始收貨，多于30箱的給箱號。
在收貨的前一天準備：A. 落貨資料表.
B．采購合同，大貨樣（原樣）。
C．所需必務工具：相機，大頭筆，膠帶，計算器，卷尺，開箱刀，已檢標簽。
3）供應商送貨時，要控制好廠商，根據(jù)先后順序來安排好，驗過的入庫，否則先在庫外處理好，驗貨時要根據(jù)各種料/包裝樣品及訂單各細節(jié)要求，
驗貨比例：
5件以下，飾品要求全檢，其他部門根據(jù)實際情況。
29件以下，檢驗比例20%/30-49件，檢驗比例15%/50-200件，檢驗比例10%/ 200-299件，檢驗比例8%/ 300-399件，檢驗比例7%/ 400-500件以上，檢驗比例5%
驗貨時需要特別注意的事項由業(yè)務在采購合同中注明，要求到工廠驗貨的業(yè)務在合同中注明，未注明的跟單自己衡量。驗貨人員驗貨完成，在已經(jīng)檢驗的外箱左上角貼上已檢標簽。因飾品部門的產(chǎn)品特殊，業(yè)務可以在采購合同中注明要求的驗貨比例。建議業(yè)務抽檢最好在整柜收貨接近完成時。以貼檢
驗標的作為重點。.驗貨時務必根據(jù)各種樣品和采購訂單上的各項要求，并注意外箱的質(zhì)量，有破損、只有3層的要求更換。（嚴格按照采購合同）
如果預計要裝在柜子最里邊的，收貨時安排放在外面，貴重/近防牌產(chǎn)品放到柜子的最里左下角。
***要求把打開貨的箱數(shù)，箱號注明在落貨資料上。
4）驗貨中基本必查點和順序：1/點箱數(shù)；
2/查嘜頭外箱側(cè)嘜（貨號及數(shù)量必須正確，字體端正）；
3/查包裝：從外到里，輔料，配件，單包裝；
4/料子，工藝；
5/顏色，配色；
6/技術(shù)指標，物理，化學性能；
7/拍圖片，帶樣品；（有問題的產(chǎn)品一定要帶樣品回來）
注：拍照要求：整潔、清晰；需按照從里到外順序：外箱正側(cè)嘜-中盒正側(cè)嘜頭-內(nèi)包裝-產(chǎn)品及拆分細節(jié)圖片和樣品對比圖
5）驗貨時，如遇不合格貨品但供應商可以補救的，盡量補過來，如果時間太短，嚴重者取消，輕者問過業(yè)務（取消的
要拍下不合格貨的圖片，當天上報業(yè)務，以便通知客人），每天把工作結(jié)果記入“出貨清單”，做出總結(jié)。
輕者：
1． 質(zhì)量同樣品，嘜頭，貨號，條碼漏貼或貼錯
2． 質(zhì)量同樣品，抽驗時發(fā)現(xiàn)混裝現(xiàn)象，比例在1%-2%之間
3． 質(zhì)量同樣品，包裝上有偷工減料，如：中盒的材質(zhì)，彩盒有色差，但不明顯等
嚴重：
1． 質(zhì)量同樣品，包裝、顏色、香味嚴重不一
2． 大貨不同樣品，以次沖好，在10%以上。
化妝品：著重驗其顏色、包裝、版面設計等有關(guān)要求，（注意需驗“SASO”的貨柜）。
服裝、襪子類：著重其料子、做工、顏色、包裝、克重等有關(guān)要求。
工藝品、飾品類：電鍍、做工。包裝、款式等有關(guān)要求。
6）在稱重量和量箱規(guī)時，要準確不能馬虎（注意重貨柜），外箱正、側(cè)嘜不可模糊/特別是側(cè)嘜一定要清楚。關(guān)于箱規(guī)，不要為方便問廠家，要自己親手量過。每次收完貨后要計其立方數(shù)并和之前預計的相比較并當天記入“出貨清單”，如相差大的需立即和業(yè)務商量并調(diào)整訂單。關(guān)于嘜頭數(shù)量小的客戶，可以由我司大量統(tǒng)一印再從供應商收取費用。貨柜的最多重量：23000KGS /20’ 26000KGS/40’，如是重貨的需及時通知單證部。
7）驗貨后所寫的拿款日期，要在供應商和自己的單子雙方注明，要寫清楚所交的貨是否同訂單要求，并要詳細注明數(shù)
量，價格是否有改動，簽單在供應商完全搬好貨以后簽。
換單日期：每周轉(zhuǎn)賬日：周二和周四下午，裝柜后一天要把采購合同交到財務部， 以便安排貨款。
8）在驗貨過程中需填寫公司規(guī)定的“驗貨報告”“落貨資料”， 在裝柜前一天3點前把原樣、訂做的大貨樣交到業(yè)務簽名方可裝柜。
9）在裝柜的前一周填好“定柜通知表”交主管審， 由主管交到到單證部；如果是退稅柜子要提
前兩周提交。
10）裝柜前，校對裝箱單上的船公司，目的港、貨柜號和鎖號及是否該客人的柜子，以免裝錯，裝柜時，指揮、安排
裝貨順序（根據(jù)業(yè)務要求和不同貨物情況安排里、外、上、下）
（如化妝品等不能倒立產(chǎn)品，切記裝柜時叮囑裝柜人員并監(jiān)督好，必要時上柜子里監(jiān)督并指揮。）
五）柜后工作：
1）裝柜后當天把”落貨資料”交業(yè)務，“采購合同“交財務，“報關(guān)提單資料表”交到單證部。并把裝在最后面的幾種貨注明給單證部，以便報關(guān)。
2）做客人發(fā)票和裝箱單（單證在收到跟單提交的資料半個工作日內(nèi)就會在提交資料的表單上填上相關(guān)費用并將其他所有資料原封不動的還到跟單處），跟單在出柜后2個工作日內(nèi)將發(fā)票裝箱單做好，發(fā)財務審核。財務審核好沒問題以后發(fā)回跟單。跟單將財務核對好后的發(fā)票裝箱單發(fā)給相應業(yè)務。
2）裝完柜子后要根據(jù)訂單整理好樣品，并注明相應的柜號和發(fā)票號及箱數(shù)，存放到出貨樣樣品房。
（如果是SAMI，TM，NBN客人，需寄大貨樣，一款一件，每件上注明貨號和數(shù)量，整包上注明發(fā)票號和貨柜號。）
3）如有尾貨的及時通知業(yè)務（盡量不要尾貨）如其中有貨取消的，應通知其原因及圖片，并反映優(yōu)質(zhì)或特殊的供應商。
4）出完貨后需把之前沒有的產(chǎn)品圖片入檔，更新不清楚和不完整的圖片。并把整柜的圖片移給業(yè)務。
六）特別注意：
1/ 外出工廠驗貨人員，超過7點不能回公司的，要用電話通知主管事由，未能完成的表格，表單在次日9：30完成。
2/裝柜完后，空柜不可超1CBM，多余不超3CBM；
一個柜子的倉儲時間不超1周（飾品部不超10天）。
七）其他
1.業(yè)務助理必須有帶新人職責，新進跟單同事除正常交接當事人外，業(yè)務助理必須協(xié)助新人，引導新人成長
2.工作交接：老跟單員交接給新跟單員，業(yè)務員交接給跟單員相關(guān)工作的時，必須細節(jié)交代清晰，以文本形式交接相關(guān)細節(jié)，每個客戶建立客戶信息表，客戶常規(guī)信息及相關(guān)一些客戶習慣，以讓被交接人能清晰明白客戶信息，盡快進入狀態(tài)
交接文件包括：
a. 客戶信息表
b. 客戶合同
c. 工廠合同
d. 出貨清單
e. 相關(guān)樣品
f. 工作交接表（訂單進度、注意事項等文字說明）
3.溝通工具應用：
a.QQ確認重要信息必須經(jīng)由郵件再確認或者確認信息截圖保存，以免出問題之后相互扯皮的問題發(fā)生
b.利用一些專業(yè)的QQ群及相關(guān)周邊產(chǎn)品進行供應商開發(fā)和產(chǎn)品開發(fā)工作，效果比較明顯
4.跟單開發(fā)客戶：如跟單有相關(guān)途徑自行開發(fā)出客戶則按照公司相關(guān)提成制度計算提成
跟單，業(yè)務助理，是公司的根基，他們需協(xié)助業(yè)務進行客人和供應商來訪者的接待，管理訂單的良好進展，并做產(chǎn)品資料和供應商的管理。
面對供應商我們就是客戶，所做的一切在對公司負責的同時也要對供應商負責。要把訂單要求清楚傳達到供應商，讓他們能更明確的了解訂單要求和客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求和自身的操作。
根據(jù)以上的操作流程，我司的跟單員，必須爭取以下的必備態(tài)度：
工作態(tài)度 ：1.細心，認真對待工作的各個環(huán)節(jié)，仔細檢查每個訂單及其每個細節(jié)。
2.耐心，供應商的溝通中需有耐心的去解釋。
3.要有責任心，主動和業(yè)務、廠商溝通，并負責好每張訂單按質(zhì)、按時出貨。
4.執(zhí)行力到位，發(fā)揮自己的所能，善于發(fā)現(xiàn)問題的同時及時幫助經(jīng)理完善跟單流程。
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