加強對施工單位項目檔案管理的幾點體會
竣工檔案作為工程項目建設的最終成果的反映，絕大部分是由施工文件轉(zhuǎn)化而來，其內(nèi)在和外在質(zhì)量的高低，直接取決于施工文件質(zhì)量的高低。因此，要使其收集、整理、歸檔做到齊全、完整、準確、系統(tǒng)，就必須加強對施工單位項目檔案管理的監(jiān)督、指導，要求施工單位在施工過程中將施工文件做到及時、齊全、完整、準確、規(guī)范和系統(tǒng)。為此，作為建設單位（以下簡稱“項目業(yè)主”）就如何加強對施工單位項目檔案管理談一點粗淺的體會。
一、以建立檔案管理網(wǎng)絡為基礎(chǔ)，為項目檔案管理有序推進創(chuàng)造條件
加強項目檔案管理，首先應督促施工單位加強項目檔案管理的領(lǐng)導，健全機構(gòu)，落實人員。施工單位在項目部組建后，項目業(yè)主應及時監(jiān)督、指導施工單位明確項目經(jīng)理為項目檔案管理的第一責任人，成立由項目經(jīng)理為組長，項目總工、總質(zhì)檢師和主管項目生產(chǎn)的副經(jīng)理為副組長，各部門主任參與的項目檔案工作領(lǐng)導小組，負責組織各部門項目檔案工作的推進，督促和定期召開施工文件歸檔會議，協(xié)調(diào)解決施工文件整理過程中遇到的問題等；同時還應設立項目竣工檔案管理的具體承辦機構(gòu)——竣工辦或檔案室，形成以檔案室牽頭，各部門具體實施的，同時接受項目業(yè)主和監(jiān)理監(jiān)督、指導的檔案管理體系。二是按照“橫向到邊”、“縱向到底”的管理要求建立兩個檔案管理網(wǎng)絡。第一應根據(jù)項目部內(nèi)部機構(gòu)設置和檔案工作的自身特點，布網(wǎng)建點設人，以點接線，以線聯(lián)網(wǎng)的檔案工作人員網(wǎng)絡。督促施工單位按照項目檔案管理要求選調(diào)合格的檔案管理專職人員，具體負責跟蹤施工文件的形成、積累和整理歸檔移交。督促施工單位落實各部門主任為本部門施工文件歸檔責任人，在總工和總質(zhì)檢師的領(lǐng)導下，負責督促本部門施工文件的形成、積累、整理歸檔；各部門專兼檔案管理人員則按照項目業(yè)主、監(jiān)理和項目部的有關(guān)要求，及時做好本部門施工文件的形成、積累、整理歸檔。第二應建立重要施工文件和檔案資料狀況及其流向追蹤管理的檔案資料流向網(wǎng)絡。使檔案和工程技術(shù)及施工人員調(diào)動、變更做到“人走檔案留”。三是項目業(yè)主應監(jiān)督、指導監(jiān)理督促施工單位落實項目檔案管理的各項責任制和投入，確保軟硬件到位。一要督促施工單位應將項目檔案管理工作納入項目工作計劃，納入工程技術(shù)管理程序，納入工程管理部門職責范圍和工程技術(shù)人員的崗位職責，并明確各部門負責收集、整理、歸檔范圍。二要督促施工單位應為項目檔案的管理設立專門檔案庫房，配備相應的檔案柜和電腦、打印機、復印機等輔助設施，為確保項目檔案的正常開展和安全有效的利用等提供良好的物資條件。
二、以貫徹業(yè)務標準為抓手，為項目檔案規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)
加強項目檔案制度建設，完善項目檔案各項管理措施，是提高項目檔案管理工作效率、實現(xiàn)竣工檔案高質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此，一是項目業(yè)主在每項合同工程開工建設時，項目業(yè)主檔案部門就應開始介入進行事先指導，把有關(guān)項目檔案編制辦法、要求和歸檔范圍下發(fā)到各監(jiān)理、施工項目部，使相應的工程技術(shù)人員及早了解項目業(yè)主檔案管理的目標要求和具體操作規(guī)范，了解項目檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及移交辦法，并對文件材料的紙張尺寸、質(zhì)地及各種表格格式按檔案要求作出規(guī)定。二是項目業(yè)主應監(jiān)督、指導監(jiān)理督促施工單位在項目施工檔案管理制度建設中，應根據(jù)自身項目的特點建立健全檔案管理制度。按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，以及項目業(yè)主頒發(fā)的檔案管理規(guī)定并結(jié)合自身實際情況，應分別制定和建立檔案管理制度，制訂工程竣工檔案資料編制、整理、歸檔管理辦法等，對施工文件和竣工檔案的形成、立卷、歸檔、保管、利用等方面作出詳細規(guī)定；并結(jié)合工程項目劃分制定檔案分類整理方案，使項目檔案管理工作做到立卷有據(jù)、歸檔有方，實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、標準化管理。三是項目業(yè)主應監(jiān)督、指導監(jiān)理督促施工單位完善項目檔案的各項管理措施和加強對竣工檔案編制的培訓與指導。目前，特別是水電項目已向社會全面開放，而諸如公路、鐵路等施工單位對水電行業(yè)的施工規(guī)范、檔案標準不很了解。因此，開工時就應督促施工單位組織有關(guān)人員加強項目所屬行業(yè)施工規(guī)范和檔案管理的規(guī)范、制度、標準的學習，在落實責任、制度的同時，提高各部門有關(guān)人員的檔案意識，努力克服工程項目歸檔認識上存在的差距，變被動為主動，積極推進工程竣工檔案的形成與工程建設同步。在項目實施過程中，一要堅持以人為本，努力提高有關(guān)人員和項目檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，積極組織上述人員參加地方和項目業(yè)主等單位組織的檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務知識培訓。二要堅持將過程控制和定期檢查與重點檢查相結(jié)合，自查與監(jiān)理復查和項目業(yè)主審核制相結(jié)合，對施工文件是否做到及時、齊全、完整、準確、規(guī)范和系統(tǒng)，是否與工程建設同步進行檢查，及時糾正不符合標準和規(guī)范的做法，嚴把工程中間驗收程序，做到每一個程序都應符合質(zhì)量標準，如施工文件不及時或未按要求形成者應堅決不予驗收。三要建立檔案管理通報制度。施工單位竣工檔案管理部門應每月將施工文件的收集、整理、組卷、歸檔移交情況及存在問題，以月例會和質(zhì)量月報的形式上報施工項目部領(lǐng)導及項目監(jiān)理部，對存在的問題施工項目部領(lǐng)導在月例會上予以協(xié)調(diào)解決。四要應建立施工文件預立卷登記制。各部門指定的檔案專兼職人員應對已辦理完畢的文件按照檔案管理要求及時進行分類整理存放和建立臺賬，以減少施工文件整理、組卷時的工作量和確保施工文件完整、準確、系統(tǒng)的歸檔。五要督促施工單位檔案人員在認真做好施工文件的收、發(fā)和竣工檔案的收集整理工作，保證歸檔文件完整、準確、系統(tǒng)的同時，及時做好項目檔案目錄匯編等。
三、以建立項目檔案管理考核機制為手段，為項目檔案管理各項工作落到實處提供保障
建立項目檔案管理考核機制，是提高項目檔案管理工作效率、實現(xiàn)竣工檔案高質(zhì)量的重要手段。項目業(yè)主應監(jiān)督、指導監(jiān)理督促施工單位建立施工文件和竣工檔案形成、整理、歸檔的相應獎罰制度并與經(jīng)濟利益掛鉤。即在每年初把項目檔案工作列入項目經(jīng)濟目標考核，列入項目部工作計劃，對施工技術(shù)文件、工序質(zhì)量檢查驗收文件及單元工程驗收評定文件按分部工程進行檢查，并將檢查結(jié)果做為月質(zhì)量考核的一部分對各部門和具體的責任人進行獎罰；在每年底對各部門及有關(guān)人員的項目檔案管理目標進展及優(yōu)劣情況進行考核和獎懲。如對凡是施工文件不齊全，或施工文件沒有與施工進度同步形成，或各部門未能按要求定期移交文件的，給予相應部門負責人通報批評和處罰，第二次加重處罰；對能夠按時按要求完成施工文件的部門和個人給予表揚和獎勵，以促使施工單位充分發(fā)揮各職能部門的作用，嚴格按照項目檔案管理的要求開展工作，及時了解和掌握項目檔案管理各階段的真實情況，努力克服“短板”效應，使項目檔案管理和施工文件的形成、積累、整理工作真正做到分管有領(lǐng)導、管理有制度、實施有人員、存放有裝具、執(zhí)行有手段，從而更好提高竣工檔案的質(zhì)量。
四、結(jié)語
總之,要做好施工單位的項目檔案管理工作，領(lǐng)導重視是關(guān)鍵，明確職責是前提，建立健全規(guī)章制度是基礎(chǔ)，落實項目檔案管理考核機制是手段，強化過程控制是保證，這樣才能確保項目檔案管理有序地向前推進，才能確保項目竣工檔案的真實、完整、準確、系統(tǒng)，才能為各項工作提供更加有效的服務。
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